Politika čuvanja dokumenata definiše koje zapise vaša organizacija čuva, zašto ih čuva, koliko dugo ostaju neophodni i ko ovlašćuje uništavanje. Politika postavlja pravila; raspored čuvanja ih primenjuje na pojedinačne kategorije zapisa.
Obrazac prilagodite sa odgovornima za dokumentaciju, pravne poslove, zaštitu podataka i poslovne procese. Ne propisuje jedan rok za sve dokumente. Posle odobrenja politike pogledajte vodič za sprovođenje čuvanja u DMS-u.
Šablon politike čuvanja dokumenata
Svrha i obim
Definišite poslovne subjekte, lokacije, kategorije zapisa i obuhvaćene sisteme. Uključite papirne zapise, e-poštu, deljene diskove, aplikacije u oblaku, izvezene datoteke i relevantne kopije na uređajima. Identifikujte verodostojnu kopiju kada zapisi postoje na nekoliko mesta.
Odgovornosti
Imenujte osobu odgovornu za politiku, njenog odobravaoca i odgovorne osobe za svaku kategoriju zapisa. Odredite ko održava raspored, primenjuje tehnička podešavanja, razmatra izuzetke i odobrava uništavanje. Navedite kontakt za pitanja i moguće greške.
Raspored čuvanja
Popunite unos rasporeda za svaku kategoriju. Primeri ispod pokazuju pitanja koja treba rešiti; nisu zakonski rokovi čuvanja.
Pomerite tabelu vodoravno da uporedite sve četiri kolone.
| Kategorija zapisa | Početni događaj koji treba definisati | Osnov koji treba proveriti | Odgovorna osoba i završna radnja |
|---|---|---|---|
| Finansijska i poreska evidencija | Relevantni događaj podnošenja, izveštavanja ili transakcije. | Primenljiva poreska i računovodstvena pravila u jurisdikciji. | Finansije; odobrena provera ili uništavanje. |
| Ugovori | Istek, prekid ili drugi definisani događaj. | Ugovorni zahtevi, rokovi zastarelosti i sektorska pravila. | Pravna služba ili osoba odgovorna za ugovor; provera pre uništavanja. |
| Evidencija o zapošljavanju | Događaj određenog zapisa, kao što je prestanak radnog odnosa. | Zahtevi za zapošljavanje, platni spisak i privatnost. | Ljudski resursi; pregled i uništavanje uz ograničen pristup. |
| Politike i odobrenja | Zamena, povlačenje ili završetak relevantnog procesa. | Potrebe dokazivanja poslovanja i primenljiva sektorska pravila. | Osoba odgovorna za politiku; kontrolisano arhiviranje ili uništavanje. |
Za svaki dovršen unos, zabeležite trajanje, definiciju pokretača, jurisdikciju, izvor i datum provere, poslovno opravdanje, lokaciju sistema, pravila izuzetaka, odobravaoca i datum pregleda. Odvojite minimalni zakonski period od opravdane odluke da se zadrži duže.
Očuvanje i izuzeci
Definišite kako se nalog za očuvanje izdaje, evidentira, sprovodi i ukida. Navedite obuhvaćene zapise i odgovorne osobe u svim sistemima. Objasnite kako se obustavlja redovno uništavanje, ko odobrava izuzetke i kako se razmatraju nerešeni slučajevi.
Odlaganje i dokazi
Opišite proces odobravanja i bezbednog uništavanja za svaki medij. Definišite dokaze koji se zadržavaju nakon uništavanja i rukovanje duplikatima, izvozima i rezervnim kopijama. Navedite kako se prijavljuje netačno brisanje i kako se vraćanje kontroliše.
Obuka i održavanje
Učinite politiku dostupnom osoblju i izvođačima koji vode evidenciju. Podesite interval pregleda i zahtevajte pregled nakon relevantnih zakonskih, ugovornih, organizacionih ili sistemskih promena. Zabeležite odobrenje smernica i istoriju verzija.
Izaberite periode iz važećih pravila
Nazivi kao što su GDPR, HIPAA ili poreski zakon nisu zamenljivi rasporedi čuvanja. Odredite da li se pravilo primenjuje na organizaciju i na konkretan zapis. Zamolite odgovornog pravnog vlasnika ili vlasnika dokumentacije da reši konflikte pre nego što podesite automatsko uništavanje.
Smernice Evropske komisije GDPR (engleski) objašnjavaju da čuvanje ličnih podataka mora odražavati svrhu i zakonske obaveze, uz ograničenja pregleda ili brisanja. „Zadrži sve zauvek“ nije rešenje opšte namene.
Za konkretan primer varijacije, uputstva za vođenje evidencije IRS (Sjedinjene Američke Države, engleski) razlikuju nekoliko američkih poreskih scenarija. Sedmogodišnji period koji se tamo spominje ne primenjuje se automatski na sve poslovne zapise ili zemlje.
Kontrolna lista za pregled politike od 14 tačaka
- Obim: imenovani su svi relevantni entiteti, lokacije i formati zapisa.
- Inventar: tim zna gde se nalaze merodavni zapisi i kopije.
- Odgovornosti: svaka kategorija zapisa ima imenovanu odgovornu osobu iz poslovnog procesa.
- Nadležnost: svaki unos u rasporedu identifikuje primenljivi pravni kontekst.
- Izvori: obaveze su dokumentovane sa izvorom i datumom pregleda.
- Početni događaji: računanje svakog roka počinje od nedvosmislenog događaja.
- Trajanje: odabrani period ima odobreno opravdanje.
- Privatnost: osporava se nepotrebno čuvanje ličnih podataka.
- Očuvanje: nalozi za očuvanje i izuzeci obuhvataju sve relevantne kopije.
- Dozvole: samo ovlašćene osobe mogu menjati pravila ili uništavati zapise.
- Odlaganje: definisani su odobrenje, metod i dokazi.
- Rezervne kopije i uređaji: definisani su istek kopija i vraćanje podataka.
- Obuka: korisnici znaju kako da klasifikuju zapise i prijave probleme.
- Pregled: odgovorna osoba, interval i provere posle promena održavaju politiku ažurnom.
Stavite odobrenu politiku u funkciju
Folderit pomaže da organizujete zapise u fasciklama sa metapodacima, kontrolišete pristup, zatražite odobrenje politike ili potvrdu čitanja i primenite podešene radnje čuvanja. Odobreni raspored držite odvojeno od softverskih podešavanja kako biste svako pravilo povezali sa njegovim osnovom.
Za praktične korake — uključujući polja datuma početka, nasleđivanje fascikli i izuzetke datoteka — pratite naš vodič za implementaciju čuvanja dokumenata. Proverite rezultat malim testnim skupom pre nego što omogućite široke automatizovane radnje.
Folderitov vodič za automatizaciju čuvanja opisuje početne datume i završne radnje. Prema javnom poređenju paketa, funkcija je uključena u Medium i Tailor. Pre aktivacije proverite obuhvat stavki i fascikli, polje datuma i izuzetke za datoteke. Pravilo fascikle ne podešava automatski zasebno pravilo potfascikle.
Nemojte pretpostavljati da uputstvo za očuvanje automatski suspenduje svako softversko pravilo. Identifikujte dokumente na koje utiče, kontrolišite njihova podešavanja čuvanja i pristup, zabeležite izuzetak i testirajte da ih uobičajeno uništavanje ne može ukloniti. Primenite odobreni proces i na druge sisteme, izvoze i rezervne kopije.
