Система керування кадровими документами
Програмне забезпечення керування кадровими документами
Керування персоналом можна вважати одним із найважливіших управлінських процесів, адже компанії формуються з людей, які в них працюють. Кадровим керівникам потрібні потужні інструменти для цієї величезної відповідальності. Ось як Folderit працює як ефективне Програмне забезпечення керування кадровими документами для підтримки кадрових процесів.
Онлайн-сховище кадрових даних
Захищена на банківському рівні хмарна система керування документами Folderit може бути онлайн-сховищем профілів працівників у вкладених папках із каскадними рівнями доступу для всіх учасників ієрархії компанії. Система дозволяє кадровим керівникам установлювати права на рівні папок і файлів, щоб персональна інформація не була відкритою для всіх. Також можна додавати кваліфікаційні документи, атестації й оцінки результативності, плани кар’єрного розвитку, записи нагляду, розподілені по особистих папках чи категоріях відділів, та будь-які інші кадрові документи.
Добір персоналу
Добір персоналу, особливо на технічні посади, потребує серії співбесід і дзвінків. Документи, що просто пересилаються між поштовими скриньками, підвищують ризик втратити гідного кандидата. Folderit допомагає кадровому керівнику зібрати всі опрацьовані заявки в одному місці, створивши для кожного кандидата окрему папку з усією пов’язаною документацією. Завдяки простій структурі відповідні керівники відділів можуть звертатися до потенційних кандидатів. Folderit допомагає індексувати каталог претендентів на посаду у вашій організації та додатково категоризувати його за власними спільними метаданими для пошуку відхилених кандидатів, широкого й короткого списків відповідно до стандартних процедур і політик працевлаштування компанії чи держави.
Спростіть кадрову документацію
Folderit позбавляє рутини у важливих завданнях, як-от підготовка службової записки чи оновлення протоколів зустрічей, усуваючи ланцюжки листів і можливі конфлікти версій. Кадрові керівники можуть створювати вміст і надавати відповідним учасникам виняткові права. Ці учасники налаштовують сповіщення з потрібною частотою оновлень.
Додаткова перевага Folderit — зміна документів без конфліктних версій, адже система керування кадровими документами дозволяє контролювати версії файлів.
Кадрові погодження
Оформлення відпусток може потребувати погоджень від безпосередніх керівників аж до керівників відділів. Коли учасників багато, відстеження погоджень стає логістичним завданням. Проте Folderit дозволяє створити систему, у якій відповідні користувачі погоджують за ієрархією або всі одночасно, зводячи процес до натискання потрібної кнопки.
Система керування кадровими документами Folderit також прискорює внутрішні службові записки й оголошення через той самий механізм. Кадрові керівники скорочують час погодження завдань, додавання коментарів, перевірки документів тощо.
Керування завданнями
Завдяки різним рівням доступу й механізму погодження документів Folderit створює середовище керування завданнями з чітким розподілом результатів та роботи. Журнали аудиту дозволяють керівникам перевіряти, чи потрібні документи в потрібних людей і чи немає проблем із доступом. Це можна відстежувати через власні сповіщення про відкриття матеріалів.
Розв’язання конфліктів
Значна частина кадрової роботи — розв’язання внутрішніх конфліктів щодо відповідальності за завдання, непорозумінь або міжособистісних відносин. Кадрові керівники можуть захищено фіксувати всі скарги в папці й надавати відповідним керівникам доступ до потрібної інформації для подальших дій. Система кадрових документів також дозволяє використовувати журнали аудиту, історію версій і налаштування сповіщень для оцінювання прогалин у ланцюгу передавання документів. Скарги чи інші подібні конфіденційні документи можна зберігати з упевненістю в захищеності й винятковому доступі до вмісту.
Архівування кадрових документів
Архівування/Зберігання даних у захищеному середовищі є надзвичайно важливим для будь-якої організації. На додачу до складного 256-бітного шифрування всі передачі відбуваються через SSL, тож ризику несанкціонованого доступу до даних немає. Це критично для компаній, де строки зберігання й аудиторська відповідність є законодавчою вимогою. Кадрові керівники також можуть заздалегідь визначати тривалість активного зберігання кожного документа.
Система керування кадровими документами Folderit дає свободу працювати на одній платформі, яка завдяки універсальним можливостям зберігання приймає файли з будь-яких платформ і робить їх доступними будь-де й будь-коли. Людське ставлення в роботі з персоналом незамінне, а все інше ви можете довірити Folderit.