Eine Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, welche Unterlagen die Organisation aufbewahrt, zu welchem Zweck, wie lange und wer ihre Aussonderung genehmigt. Der Aufbewahrungsplan konkretisiert diese Regeln für die einzelnen Dokumentkategorien.
Die Vorlage dient als Ausgangspunkt für die Abstimmung mit den Verantwortlichen für Aktenführung, Recht, Datenschutz und die jeweiligen Geschäftsprozesse. Sie gibt keine allgemeingültige Frist vor. Zur späteren Softwarekonfiguration siehe Aufbewahrung in einem DMS umsetzen.
Vorlage für die Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente
Zweck und Umfang
Definieren Sie die abgedeckten Geschäftseinheiten, Standorte, Dokumentkategorien und Systeme. Beziehen Sie Papierakten, E-Mails, freigegebene Laufwerke, Cloud-Anwendungen, exportierte Dateien und relevante Kopien auf Geräten ein. Identifizieren Sie die maßgebliche Kopie, wenn Unterlagen an mehreren Stellen vorhanden sind.
Verantwortlichkeiten
Benennen Sie die verantwortliche Person für die Richtlinie, ihre Freigabe sowie jede Dokumentkategorie. Legen Sie fest, wer den Aufbewahrungsplan pflegt, technische Einstellungen umsetzt, Ausnahmen prüft und die Aussonderung genehmigt. Nennen Sie eine Ansprechperson für Fragen und vermutete Fehler.
Aufbewahrungsplan
Erstellen Sie für jede Kategorie einen Eintrag im Aufbewahrungsplan. Die Beispiele zeigen offene Fragen, keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Die Tabelle lässt sich seitlich scrollen, um alle vier Spalten zu vergleichen.
| Dokumentkategorie | Zu definierender Auslöser | Zu prüfende Rechts- oder Entscheidungsgrundlage | Verantwortlicher Bereich und Abschlussaktion |
|---|---|---|---|
| Finanz- und Steuerunterlagen | Das relevante Anmelde-, Melde- oder Transaktionsereignis. | Geltende Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften in der Gerichtsbarkeit. | Finanzen; genehmigte Prüfung oder Aussonderung. |
| Verträge | Ablauf, Kündigung oder ein anderes definiertes Ereignis. | Vertragliche Vorgaben, Verjährungsfristen und branchenspezifische Anforderungen. | Rechtsabteilung oder Vertragsverantwortliche; Prüfung vor der Aussonderung. |
| Beschäftigungsunterlagen | Das Ereignis des spezifischen Dokuments, beispielsweise das Ende des Arbeitsverhältnisses. | Anforderungen an Beschäftigung, Gehaltsabrechnung und Datenschutz. | Personalwesen; eingeschränkte Überprüfung und Entsorgung. |
| Richtlinien und Genehmigungen | Ersatz, Rücknahme oder Beendigung des betreffenden Prozesses. | Betrieblicher Nachweisbedarf und anwendbare Branchenregeln. | Richtlinienverantwortliche; kontrollierte Archivierung oder Aussonderung. |
Halten Sie für jeden Eintrag Frist, Fristbeginn, anwendbare Rechtsordnung, Quelle mit Prüfdatum, betriebliche Begründung, Speicherort, Ausnahmen, Freigabe und nächsten Prüftermin fest. Unterscheiden Sie eine gesetzliche Mindestfrist von einer begründeten längeren Aufbewahrung.
Erhaltungspflichten und Ausnahmen
Legen Sie fest, wie eine Anweisung zur Beweissicherung oder sonstigen Erhaltung erteilt, dokumentiert, umgesetzt und aufgehoben wird. Sie muss betroffene Unterlagen und Verantwortliche systemübergreifend benennen. Regeln Sie die Aussetzung normaler Aussonderung, die Genehmigung von Ausnahmen und die Prüfung ungeklärter Fälle.
Entsorgung und Beweisführung
Beschreiben Sie den Genehmigungs- und sicheren Entsorgungsprozess für jedes Medium. Definieren Sie die nach der Entsorgung aufbewahrten Beweise und den Umgang mit Duplikaten, Exporten und Backups. Geben Sie an, wie eine fehlerhafte Löschung gemeldet wird und wie die Wiederherstellung gesteuert wird.
Schulung und Aktualisierung
Machen Sie die Richtlinie den Mitarbeitern und Auftragnehmern zugänglich, die mit den Unterlagen umgehen. Legen Sie ein Überprüfungsintervall fest und verlangen Sie eine Überprüfung nach relevanten rechtlichen, vertraglichen, organisatorischen oder Systemänderungen. Zeichnen Sie die Richtliniengenehmigung und den Versionsverlauf auf.
Wählen Sie Zeiträume aus den geltenden Regeln
Namen wie DSGVO, HIPAA oder ein Steuergesetz sind keine austauschbaren Aufbewahrungspläne. Bestimmen Sie, ob eine Regel für die Organisation und den spezifischen Dokument gilt. Bitten Sie den zuständigen Rechts- oder Akteneigentümer, Konflikte zu lösen, bevor Sie die automatische Entsorgung einrichten.
Die DSGVO-Grundsätze der Europäischen Kommission (Englisch) erläutern die zweckgebundene Speicherung personenbezogener Daten. Gesetzliche Pflichten sowie Prüf- oder Löschfristen sind zu berücksichtigen. Alles unbegrenzt zu speichern ist keine allgemeine Lösung.
Die Aufbewahrungshinweise des IRS (USA, Englisch) zeigen anhand verschiedener US-Steuerfälle, weshalb Fristen variieren. Eine dort genannte Siebenjahresfrist gilt nicht automatisch für alle Geschäftsunterlagen oder Länder.
14-Punkte-Checkliste zur Richtlinienüberprüfung
- Geltungsbereich: Alle relevanten Entitäten, Standorte und Dokumentformate werden benannt.
- Inventar: Das Team weiß, wo sich maßgebliche Aufzeichnungen und Kopien befinden.
- Verantwortung: Jede Dokumentkategorie hat einen benannten fachlich Verantwortlichen.
- Rechtsordnung: Jeder Eintrag nennt den anwendbaren rechtlichen Kontext.
- Quellen: Verpflichtungen werden mit Quelle und Überprüfungsdatum dokumentiert.
- Fristbeginn: Jede Aufbewahrungsfrist beginnt mit einem eindeutigen Ereignis.
- Dauer: Für den gewählten Zeitraum gibt es eine genehmigte Begründung.
- Datenschutz: Unnötige Speicherung personenbezogener Daten wird kritisch geprüft.
- Erhaltung: Erhaltungsanweisungen und Ausnahmen erfassen alle relevanten Kopien.
- Berechtigungen: Nur autorisierte Personen können Regeln ändern oder Unterlagen entsorgen.
- Aussonderung: Freigabe, Methode und Nachweise sind festgelegt.
- Backups und Geräte: Ablauf und Wiederherstellung von Kopien sind geregelt.
- Schulung: Benutzer wissen, wie sie Unterlagen klassifizieren und Probleme melden können.
- Aktualisierung: Verantwortliche, Prüfintervall und Änderungsanlässe halten die Richtlinie aktuell.
Setzen Sie die genehmigte Richtlinie in die Tat um
Folderit kann dabei helfen, Unterlagen mit Ordnern und Metadaten zu organisieren, den Zugriff zu steuern, Richtliniengenehmigungen oder -bestätigungen auszuführen und konfigurierte Aufbewahrungsaktionen anzuwenden. Halten Sie den genehmigten Zeitplan von den Softwareeinstellungen getrennt, damit jede Regel auf ihre Autorität zurückgeführt werden kann.
Für die praktischen Schritte – einschließlich Startdatumsfeldern, Ordnervererbung und Dateiausnahmen – befolgen Sie unseren Implementierungsleitfaden zur Dokumentenaufbewahrung. Überprüfen Sie das Ergebnis mit einem kleinen Testsatz, bevor Sie umfassende automatisierte Aktionen aktivieren.
Für die Folderit-Konfiguration beschreibt der Leitfaden zur Aufbewahrungsautomatisierung Startdaten und Endaktionen. In den aktuellen öffentlichen Plänen ist die Aufbewahrungsautomatisierung unter Medium und Tailor verfügbar. Überprüfen Sie vor der Aktivierung den Element- und Ordnerbereich, das ausgewählte Datumsfeld und alle Ausnahmen auf Dateiebene. Eine Ordnerregel konfiguriert nicht automatisch eine separate Unterordnerregel.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Aufbewahrungsanweisung jede Softwareregel automatisch außer Kraft setzt. Identifizieren Sie betroffene Unterlagen, steuern Sie deren Aufbewahrungseinstellungen und Zugriff, zeichnen Sie die Ausnahme auf und testen Sie, ob sie durch normale Entsorgung nicht entfernt werden können. Wenden Sie den genehmigten Prozess auch auf andere Systeme, Exporte und Backups an.
