Softver za generisanje dokumenata
Kreirajte PDF i Word dokumente iz podataka koje vaš tim već prikuplja.
Folderit Generator dokumenata pretvara popunjeni e-obrazac u dokument pomoću vašeg ponovo upotrebljivog predloška. Pripremite ugovore, pisma, potvrde i izvještaje s dosljednim formulacijama i brendom, a završene datoteke zadržite u istom sistemu za pregled, potpisivanje i pohranu.
Vaš predložak + vrijednosti obrasca → PDF ili Word dokument koji se može uređivati. Pogledajte postupak u nastavku.
Zašto generisati dokumente u Folderitu?
Prestanite ponovo unositi iste podatkeImena, adrese, datumi i druge vrijednosti dolaze iz zapisa popunjenog e-obrasca. Rezervisana mjesta ih umeću tamo gdje pripadaju u dokumentu, smanjujući ručno kopiranje koje može ostaviti staro ime klijenta ili datum u novoj datoteci.
Održavajte dosljedne formulacije i rasporedVaš predložak definiše tekst, logotip, tabele i raspored stranice. Osoba koja generiše dokument dostavlja vrijednosti putem obrasca i bira izlaz, umjesto ponovne izrade dokumenta svaki put.
Koristite jedan zapis za različite dokumenteS e-obrascem može biti povezano više predložaka dokumenata. Naprimjer, pripremite ugovor s klijentom i zaseban sažetak o klijentu, pa oba generišite iz istog popunjenog zapisa.
Upravljajte sljedećim koracimaSačuvajte generisanu datoteku u Folderitu kako biste koristili dozvole, historiju verzija, tragove revizije i tokove rada. Dokument može nastaviti kroz pregled ili potpisivanje bez premještanja u drugi sistem za upravljanje dokumentima.
Od podataka obrasca do gotovog dokumenta
- Odaberite informacije koje želite prikupiti. Kreirajte ili odaberite Folderit e-obrazac s poljima poput imena klijenta, adrese, kontakt osobe i uslova plaćanja. Svaki popunjeni obrazac stvara zapis s tim vrijednostima.
- Pripremite predložak dokumenta. Kreirajte ODT datoteku u LibreOffice Writeru ili drugom uređivaču koji čuva ODT. Dodajte tekst, brend i rezervisana mjesta kopirana tačno s Folderitove liste Dostupna polja obrasca.
- Povežite predložak i odaberite formate. U odjeljku Administratorski alati → Predlošci obrazaca dodajte predložak dokumenta odgovarajućem e-obrascu. Otpremite ODT, postavite obrazac naziva datoteke i uključite PDF, DOCX ili oboje. Za ovo postavljanje potreban je administratorski pristup.
- Generišite i provjerite rezultat. Otvorite popunjeni zapis i odaberite Generiši PDF ili Generiši DOCX. Folderit umeće vrijednosti zapisa u predložak. Koristite dostupne opcije za čuvanje rezultata u Folderitu, preuzimanje ili slanje emailom iz sistema.
Jednostavan primjerZamislite zapis o klijentu s nazivom „Northfield Studio” i rokom plaćanja od 30 dana.
Predložak: Ovaj ugovor zaključuje se s {{ client_name }}. Rok plaćanja je {{ payment_terms }} dana.
Generisani tekst: Ovaj ugovor zaključuje se s Northfield Studio. Rok plaćanja je 30 dana.
Ilustrativne vrijednosti. Koristite tačna rezervisana mjesta za vlastiti e-obrazac. Rezervisana mjesta polja možete koristiti i u generisanom nazivu datoteke.
Naš vodič za postavljanje generisanja dokumenata obuhvata postavke predložaka, rezervisana mjesta polja i rješavanje problema.
Šta vaš tim može generisati?
Počnite dokumentom čija struktura uglavnom ostaje ista, dok se imena, datumi i drugi detalji mijenjaju. Ovo su primjeri koje možete konfigurisati:
Ugovori s klijentimaPrikupite ime ili naziv klijenta, registracijski broj, adresu, kontakt podatke i uslove plaćanja. Generišite ugovor pomoću formulacija koje je pripremio vaš tim, pa organizujte pregled prije potpisivanja. Pogledajte generisanje ugovora iz obrazaca zahtjeva.
HR pisma i dokumenti za uvođenje u posaoKoristite polja poput imena zaposlenika, naziva pozicije, odjela i datuma početka za pripremu ponude zaposlenja ili dokumenta za uvođenje u posao. Rezultat sačuvajte s odgovarajućim dozvolama mape zaposlenika. Istražite automatizaciju dokumenata za uvođenje zaposlenika.
Potvrde o obuciPrikupite ime učesnika, kurs, datum završetka i referencu potvrde. Generišite brendirani PDF pomoću svog rasporeda potvrde. Tim odgovoran za obuku potvrđuje završetak; predložak pruža dokument. Pogledajte generisanje PDF potvrda.
Izvještaji o incidentima i interne prijavePretvorite strukturisani zapis događaja, lokacije, datuma, odgovorne osobe i opisa u dosljedan izvještaj. Zaseban predložak može prikazati odabrane vrijednosti kao interni sažetak, koristeći isti izvorni zapis.
Zadržite generisanu datoteku u svom toku rada
Generisanje dokumenta je jedan korak. Nacrt ugovora možda još treba odobravanje; HR pismu može trebati potpis. Nakon čuvanja u Folderitu, datoteka postaje upravljani dokument koji može ući u tokove pregleda i odobravanja ili u proces elektronskog potpisivanja.
Odaberite ko može pristupiti datoteci, zadržite historiju verzija i pregledajte aktivnosti putem traga revizije. Primijenite postavke dijeljenja i čuvanja primjerene zapisu. Ove kontrole konfigurišu se kao dio procesa upravljanja dokumentima; samo generisanje datoteke ne odobrava je niti potpisuje.
Testirajte cijeli postupak uzorkom zapisa. Generišite svaki format koji planirate koristiti, provjerite jesu li rezervisana mjesta zamijenjena i pregledajte prijelome stranica, tabele i nazive datoteka. Zatim testirajte pohranu, email ili planirani naredni tok rada. Pregledajte dostupne pakete i sigurnosne kontrole pri izboru postavki.
Prije nego što počnete
Možemo li generisati i PDF i Word dokumente?
Da. U postavkama predloška omogućite PDF, DOCX ili oboje. PDF je koristan za distribuciju, a DOCX daje Word dokument koji možete uređivati. Korisnici vide opcije generisanja omogućene za taj predložak.
Možemo li otpremiti Word dokument kao predložak?
Predložak otpremljen u Folderit mora biti ODT datoteka. Pripremite ga u uređivaču koji može sačuvati ODT i provjerite raspored i rezervisana mjesta prije otpremanja. DOCX je izlazni format, a ne format predloška koji koristi ovo postavljanje.
Stvara li slanje obrasca automatski dokument?
U dokumentovanom toku rada slanje e-obrasca stvara zapis. Korisnik zatim otvara zapis i bira Generiši PDF ili Generiši DOCX. Slanje obrasca i generisanje dokumenta odvojeni su koraci.
Možemo li iz jednog obrasca kreirati više tipova dokumenata?
Da. Povežite više predložaka dokumenata s e-obrascem, pa odaberite odgovarajući pri generisanju iz popunjenog zapisa. Svaki predložak ima svoj raspored, obrazac naziva generisane datoteke i dostupne izlazne formate.
Šta ako polje nedostaje ili raspored izgleda pogrešno?
Provjerite ima li izvorno polje vrijednost i odgovara li rezervisano mjesto tačno Folderitovoj listi Dostupna polja obrasca. Rezervisana mjesta moraju ostati u jednom komadu. Kod problema s rasporedom pojednostavite ODT predložak i provjerite oba izlazna formata. Vodič za postavljanje uključuje kontrolnu listu testiranja i korake rješavanja problema.
Počnite dokumentom koji vaš tim kreira svake sedmice.