Kas yra „DocuWare“?

„DocuWare“ — elektroninių dokumentų valdymo sistema (DVS) ir darbo eigų automatizavimo platforma verslo informacijai skaitmeninti bei tvarkyti. Ji naudojama finansų, personalo, pardavimo ir kitose srityse, siūlo integracijas ir centrinę dokumentų priėmimo, saugojimo, indeksavimo bei paieškos aplinką. Skaitmeninės darbo eigos gali automatizuoti tokius procesus kaip sąskaitų tvirtinimas ar darbuotojų įdarbinimas.

Siūlomi debesijos SaaS ir vietinio diegimo variantai padeda pereiti nuo popierinių dokumentų prie skaitmeninės aplinkos. Prieigos, vientisumo ir atitikties priemonės priklauso nuo pasirinkto diegimo, modulių bei konfigūracijos. 

Pagrindiniai „DocuWare“ komponentai

Platformoje derinami keli dokumentų valdymo moduliai; jų prieinamumą patikrinkite pagal pasiūlymą:

• Dokumentų spintos: Centrinės skaitmeninės saugyklos, kur dokumentai indeksuojami, organizuojami ir apsaugomi.
• Darbo eigų valdiklis: Grafinis redaktorius darbo eigoms kurti iš schemos elementų. Sudėtingiems procesams vis tiek gali reikėti projektavimo, konfigūravimo ar integravimo darbų.
• Išmanusis indeksavimas: DI paslauga dokumentams klasifikuoti ir duomenims išgauti į indeksavimo laukus pagal jos palaikymo apimtį.
• Elektroninės formos: Internetinės formos informacijai rinkti ir skaitmeniniams procesams pradėti be popierinio dokumento.
• Mobilioji programa: Leidžia nuotoliu pasiekti užduotis, peržiūrėti ir tvirtinti dokumentus pagal naudotojo teises bei palaikomas funkcijas.

Kaip veikia „DocuWare“?

Architektūrą galima suprasti per keturias sritis: dokumentų surinkimą, saugojimą, valdymą ir automatizavimą. Tiksli sistema parengiama pagal organizacijos procesus.

• Dokumentų gyvavimo ciklo valdymas: Nuo priėmimo, bendrinimo, peržiūros ir tvirtinimo iki archyvavimo bei galutinio sutvarkymo. El. paštu, popieriumi ar formomis gaunami dokumentai centralizuojami, indeksuojami ir pagal nustatymus pateikiami naudotojams.
• Išmanusis dokumentų apdorojimas (IDP): DI ir automatizavimas gali papildyti dokumentų surinkimą, duomenų išgavimą bei klasifikavimą. Sudėtingo, rankraštinio ar prastos kokybės turinio atpažinimas priklauso nuo įrankio, kalbos ir vaizdo; reikia patikrinti atskiro IDP pasiūlymo funkcijas bei licencijavimą.
• Užduotys ir pranešimai: Automatiškai atnaujinami sąrašai, pavyzdžiui, naujoms sutartims peržiūrėti ar personalo dokumentams tvirtinti, padeda matyti užduotis. Dokumentai įtraukiami pagal kriterijus, o el. pašto pranešimai gali informuoti apie veiksmų poreikį. Tai mažina praleidimo riziką, bet negarantuoja kiekvienos užduoties atlikimo.

Kokios pagrindinės „DocuWare“ galimybės?

Priemonių rinkinys skirtas visam dokumento gyvavimo ciklui valdyti. Įdiegus ir suderinus su verslo procesais, jis gali padėti veiksmingiau tvarkyti dokumentų eigą.

Pagrindinės galimybės apima:

• Išmanusis indeksavimas: DI ir OCR įrankiai atpažįsta palaikomą dokumentų tekstą bei gali išgauti tiekėjo, datos ar sumos reikšmes į struktūrinius laukus. Tikslumas ir funkcijų apimtis priklauso nuo modulių bei nustatymų.
• Automatinis apdorojimas: Pagal palaikomus nustatymus galima skaidyti skenuotus rinkinius ir nukreipti failus į tinkamas skaitmenines dėtuves, mažinant rankinio įvedimo bei rūšiavimo darbą.

• Užduočių valdymas: Kai dokumentui, pavyzdžiui, sąskaitai, reikia dėmesio, nustatyta darbo eiga gali paskirti užduotį atsakingam naudotojui.
• Paleidikliai ir taisyklės: Eigos paleidžiamos pagal įvykius, pavyzdžiui, dokumento išsaugojimą ar būsenos pakeitimą. Sąskaitai viršijus nustatytą sumą, procesas gali nukreipti ją vyresniam vadovui.

• ERP ir CRM integracijos: Galimos jungtys su SAP, „Microsoft Dynamics“, „Salesforce“, „QuickBooks“ ir kitomis sistemomis; konkrečią jungtį, parengimą bei kainą patvirtinkite atskirai.
• El. pašto integracijos: Palaikomos priemonės gali išsaugoti laiškus ir priedus iš „Microsoft Outlook“ ar „Gmail“ į archyvą. Tikslų funkcijų palaikymą patikrinkite pasirinktai aplinkai.
• Įranga: Skenuoti dokumentai priimami naudojant suderinamus skaitytuvus ar daugiafunkcius spausdintuvus. Konkretaus įrenginio ryšį reikia išbandyti.

• Viso teksto paieška: Paieška indeksuotame ir palaikomo formato dokumento turinyje.
• Indeksavimo laukai: Filtravimas pagal metaduomenis, pavyzdžiui, datą, kliento numerį arba dokumento tipą.
• Aplankų rodiniai: Naršymas per struktūrą, kuri gali būti grindžiama indeksavimo duomenimis.

Kokios „DocuWare“ saugumo priemonės?

Platforma siūlo verslo duomenų apsaugos ir atitikties procesų priemones, kurias reikia įvertinti konkrečiam diegimui.

• Šifravimas: Prieinamas saugomų dokumentų AES šifravimas ir HTTPS/TLS ryšiai. Tikslų algoritmą, raktų valdymą ir apsaugos apimtį patvirtinkite pasirinkto debesijos ar vietinio sprendimo dokumentuose.
• Prieigos teisės: Administratoriai nustato, kas gali skaityti, redaguoti, eksportuoti ar šalinti dokumentus pagal naudotojus, vaidmenis ir grupes.
• Audito istorija: Registruojami sistemos palaikomi veiksmai, kad būtų galima tikrinti prieigą bei pakeitimus. Žurnalų aprėptį ir saugojimo laiką reikia nustatyti pagal vertinimo poreikius.
• Saugojimo taisyklės: Organizacija gali nustatyti laikotarpius ir galutinį sutvarkymą. Pavyzdžiui, septyneri metai kai kuriems mokesčių įrašams gali būti tinkamas konkrečios jurisdikcijos terminas, bet nėra universali taisyklė. Tai padeda įgyvendinti BDAR, HIPAA ar kitus taikomus reikalavimus; SOC 2 vertina kontrolės priemones, o ne nustato vienodą visų įrašų terminą.

Kokie „DocuWare“ diegimo modeliai?

Skirtingi modeliai parenkami pagal organizacijos IT strategiją.

• DocuWare Cloud: SaaS paslauga, teikiama „Microsoft Azure“ infrastruktūroje, leidžianti naudotis debesijos plėtra ir tiekėjo prižiūrimais serveriais bei atnaujinimais. Parengimo, vietos ir atsakomybės sąlygas reikia patvirtinti pasiūlyme.
• Vietinis diegimas: Organizacija gali diegti sistemą savo serveriuose ir valdyti infrastruktūrą. Atsarginės kopijos, serverių priežiūra bei prieinami moduliai priklauso nuo sutarties ir konfigūracijos; nereikėtų manyti, kad abu modeliai visais atžvilgiais identiški.

Dažniausi „DocuWare“ naudojimo atvejai

Platforma naudojama įvairiose veiklos srityse. Sutvarkyti procesai gali didinti efektyvumą ir palengvinti darbuotojų darbą, jei tinkamai parengiami.

• Mokėtinų sąskaitų apskaita: Sąskaitų apdorojimas, derinimas su užsakymo bei gavimo duomenimis ir tvirtinimo nukreipimas pagal sukonfigūruotas integracijas. Tai gali mažinti rankinį darbą ir klaidas.
• Personalo valdymas: Darbuotojų įrašų saugojimas, įdarbinimo sąrašų procesai ir jautrių dokumentų prieigos kontrolė.
• Pardavimai ir sutarčių valdymas: Centrinis sutarčių saugojimas, priminimai apie pratęsimą ir pakeitimų bei tvirtinimo stebėjimas pagal pasirinktą procesą.
• Atitiktis ir įrašų saugojimas: Pagal metaduomenis bei taisykles galima taikyti saugojimo priemones ir, kai palaikoma, dokumentų naikinimo sustabdymą . Išsaugojimo apribojimas nėra tas pats, kas įprastas saugojimo terminas. Konfigūracija nustato laikymą, galutinio sutvarkymo momentą ir reikiamus pranešimus prieš veiksmą.

Kam skirta „DocuWare“?

Tai plečiama dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali būti naudojama nuo mažų ir vidutinių organizacijų iki didelių įmonių. Tinkamumą lemia konkrečios veiklos poreikiai, moduliai, integracijos ir biudžetas.

• Sveikatos priežiūra: Padeda tvarkyti pacientų bei veiklos dokumentus ir valdyti prieigą. HIPAA ar kitai atitikčiai reikia tinkamo naudojimo, rizikos vertinimo ir sutartinių sąlygų — vien sistema jos negarantuoja.
• Finansai: Padeda apdoroti sąskaitas, ruoštis auditui ir taikyti jautrios finansinės informacijos apsaugos priemones pagal organizacijos reikalavimus.
• Švietimas: Naudojama studentų dokumentams, administraciniams procesams ir informacijos mainams tarp įgaliotų dalyvių valdyti.
• Gamyba: Padeda tvarkyti užsakymus, atsargų įrašus ir atitikties dokumentus, kai procesai bei integracijos suderinti su gamintojo veikla.