Belge üzerinde iş birliği aracı

İster işletme ister yüklenici olun, tüm faaliyetleriniz boyunca üretken ve düzenli kalmanıza yardımcı olacak etkili bir belge iş birliği aracına ihtiyacınız vardır.

Salesforce’a göre çalışanların ve yöneticilerin %86’sı iş birliği eksikliğinin veya etkisiz iletişimin iş yerinde başarısızlığa yol açtığını söylüyor.

Bulut üzerinden iş birliğine dayalı çalışma kültürü kurmak işletmenizdeki engelleri aşmanıza yardımcı olabilir. Nitekim 1.400 şirket yöneticisi, işletme sahibi ve eğitimcinin %97’si, proje yönetimi eksikliği ve yetersiz belge paylaşımı nedeniyle son tarihleri kaçırma eğiliminin şirketin kârlılığını doğrudan etkileyebileceğine inanıyor. İşletmeniz iş birliğinde zayıfsa kâr kaybediyor olabilirsiniz.

Bu nedenle bugün, çalışanların gerektiğinde birlikte çalışabileceği bir alan ve dinamik çalışma grupları oluşturmanızda Folderit’in nasıl yardımcı olabileceğini kapsamlı biçimde açıklayacağız. Böylece kuruluşunuz genelinde üretkenliği, yenilikçiliği ve katılımı artırabilirsiniz.

İş birliğine dayalı belge paylaşımı, kökleri 1968’e kadar uzanan bir uygulamadır. Douglas Engelbart’ın ortaya koyduğu kavram, “Tüm Demoların Anası” olarak biliniyordu.

Bir zamanlar yenilik olan belge paylaşım aracının, bugün bir işletmenin tüm aşamalarında daha iyi verimlilik ve düzen sağlamak için kullanılması yaygınlaşıyor.

İş birliğine dayalı paylaşım, herkesin gerçek zamanlı paylaşabildiği, erişebildiği ve düzenleyebildiği dosya veya klasördür. Ortak belge; metin dosyası, PDF, hatta video gibi birçok biçimde olabilir. Modern kuruluşlarda sunumlar, notlar ve toplantı odaları aracılığıyla günlük faaliyetleri böyle bir iş birliği aracında yürütmek de yaygın uygulamadır.

Folderit ile bulutta güvenli ve emniyetli çalışan sezgisel bir belge yönetim sistemi elde edersiniz. Belgeleri kolayca yönetebilir, paylaşabilir ve onaylayabilirsiniz. Hesapların tamamı da kolayca indirilebilir veya dosya ve klasörler ayrı ayrı yerel sabit diskinize kaydedilebilir. Mevcut dizinlere ve klasörlere erişmek için Office 365’i tam entegre edebilir, verimliliğinizi her alanda daha da artırmak için API’mizle Folderit’i önde gelen kurumsal paketlere bağlayabilirsiniz. Böylece belgeleri karıştırmaya, değişiklik ve revizyonların izini sürmeye ve sürekli büyüyen bilgi havuzundan eski sürümleri çıkarmaya saatler harcamayı bırakırsınız.

Onay iş akışı ve otomatik saklama

Finance Online’a göre belge hazırlama, çalışan zamanında %50 kayıpla ilişkilidir. Çoğu profesyonel dosyaları arayıp onaya göndermek için yaklaşık 18 dakika harcar. Uygun belge yönetimi iş akışının eksikliği işletmenizin genel etkinliğine zarar verebilir; bu da gelir kaybına yol açabilir.

İster faturalar ister başvurular olsun, sürekli onay akışıyla uğraşmaktan yorulduysanız Folderit’in hepsi bir arada belge onay sürecini seveceksiniz. Kullanıcılar daha hızlı iletişim ve kolay çözüm için belgelere onay verip yorum ekleyebilir. Sonuçta doğru Belge Yönetim Sisteminin (DMS) ekibinize çok zaman ve para kazandırabileceği sır değildir.

Folderit gibi bir DMS ile yanlış yere konmuş faturaları ortadan kaldırır, ödenmemiş faturaları izleyip kontrol ederek kârı artırabilirsiniz. Vergi dosyaları, sözleşmeler veya personelin kişisel bilgileri gibi belgelerin ne zaman saklanması gerekip gerekmediğini bilmemek de yönetim sorunları yaratır. Folderit ile dosya veya klasörlere kolayca saklama süreleri ekleyebilirsiniz; belirli süreye ulaştıktan sonra ayarlarınıza göre otomatik imha edilirler.

Esnek erişim kontrolleriyle güvenli depolama

Günümüzün dijital dünyasında büyük veri ihlalleri yaygınlaşırken belgelerinizi ve dosyalarınızı güvende tutmak, insanlar arasında sorunsuz ve güvenli iş birliği için gereklidir. İşletmeniz aksatıcı veri kaybı, kimlik avı saldırıları veya hesap ele geçirmelerle karşılaşıyorsa kendinizi, çalışanlarınızı ve müşterilerinizi dijital saldırı dalgasından korumak için bulut belge iş birliği aracını değerlendirme zamanı gelmiş olabilir.

Folderit’in güvenli bulut depolamasıyla verilerinizi, yetkisiz ele geçirme veya erişim girişimlerine karşı koruyan 256 bit AES şifrelemeli bağlantı ve gelişmiş güvenlik duvarı üzerinden kaydedersiniz. 256 bit AES şifreleme, diğer şifreleme yöntemlerine göre kaba kuvvetle kırılması çok daha zor ek güvenlik katmanı sağlar. Aynı yaklaşım, hassas bilgileri korumak için başlangıçta ABD Federal Hükûmeti tarafından da benimsenmiştir. NSA bunu çok gizli bilgiler için bile onaylamıştır.

Folderit olarak İrlanda ve Avustralya’da bilgilerinizin güvenliğini yöneten veri merkezlerimiz vardır; yüzlerce ekip üyesi arasında güvenli erişim ve paylaşım sağlar. Esnek, ayrıntılı erişim kontrolleriyle hangi kullanıcının klasöre veya belirli belgelere erişebileceğini yönetebilirsiniz. Böylece insanların gerekli izinler olmadan dosyalarınızı okumasını, değiştirmesini, çalıştırmasını veya silmesini engelleyebilirsiniz.

Siz ve ekibiniz tüm dijital cihazlarda bilgilerinize erişebilirsiniz; hareket hâlindeyken başkalarıyla iletişim kolaylaşır. Böylece ofise gitmek veya iş arkadaşlarınızla yorucu telefon görüşmeleri yapmak zorunda kalmaktan endişelenmezsiniz.

Hatırlatıcılar ve kişisel gelen kutusu

Quantum Workplace’e göre çalışanların yaklaşık %80’i iş yerinde sık sık yanlış iletişim yaşandığını belirtti; yarısı bu iletişim eksikliğinde doğrudan yer aldığını kabul etti.

Folderit ile belgeleri ve diğer ekleri doğrudan Folderit Gelen Kutunuza göndererek proje yönetiminizi sonraki seviyeye taşıyabilirsiniz. Folderit’e gönderilen tüm dosyaların üst verilerine gönderen, konu ve içerik bilgileri düz metin olarak eklenir.

Verimli hatırlatıcılarımızla belirli tarih ve saatlerde bildirim ayarlayabilir, bir belgenin son tarihini asla kaçırmazsınız. Sınırsız sayıda hatırlatıcı koyabilir ve alıcı adresi olarak farklı e-posta adresleri seçebilirsiniz. Böylece tutarlı, izlenebilir bir iletişim akışında çalışanlarınızın anlamlı katkısını sağlarken boşluklarla uğraşmazsınız.

OCR ile güçlü arama

Sayısız dosyayı inceleyip tek belgeyi bulmaya saatler harcamaktan yoruldunuz mu? En büyük üretkenlik kaybı, çalışanların başka işleri de varken belgeleri elle taramasından doğar.

Aslında dosya aramak, ortalama şirkete çalışan başına yılda ek 3.900 $ maliyet getirir. Çalışanlar her gün kaynak, belge, video ve elektronik tablo aramaya 30 dakikaya kadar zaman harcayabilir.

İşi bitirmek için gereken belgeleri bulmaya çalışırken bulutta OCR ve dosya ilişkilendirmenin gücünden yararlanmanızı sağlayacak şekilde temel arama işlevlerini ve depolama yapılarını kökten değiştirdik.

Optik Karakter Tanıma (OCR), belgelerinizi, fotoğraflarınızı, hatta ekran görüntülerinizi dosya adı, üst veriler ve içerikteki anahtar sözcüklerle aranabilir hâle getirir. Folderit ile tüm belgeleriniz ve işinizi yönlendiren bilgiler hemen elinizin altında, kolayca erişilebilir olur.

Folderit’i 14 gün ücretsiz deneyin!