Ferramenta de colaboração documental
Ferramenta de colaboração documental
Empresas e prestadores precisam de ferramentas eficazes para manter a produtividade e a organização nas suas atividades.
Uma estatística divulgada pela Salesforce indica que 86% dos colaboradores e dirigentes associam falhas no trabalho à falta de colaboração ou à comunicação ineficaz. É um indicador contextual, não uma medição específica dos clientes Folderit.
A colaboração na nuvem pode reduzir barreiras. Uma pesquisa citada com 1 400 dirigentes, empresários e profissionais de educação indicava que 97% consideravam que falhas de prazos relacionadas com gestão de projetos e partilha documental podiam afetar os resultados. Processos de colaboração deficientes podem, assim, ter impacto financeiro, conforme o contexto.
Conheça como a Folderit pode criar um espaço de colaboração para os colaboradores e grupos de trabalho, apoiando produtividade, inovação e participação na organização.
Partilha colaborativa de documentos
A colaboração documental tem antecedentes em demonstrações como a de Douglas Engelbart, em 1968, conhecida por «The Mother of All Demos».
De uma novidade tecnológica, a partilha documental passou a uma prática comum para melhorar a eficiência e a organização das atividades empresariais.
A colaboração permite partilhar e consultar ficheiros ou pastas e, conforme as ferramentas e permissões, editar em conjunto. Os documentos podem ser texto, PDF, vídeo ou outros formatos; a edição em tempo real depende do formato e da integração. Apresentações, memorandos e reuniões podem apoiar-se neste ambiente comum.
A Folderit disponibiliza gestão documental intuitiva e segura na nuvem, com gestão, partilha e aprovação. Pode descarregar ficheiros e pastas ou os conteúdos de uma conta para cópias locais. A integração com o Office 365 apoia a edição, e a API permite desenvolver ligações a outros sistemas segundo o âmbito necessário. Assim, reduz o tempo gasto a procurar documentos, alterações, revisões e versões anteriores num arquivo crescente.
Aprovação e conservação automatizada
Estatísticas citadas pela Finance Online referem perdas de tempo de 50% na preparação documental e quase 18 minutos em certas tarefas de pesquisa e envio para aprovação. Estes valores dependem da análise e não são uma referência universal. Processos documentais ineficientes podem prejudicar a operação e as receitas.
A Folderit centraliza pedidos de aprovação de faturas, candidaturas e outros documentos. Os participantes podem aprovar e comentar, facilitando a comunicação e a resolução. Um DMS adequado pode poupar tempo e custos conforme os processos implementados.
Organizar as faturas ajuda a reduzir documentos extraviados e acompanhar obrigações pendentes, apoiando a operação sem garantir lucros. Para documentos fiscais, contratos e dados pessoais, defina prazos de conservação adequados em ficheiros ou pastas. O sistema executa a ação de arquivo ou eliminação configurada após o prazo, considerando obrigações e exceções.
Armazenamento seguro e acessos flexíveis
Proteger ficheiros é essencial à colaboração, sobretudo perante violações de dados, phishing ou comprometimento de contas. Uma plataforma segura pode integrar as medidas para proteger a organização, colaboradores e clientes, sem substituir a formação e os restantes controlos.
A Folderit utiliza encriptação AES de 256 bits no armazenamento e ligações encriptadas para transmissão, em conjunto com controlos de infraestrutura e acesso. O AES é um padrão criptográfico utilizado também por entidades públicas para dados sensíveis. As referências a utilizações federais ou aprovação de algoritmos pela NSA dizem respeito ao padrão e à implementação aplicável, não a uma certificação da Folderit nem a proteção absoluta contra ataques.
A localização do alojamento deve ser confirmada para a implementação, incluindo Irlanda ou Austrália quando disponíveis na opção contratada. As permissões detalhadas permitem definir o acesso de cada utilizador a pastas e documentos, controlando as ações de consulta, edição e eliminação suportadas, mesmo em equipas de grande dimensão.
A equipa pode consultar a informação em dispositivos compatíveis, com permissões e ligação adequadas, facilitando a comunicação em mobilidade sem exigir deslocações ao escritório ou chamadas demoradas.
Lembretes e caixa de entrada
Uma pesquisa citada pela Quantum Workplace indicava que cerca de 80% dos colaboradores observavam falhas frequentes de comunicação e metade admitia estar envolvida. Estes dados ilustram o tema da comunicação, sem serem resultados específicos da Folderit.
Envie documentos e anexos diretamente para a caixa de entrada ou endereço de pasta Folderit configurado. Os dados do remetente, o assunto e o conteúdo do e-mail podem ficar em texto nos metadados para apoiar a organização.
Configure notificações em datas e horas específicas e vários lembretes com destinatários adequados. Isto ajuda a acompanhar prazos e manter uma comunicação consistente e rastreável, sem garantir que nunca haverá esquecimentos.
Pesquisa com OCR
Percorrer inúmeros ficheiros para encontrar um documento consome tempo, sobretudo quando a equipa tem outras tarefas. Uma pesquisa organizada reduz esse trabalho manual.
Uma estimativa citada de custos de pesquisa refere mais 3 900 dólares por ano por colaborador e até 30 minutos diários a procurar documentos, vídeos ou folhas de cálculo. Os valores variam entre organizações e devem ser validados com os próprios dados.
A Folderit combina pesquisa, OCR e associação de ficheiros na nuvem para ajudar a encontrar a informação necessária ao trabalho.
O OCR torna pesquisável o texto reconhecido em documentos, fotografias ou capturas de ecrã suportados. Combine nomes, metadados e palavras do conteúdo para localizar a informação disponível, tendo em conta formato, idioma e qualidade da imagem.