Elektronski sistem za upravljanje dokumentima (EDMS)
Elektronski sistem za upravljanje dokumentima
Doba upravljanja papirom čvrsto je iza nas i svet prolazi kroz opštu digitalizaciju. Ipak, to ne bi trebalo uticati na način na koji kompanija postupa s dokumentima.
Dobar elektronski sistem za upravljanje dokumentima (EDMS) pomaže pojednostaviti poslovanje. To je sistem koji omogućava digitalno skladištenje, organizaciju i arhiviranje podataka. EDMS je razvijen da primi svaki dokument — digitalni, skenirani, sliku, PDF i druge — i sačuva ga bezbedno i pristupačno. Folderit elektronski sistem za upravljanje dokumentima pomaže ostvariti ciljeve dokumentacije uz snažnu bezbednost i veliku jednostavnost, bez dodavanja složenosti toku rada.
Jednostavan pristup
Folderit je veb-rešenje dostupno s bilo kojeg uređaja povezanog na internet. Cela infrastruktura nalazi se u izuzetno bezbednom oblaku sa šifriranjem bankarskog nivoa. Ne morate brinuti da uređaju ponestaje prostora ili sistemskih resursa. Kod kuće, na poslu ili u pokretu, dok imate internet, imate pristup Folderitu. Ako očekujete da budete oflajn, Folderit omogućava generisanje oflajn kopije nekih ili svih datoteka za rad.
Jednostavno deljenje
Samo odlučite ko dobija koliko pristupa, a Folderit rešava ostalo. Folderit štedi trud zasebnog upravljanja timovima i pravima pristupa kroz korisničke grupe i javne linkove. Vi birate ko ima koliko pristupa čemu. Možete deliti neke datoteke ili cele mape s timovima i pojedincima kao korisnicima s pravom pregleda, preuzimanja ili uređivanja. Ili omogućiti javni pristup putem linka koji je teško pogoditi.
Da prati postupanje s dokumentima, Folderit vodi dnevnike revizije koji daju potpun pregled svake radnje bilo koje osobe u sistemu.
Jednostavna pretraga
Nije dovoljno da se digitalni dokumenti lako čuvaju; trebaju se lako i pronalaziti. Naši algoritmi pretrage ne koriste samo prilagođene metaoznake i sadržaj za pronalaženje traženog nego i optičko prepoznavanje znakova (OCR) za pretragu dokumenata bez sadržaja koji se može uređivati, poput skenova, slika ili PDF-ova. Više ne morate brinuti o ponovnoj izradi starijih datoteka.
Jednostavno upravljanje hijerarhijom
Folderit neverovatno olakšava uvođenje i održavanje odobravanja. Možete pozvati ljude da odobre i dodaju komentar bilo kojem dokumentu, poput faktura, zahteva za godišnji odmor ili internih dopisa. Omogućava i postavljanje perioda čuvanja bilo koje datoteke ili mape u danima, nedeljama, mesecima ili godinama, prema pravilima evidencije organizacije.
Jednostavna obaveštenja
Folderit omogućava postavljanje obaveštenja i podsetnika za elektronske dokumente i interakciju timova s njima. Ako želite, može vas obavestiti kada neko pristupi ili na bilo koji način promeni datoteke. Vi odlučujete koliko često želite ažuriranja, bilo odmah ili u određenim intervalima.
Jednostavna struktura
Folderit je razvijen s potpunim razumevanjem da vi najbolje znate organizovati svoju kompaniju. Radi lakšeg korišćenja daje slobodu prilagođavanja odnosa između mapa i dodavanja metapodataka za prilagođeno indeksiranje, potpisnika, napomena i rokova, što zajedno stvara stabla dokumenata koja se lako indeksiraju i pretražuju.
Jednostavno upravljanje datotekama
Folderit pruža mir održavanjem verzija kako se dokumenti razvijaju. Starije verzije su potpune rezervne kopije datoteka, uz jedinstvene metapodatke kroz sve verzije. Time kriteriji pretrage ostaju dosledni.
Ako želite sprečiti više saradnika da rade na jednom dokumentu, možete pojedinim korisnicima dodeliti isključiva prava uređivanja. Ostali smiju komunicirati s datotekom prema dozvolama, ali ne mogu dodavati nove verzije ili je uređivati. Dok se datoteka uređuje, prikazuje se informativna traka.
Jednostavna bezbednost
Folderit je veoma bezbedan i snažan elektronski sistem za upravljanje dokumentima u oblaku. Razvijen je uz razumevanje da će kompanije verovati veb-rešenju samo ako podatke može održati bezbednim i dostupnim. Radi bezbednosti, Folderit podatke prenosi bezbednim SSL-om i čuva trostruke rezervne kopije, sve uz šifriranje bankarskog nivoa. Možete uvesti i prilagođena pravila lozinki za korisnike, osiguravajući složenost i promene onoliko često koliko smatrate potrebnim.