Folderit dokumendihalduse juhend
Kuidas dokumenti üles laadida?
Failide üleslaadimine käib väga mugavalt.
Vajutades sinisele nupule “Lae üles” avaneb ootuspäraselt failide sirvija, mis võimaldab arvutist sobivad failid leida ja üles laadida. Aga samuti toimib hallile katkendjoonega märgitud ruudukesele klõpsamine ning eriti lihtne on failid lihtsalt mõnest arvuti kaustast või töölaualt Folderit aknasse lohistada — ka see aktiveerib kohe faili üleslaadimise ning rohkem kuhugi klõpsata polegi vaja! Toimib ka mitme faili korraga üleslaadimine. Kui üksikfail on üles laaditud, ilmub metaandmeväljade vaade. Pane tähele, et dokumendifail on tegelikult juba üles laaditud ning isegi kui nüüd brauseri sulged või süsteemis mõnele teisele lehele lähed, jääb fail kenasti alles. Kui sa metainfot lisada ei soovi või tahad seda teha hiljem, siis võidki tühjade väljadega Salestada, vahele jätta või lihtsalt lehelt lahkuda. Kui laadid korraga üles mitu faili, siis metaandmete lisamise vaadet ei avane (sest pole teada, millise failiga alustada sooviksid), küll aga näed jooksvat üleslaadimise progressi kogu laaditavate failide nimekirja kõrval.
Dokumendi varustamine metaandmetega
Metaandmeväljade vaadet näed kohe kui oled uue faili üles laadinud, aga vastava dokumendi metainfot saad muuta ka dokumendile süsteemis klõpsates ja valides tööriistaribalt: “Muuda” funktsiooni.
Vaikimisi on failinimi ka dokumendi pealkirjaks, aga nagu juba antud näitest näha, ei ole digidokumentide nimetused sageli kuigi kirjeldavad ning mõistlik on need selgemalt pealkirjastada. Väli “Nimi” ongi selle jaoks, seejuures originaalfailinimi jääb alles ja kui dokument alla laadida, on sel endine nimi. Originaalfailinime näeb suurema pealkirja all väiksema ja hallina.
Sildid (inglise k “tags”) võimaldavad märkida dokumendile teemasid, mida see puudutab ning hõlbustavad hilisemat dokumentide leidmist. Eralda sildid komadega.
Allkirjastajate väljale märgi dokumendi allkirjastanud isikute nimed. Eralda komadega.
Kaust on dokumendi asukoht dokumendihaldussüsteemis. Klõpsa väljale ja näed oma kaustastruktuuri, et vajadusel dokument ümber paigutada.
Kuupäev on dokumendi loomiskuupäev. Kehtivusaeg dokumendi kehtivuse lõppemise tähtaeg.
Märkmed on vaba teksti väli, mis iganes märkmete ja tekstide kirjutamiseks, mis aitavad näiteks dokumendi konteksti meenutada.
Minu soovitud metaandmevälja ei ole! Mida teha?
Viimane väljade plokk võimaldab luua oma metaandmevälju! Kui soovid näiteks lisada välja, mille nimeks on “Dokumendi number”, lisa see sõnastus “Kohaldatud välja nime” väljale, samas kui dokumendi number ise lisa “Sisu” väljale. Kui nüüd klõpsad nupule “Salvesta”, ilmub vastav väli ja selle sisu kenasti konkreetse dokumendi metaandmete hulka võrdselt teistega. Kui soovid teine kord sama välja nime kasutada, leiad selle juba “Kohaldatud nimed” rippmenüüst!
Kuidas lisada dokumentist uut versiooni?
Kui mistahes dokumendist luuakse uus versioon, eelmine soovitakse aga säilitada, tasub see üles laadida dokumendi uue versioonina, mitte lihtsalt uue failina kausta. Esiteks on sama faili versioonidel seega ühtsed metaandmed, mis väldib topeltsisestamist. Teiseks muutub hõlpsamaks kokkukuuluvate versioonide leidmine ning väheneb kaustades olevate failide hulk. Dokumendi uue versiooni lisamiseks klõpsa sobiva faili nimele ning avanevas vaates nupule “Lae üles uus versioon”.
Uus versioon muutub kohe aktiivseks — uus failinimi kajastub pealkirja all hallina, lisaks tekib metaandmete alla versioonide haldamise plokk:
Klõpsates ringnoole ikoonile muudetakse aktiivseks konkreetne eelmine failiversioon, samas kui varem aktiivne versioon liigub omakorda sinna plokki. Vanad versioonid on ka ükshaaval allalaaditavad ning kustutatavad vastavate ikoonide abil.
Dokumentide jagamine
Saad oma dokumente jagada igal tasandil — kogu rolli (alamkontot), teemat, kausta ja üksikfaili.
Rolli jagamine
Rolli jagamiseks klõpsa päises oma aktiivse rolli nimele ning avanevast rippmenüüst vali “Halda rolle”. Vaikimis on sul vaid üks roll, nimega “Isiklik”, aga saad neid alati juurde luua ning nimesid muuta sama menüü kaudu. Kui klõpsad “Halda rolle” nupul, näed analoogset vaadet, kus on kõik sinu Rollid tabelina esitatud:
Kui sa veel uusi rolle lisanud ei ole, on seal kirjas vaid “Isiklik”. Rolli järel on ikoonid, millest esimene tähistabki süsteemis läbivalt jagamisfunktsiooni. Kui see on hall, ei ole ükski jagamine aktiivne. Kui ikoon on sinine, on vastavat rolli (või ka kausta/faili) jagatud vähemalt ühe kasutajaga. Klõpsa ikoonile, et kasutajate ligipääse hallata. Avaneb aknake.
Kirjuta adressaadireale selle inimese e-maili aadress, kellele soovid oma Rolli jagada ning vali kõrvalt tema ligipääsuõigus. “Vaataja” annab õiguse kõiki Rolli all olevaid teemasid, kaustu ja faile näha ning alla laadida. “Muutja” õigus lubab vastaval kasutajal muuta ka failide metainfot ja faile kustutada. Neid õiguseid saad ka hiljem muuta, jagamise aknakest uuesti avades ja vastava kasutaja kõrval olevaid õiguseid muutes. Prügikastiikoonile klõpsates eemaldatakse kasutajalt ligipääsuõigused üldse.
Kui oled aadressi lisanud, vajuta “Jaga”. E-maili adressaat saab nüüd kutse roll vastu võtta. Kui ta on juba oma Folderit kasutajana sisse loginud, saab ta rolliga lihtsalt nõustuda ja see ilmubki kohe tema rollide hulka, mis on päisemenüüst vahetatavad. Kui ta veel kasutaja ei ole, tuleb tal (näiteks tasuta paketiga) kasutaja teha, uuesti meililingile klõpsata ja Rolli pakkumine vastu võtta. Pea silmas, et konto, millega ta sisse logib, peab olema registreeritud sama e-maili aadressiga, millele sina Rolli õigused jagasid (või vastupidi)!
Teema jagamine
Kui liigud hiirega üle Teemade, näed, et iga aktiivseks muutuva teema kõrvale tekib hammasratta ikoon. Sealt pääsed ligi nii teema nime muutmisele, teema kustutamisele kui ka jagamisele. Klõpsa “Jaga” ja avaneb jagamisinfo aknake, kust saad määrata, kellele ja mis õigustega antud teema jagad.
Kui oled aadressi lisanud, vajuta “Jaga”. E-maili adressaat saab nüüd kutse, et Teema vastu võtta. Kui ta on juba oma Folderit kasutajana sisse loginud, saab ta Teema enda dokumendihaldusesse “Sissetulevasse” kausta salvestada ning sellele alati ligi. Või selles sisalduvad kaustad/failid ZIPina alla laadida. Kui ta veel kasutaja ei ole, saab ta failid registreerumata ZIPina alla laadida või tuleb tal (näiteks tasuta paketiga) kasutaja teha, uuesti meililingile klõpsata ja Teema oma süsteemi salvestada. Pea silmas, et konto, millega ta sisse logib, peab olema registreeritud sama e-maili aadressiga, millele sina Teema õigused jagasid (või vastupidi)!
Kausta jagamine
Üldvaates on iga kausta real ka ikoonid, esimene neist ongi jagamise ikoon. Klõpsa, ja avaneb jagamisinfo aknake, kust saad määrata, kellele ja mis õigustega antud kausta jagad.
Kui oled aadressi lisanud, vajuta “Jaga”. E-maili adressaat saab nüüd kutse, et kaust vastu võtta. Kui ta on juba oma Folderit kasutajana sisse loginud, saab ta kausta enda dokumendihaldusesse “Sissetulevasse” kausta salvestada ning sellele alati ligi. Või selles sisalduvad kaustad/failid ZIPina alla laadida. Kui ta veel kasutaja ei ole, saab ta kausta registreerumata ZIPina alla laadida või tuleb tal (näiteks tasuta paketiga) kasutaja teha, uuesti meililingile klõpsata ja kaust oma süsteemi salvestada. Pea silmas, et konto, millega ta sisse logib, peab olema registreeritud sama e-maili aadressiga, millele sina Kausta õigused jagasid (või vastupidi)!
Dokumendi jagamine
Üldvaates on iga faili real ka ikoonid, esimene neist ongi jagamise ikoon. Klõpsa, ja avaneb jagamisinfo aknake, kust saad määrata, kellele ja mis õigustega antud dokumenti jagad. Samuti saad dokumenti jagada, olles konkreetsele dokumendile klõpsates sattunud dokumendivaatesse.
Kui oled jagamisaknakeses aadressi lisanud, vajuta “Jaga”. E-maili adressaat saab nüüd kutse, et dokument vastu võtta. Kui ta on juba oma Folderit kasutajana sisse loginud, saab ta dokumendi kohe enda dokumendihaldusesse “Sissetulevasse” kausta salvestada ning sellele alati ligi. Kui ta veel kasutaja ei ole, saab ta dokumendi registreerumata alla laadida või tuleb tal (näiteks tasuta paketiga) kasutaja teha, uuesti meililingile klõpsata ja dokument oma süsteemi salvestada. Pea silmas, et konto, millega ta sisse logib, peab olema registreeritud sama e-maili aadressiga, millele sina Kausta õigused jagasid (või vastupidi)!
Meenustuste seadistamine
Kui soovid, saad dokumentidele, näiteks lepingutele vms lisada meenutuse. See tähendab, et sinu poolt määratud ajal saadetakse sinu poolt soovitud meiliaadressile teade, mille ise koostad. Meenutuse lisamiseks vajuta soovitud dokumendile Folderit dokumendihalduses ning avatakse dokumendi infovaade. Sealt saad valida meenutuse lisamise nii päises asuvalt tööriistaribalt kui ka paremal asuvast kastikesest, “Lisa meenutus” nupu alt. Samasse kastikesse kuvatakse ka lisatud meeldetuletuste ajad, kui mõni meenutus on juba seadistatud.
Nipp! Võid lisada ühele dokumendile ka mitu meenutust, erinevate e-maili adressaatide, kuupäevade ja sõnumitega!
Kinnitusringi loomine
Süsteemisisese kinnitus- ehk kooskõlastusringi algatamiseks mine konkreetse dokumendi detailvaatesse (klõpsa nimekirjavaates dokumendi nimele), kus näed kogu dokumendi infot — metaandmeid, versioone, jagamisi, meeldetuletusi… ja kinnitusringi algatamise nuppu. See asub paremas veerus uue failiversiooni loomise nupu all.
Sinna klõpsates avaneb aknake, kus saad lisada kooskõlastusringi resolutsiooni, määrata, kas tegemist on paralleelse või järjestikuse kinnitamisega ning lisada kooskõlastajate e-maili aadressid, et neile kutsed saadetaks. Oluline on, et kõigil kooskõlastajatel oleks loodud Folderiti süsteemis kasutaja, seejuures võib kinnitajal tegemist olla tasuta paketiga.
Paralleelse kinnitusringi puhul saadetakse kutsed korraga välja kõigile kutsututele ning nad saavad oma nõustumist/mittenõustumist väljendada suvalises järjekorras, nii nagu nad parasjagu jõuavad. Järjestikuse kinnitusringi puhul saadetakse kutse esmalt esimesele adressaadile, kui see on oma vastuse andnud, alles siis saadab süsteem kutse järgmisele jne.
Dokumendi kinnitamisel saab kinnitaja valida, kas nõustub või ei nõustu kooskõlastusringi resolutsiooniga ning saab lisada ka oma kommentaari/põhjenduse, miks ta nii otsustas.
Kinnitusringi algataja näeb reaalajas progressi, kes ja kuidas on reageerinud ning kelle käes kinnitamise järjekord on. Loe kinnitusringi kohta koos näidistega rohkem siit.