DMS dla kancelarii prawnych
System zarządzania dokumentami dla kancelarii prawnych
Funkcje DMS dla kancelarii
Chmura, instalacja lokalna lub chmura dedykowana
Zaawansowany OCR
Szybkie wyszukiwanie dokumentów sprawy
Bezpieczna współpraca, wersje i podpisy elektroniczne
Dokumenty spraw i wsparcie procesów eDiscovery
Dostęp mobilny i praca zdalna
Dostęp według ról i dzienniki audytu
Zasady przechowywania i wymagania prawne
Dlaczego kancelarie wybierają Folderit
Folderit łączy zabezpieczenia, intuicyjne funkcje i elastyczne wdrożenie, odpowiadając na potrzeby współczesnych kancelarii. Najważniejsze korzyści obejmują:
- Szyfrowanie, znaki wodne i dzienniki audytu wspierające ochronę dokumentów.
- Podpisy elektroniczne i zarządzanie procesami umów oraz zatwierdzeń.
- Generator dokumentów do tworzenia rutynowych pism, np. umów z klientem, NDA, podsumowań przyjęcia sprawy i dokumentów sprawy na podstawie zatwierdzonej treści.
- Elastyczne udostępnianie ze szczegółową kontrolą dostępu dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych.
- Wyszukiwanie i organizację dokumentów z metadanymi oraz OCR.
- Reguły przechowywania i powiadomienia wspierające sprawną pracę i realizację wymagań kancelarii.
Folderit jest dostępny w chmurze, środowisku dedykowanym jednej organizacji i instalacji lokalnej. Wybierz model wdrożenia odpowiadający wymaganiom kancelarii.
Bezpieczeństwo i poufność
Bezpieczeństwo jest podstawą pracy kancelarii. Folderit stosuje wiele warstw ochrony, w tym 256-bitowe szyfrowanie AES przechowywanych danych oraz szyfrowanie SSL/TLS połączeń. Ochronę uzupełniają wielokrotne kopie zapasowe wspierające odtwarzanie danych zgodnie z warunkami usługi. Folderit oferuje także znaki wodne w podglądzie i pobieranych plikach jako dodatkowy element kontroli przy udostępnianiu poufnych dokumentów. Znaki wodne pomagają wskazać pochodzenie kopii i zniechęcać do niewłaściwego użycia, ale nie zastępują uprawnień i procedur. Zabezpieczenia oraz certyfikacja ISO/IEC 27001:2022 wspierają ochronę danych i wymagania RODO; zgodność konkretnego procesu wymaga także właściwej konfiguracji i działań organizacyjnych.
Co mówią nasi klienci
Dlaczego kancelarie wybierają Folderit
Folderit łączy zabezpieczenia, intuicyjne funkcje i elastyczne wdrożenie, odpowiadając na potrzeby współczesnych kancelarii. Najważniejsze korzyści obejmują:
- Szyfrowanie, znaki wodne i dzienniki audytu wspierające ochronę dokumentów.
- Podpisy elektroniczne i zarządzanie procesami umów oraz zatwierdzeń.
- Generator dokumentów do tworzenia rutynowych pism, np. umów z klientem, NDA, podsumowań przyjęcia sprawy i dokumentów sprawy na podstawie zatwierdzonej treści.
- Elastyczne udostępnianie ze szczegółową kontrolą dostępu dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych.
- Wyszukiwanie i organizację dokumentów z metadanymi oraz OCR.
- Reguły przechowywania i powiadomienia wspierające sprawną pracę i realizację wymagań kancelarii.
Folderit jest dostępny w chmurze, środowisku dedykowanym jednej organizacji i instalacji lokalnej. Wybierz model wdrożenia odpowiadający wymaganiom kancelarii.
Podpisy elektroniczne i automatyzacja procesów
Usprawnij procesy prawne dzięki podpisom elektronicznym Folderit. Umowy i inne ważne dokumenty można kierować do podpisania w systemie, ograniczając przenoszenie plików między narzędziami i usprawniając zatwierdzanie. Dobierz metodę podpisu do wymagań prawnych dokumentu. Procesy Folderit pozwalają przeglądać, komentować i zatwierdzać dokumenty sekwencyjnie lub równolegle, aby właściwe osoby uczestniczyły w ustalonej kolejności.
Generator dokumentów Folderit pozwala też przygotować ujednolicone umowy z klientami, NDA, umowy o wynagrodzenie, podsumowania przyjęcia sprawy i inne rutynowe dokumenty z danych formularza oraz szablonu, zanim trafią do przeglądu, zatwierdzenia lub podpisania.
Dzienniki audytu i rejestry dostępu
Przejrzystość i możliwość prześledzenia działań wspierają zaufanie oraz ocenę zgodności. Folderit rejestruje działania na dokumentach, takie jak podgląd, pobieranie i zmiany, ze znacznikami czasu. Powstaje w ten sposób dziennik audytu dokumentu. Pozwala sprawdzać zarejestrowany dostęp i zmiany; zakres zdarzeń oraz okres dostępności dzienników potwierdź dla swojego wdrożenia.
Elastyczna współpraca ze szczegółową kontrolą dostępu
Folderit ułatwia bezpieczne udostępnianie dokumentów zespołom wewnętrznym oraz klientom i współpracownikom zewnętrznym. Nadawaj dopasowane uprawnienia, np. wyłącznie do podglądu bez pobierania lub do pełnej edycji. Możesz określić termin ważności udostępnienia, aby dostęp był aktywny tylko tak długo, jak potrzeba. Udostępnianie grupom ułatwia przyznawanie dostępu całym zespołom i działom z zachowaniem właściwej kontroli poufności.
Organizacja plików i wyszukiwanie
Porządkuj dokumenty prawne za pomocą metadanych Folderit. Dodawaj istotne informacje, aby szybko odnajdywać pliki. Dostępna w Folderit technologia OCR pozwala również wyszukiwać tekst w obsługiwanych skanach, oszczędzając czas podczas przygotowań do spraw i spotkań.
Przechowywanie i automatyczne powiadomienia
Funkcje przechowywania Folderit pomagają nadzorować poufną dokumentację prawną. Ustaw okresy i reguły postępowania zgodnie z obowiązkami kancelarii; archiwizację, usuwanie i wyjątki należy odpowiednio skonfigurować. Korzystaj z powiadomień o zdarzeniach informujących o zmianach w dokumentach, folderach lub procesach. Zależnie od ustawień możesz otrzymywać informacje o edycji, zatwierdzeniu lub udostępnieniu dokumentu.
Dostęp z różnych miejsc i urządzeń
Prawnicy rzadko pracują wyłącznie przy biurku. Folderit zapewnia dostęp do plików z komputera, tabletu lub telefonu. Intuicyjny interfejs dostosowany do urządzeń mobilnych pomaga korzystać z dokumentów w sądzie, w podróży i podczas pracy z domu, z uwzględnieniem dostępu do internetu oraz uprawnień.
Najczęstsze pytania
Przejrzyste plany Folderit obejmują określoną liczbę użytkowników, miejsce i zestaw funkcji. Historia wersji oraz bezpieczne przechowywanie są częścią systemu; podpisy i zaawansowane procesy zależą od planu. Sprawdź bieżący zakres przed wyborem konfiguracji. W wariancie chmurowym nasz DMS dla kancelarii ogranicza koszty utrzymania własnego serwera i aktualizacji infrastruktury, udostępniając rozbudowane zarządzanie dokumentami także mniejszym praktykom.
Folderit zapewnia 256-bitowe szyfrowanie AES przechowywanych danych, szyfrowane połączenia, kopie zapasowe w odrębnych lokalizacjach, szczegółowe uprawnienia, MFA i dzienniki audytu. Dokumentacja certyfikacji ISO 27001 jest dostępna do oceny. Wymagania RODO, HIPAA czy zasad zawodowych, np. ABA Model Rule 1.6, należy ocenić dla konkretnego zastosowania, konfiguracji i umów — same funkcje nie gwarantują zgodności.
Podstawową konfigurację można rozpocząć po rejestracji: zaproś użytkowników i prześlij pliki w przeglądarce. Czas wdrożenia zależy od ilości danych, metadanych, uprawnień i procesów. Przeniesienie struktur oraz danych ze starszych systemów wymaga planu migracji; w bardziej złożonych przypadkach omów dodatkowe wsparcie. Samodzielna obsługa ułatwia start także kancelariom bez własnego działu IT.
Historia wersji, uporządkowane przestrzenie spraw, reguły przechowywania, podpisy i generator dokumentów pomagają obsługiwać także rozbudowaną dokumentację. Kancelaria może tworzyć dokumenty z szablonów, kierować je do zatwierdzenia i podpisania oraz wyszukiwać klauzule czy załączniki dzięki pełnej treści i OCR. Zakres i wydajność warto sprawdzić na reprezentatywnym zbiorze danych.
Folderit oferuje integrację z Microsoft 365 i DocuSign oraz funkcje importu dokumentów przez e-mail. Zakres połączeń z Google Workspace lub Outlook należy dobrać do konkretnego procesu. API oraz odpowiednie integracje Make mogą wspierać połączenia z systemem kancelaryjnym, rozliczeniami lub eDiscovery; mapowanie danych, koszty i obsługę poszczególnych operacji trzeba ustalić oraz przetestować.