Organisatsioonid vajavad oma igapäevaseks toimimiseks informatsiooni ning kogu seda vajalikku teavet arhiveeritakse üldjuhul dokumentidena. Seega on andmete arhiveerimine oluline osa iga organisatsiooni tegevusest, olenemata organisatsiooni tüübist (aktsiaselts, mittetulundusühing, klubi, selts, ühistu jne).
Iga organisatsiooni jaoks on failide arhiveerimine hädavajalik ning seda läbi kogu tema tegevusperioodi. See kuidas erinevad organisatsioonid oma tegevuseks vajalikke dokumente arhiveerivad, sõltub organisatsioonide eesmärkidest ja vajadustest. Ühes organisatsioonis on enamasti palju dokumente. Mida suurem on ettevõte, seda rohkem on ka dokumente, milleks võib olla nii leping, e-kiri, mõni avaldus paberil, foto, heli- või videosalvestis, arve jne. Kogu seda suurt hulka informatsiooni on vaja kuidagiviisi turvaliselt säilitada ja hiljem lihtsasti leitavaks teha. Dokumentide digitaalne ehk elektrooniline arhiveerimine on parim viis selle teostamiseks.
Miks on dokumentide digitaalne arhiveerimine parim lahendus?
Igal dokumendil on oma elutsükkel, mis väljendub dokumendi loomises, kasutamises, säilitamises ja hävitamises. Elektrooniline arhiveerimine on tänapäeval parim võimalus dokumentide säilitamiseks. Kuna paljusid dokumente tuleb säilitada mitmeid aastaid, peaks säilitamise vorm ja hoikoht olema võimalikult turvaline ja odav. Failide säilitamine näiteks kõvakettal või tööarvutis pole piisavalt ohutu, kuna riskid nende kaotamisega kõvakettarikke, tulekahju, uputuse või varguse läbi.
Iga asutus toodab ja haldab dokumente, mida tuleb kuidagimoodi arhiveerida ja säilitada. Aastatega on tehnoloogia failide arhiveerimiseks palju arenenud. Tänapäeval on võetud kasutusele mitmeid paberivabu süsteeme andmete säilitamiseks ning kõikvõimalikku infot arhiveeritakse just eelkõige digitaalselt. Vaadates enda poolt loodud dokumentide hulka, saab iga ettevõte otsustada, kas ja millal minna üle elektroonilisele arhiveerimissüsteemile. Selleks, et failid oleks alati kättesaadavad ja arhiveeritud ohutus kohas, kasutavad paljud ettevõtted ja ka eraisikud failide arhiveerimiseks digitaalseid arhiveerimiskeskkondi nagu Folderit.
Organisatsiooni toimimiseks peab organisatsioon olema suuteline kindlustama dokumentide säilimise, garanteerima nende kättesaadavuse ning hävitama mittevajalikud dokumendid nõuetekohaselt. Folderit aitab organisatsioonidel kõigi nende ülesannetega toime tulla. Mõnesid dokumente, nagu näiteks töötajate isikutoimikuid, tuleb seadusest lähtuvalt säilitada lausa 50 aastat, aga personalialast aruandlust vaid 5 aastat. Lisaks riiklikule seadusandlusele arhiveerimise osas, on muidugi igas organisatsioonis ka oma standardid ja protseduurireeglid. Korporatiivsed dokumendid peavad olema lihtsasti kättesaadavad ja kasutajatele kergesti leitavad.
Dokumentide otsimise lihtsustamiseks Folderiti arhiveerimiskeskkonnas saab dokumente liigitada, märksõnadega varustada ja muudki. See mitte ainult ei lihtsusta otsingut, vaid aitab organisatsioonil käsitleda failigruppe tervikutena. Folderiti abil saab igale dokumendile eraldi määratleda metaandmed, meenutused, kellele on lubatud juurdepääs jms.
Üleminek dokumentide digitaalsele arhiveerimisele
Arhiveerimise keskkonnad ja tarkvara arenevad pidevalt. Dokumentide säilitamisel tuleb arvestada erinevate formaatide, suure andmemahu ja failide turvalisuse tagamisega. Samas peavad dokumendid olema lihtsasti kättesaadavad autoriseeritud isikutele, kes neid oma töös kasutavad. Kas jooksvalt või ühekordselt.
Paber on siiani olnud väga oluline meedium dokumentide säilitamiseks, mida kasutatakse väga palju ka tänapäeval. Isegi kui dokument luuakse elektrooniliselt, siis hilisemaks jagamiseks ja säilitamiseks trükitakse see tihti paberile, kuna paberit on vahel kohtumistel kergem esitleda, allkirjastada jne. Paberi eeliseks on see, et dokumendi vaatamiseks pole vaja ühtegi seadet ega tarkvara. Paberdokumentidel on aga mitmeid puuduseid. Näiteks see, et paberdokumendid on kergesti kuluvad ja hävinevad. Kui dokument on saadaval ainult paberformaadis, ei ole seda pärast hävinemist võimalik taastada.
Üleminek dokumentide digitaalsele arhiveerimisele võib olla keeruline, sest paberdokumentide arv, mis vajavad digitaliseerimist, on väga suur. Õnneks pakub Folderit eraldi ka dokumentide digitaliseerimise teenust. Teenuse käigus digitaliseeritakse kõik paberile kirjutatud, trükitud, joonistatud või muul sarnasel viisil kujutatud andmed ning säilitatakse neid 256-bitise krüpteeringuga üliturvalises serveripargis. Selline säilitusviis on kõige ohutum ning tagab selle, et failid jääks kõrvalistele isikutele kättesaamatuks.
Dokumentide elektrooniline arhiveerimine Folderitiga
Failide arhiveerimine Folderiti keskkonnas tagab nende säilimise läbi aja. Folderiti dokumendihaldussüsteem on parim lahendus oluliste failide säilitamiseks, kuna kõiki digidokumente hoitakse turvalises serveripilves ja kõik need on kolmekordselt varundatud. Lisaks on dokumentide otsimine imelihtne. Dokumente saab vastavalt vajadusele liigitada ning hiljem on võimalik kõigist salvestatud dokumentidest otsida teavet, sealhulgas ka märksõnu dokumentide sees olevast tekstist. Lisaks saad lisada failidele metainfo, mis muudad nende hilisema leidmise ja seostamise lihtsamaks.
Raamatupidamise dokumentide arhiveerimine
Raamatupidamisosakond on organisatsioonis harilikult kõige enam dokumente tootev ja säilitav üksus. Ilmselgelt on tegemist juriidiliste dokumentide kõrval organisatsiooni jaoks kõige olulisemate dokumentidega. Nii on raamatupidamisdokumentide arhiveerimine muidugi äärmiselt oluline — need peavad olema turvaliselt hoitud, kiirelt leitavad ja vajalikele inimestele mugavalt kättesaadavaks tehtud, samal ajal kui kõrvalised isikud neid kindlasti näha ei tohi. Arvete arhiveerimine ning muude raamatupidamisdokumentide digitaalne elektrooniline arhiveerimine on lihtne, mugav ja turvaline kui kasutad Folderiti.
Lepingute arhiveerimine
Lepingute arhiveerimine on muidugi ülioluline. Nende terviklikkuse tagamine, turvaline säilitamine ja kiire leitavus mängivad äris rolli, mida on võimatu üle hinnata. Töölepingute arhiveerimine, koostöölepingute arhiveerimine — selle eest hoolitseb Folderit.
Andmete arhiveerimine Folderiti dokumendihaldussüsteemis hoiab ära ebameeldivaid olukordi nagu dokumentide hävimine või ligipääsu puudumine dokumentidele. Failid on kättesaadavad ka siis, kui tööarvuti läheb katki ning vajadusel saavad ka kolleegid neid vaadata ja muuta. “Vaataja” õigused võimaldavad dokumendi andmeid, sh versioone vaadata ja seda alla laadida. “Muutja” õigustega saavad nad metaandmeid ka ise muuta ning lubatud kaustadesse faile ja kaustu lisama hakata.
Ligipääsu saanud kaastöötajate arv oleneb sellest, millist paketti kasutad. Kõige soodsam pakett lubab ligipääsu anda kuni 5-le kaastöötajale, kuid kasutades näiteks Plaatina paketti saad anda ligipääsu piiramatule arvule kolleegidele.
Folderit arhiveerimiskeskkonna eelised:
- Failide säilimine on kindlustatud. Füüsilise dokumendi säilimises ei saa kunagi olla 100% kindel. Sama kehtib ka kõvakettale või muule seadmele salvestatud info koha. Mälupulgad, kõvakettad ja muu selline pole parim variant oluliste failide talletamiseks, kuna need seadmed võivad ära kaduda, hävida tulekahjus, langeda varguse ohvriks, jne.
- Failid on alati kättesaadavad. Elektrooniliselt arhiveeritud dokumendid on alati olemas ja mugavalt parooli abil kättesaadavad ükskõik millisest internetiühendusega seadmest. Folderit DHS võimaldab sul oma digidokumentidele ligi pääseda ka nutitelefonist või tahvelarvutist ükskõik kus sa parasjagu ka ei oleks.
- Õige dokumendi leidmine on kiire ja lihtne.
- Dokumente on kergem jagada. Folderiti abil saad anda kaastöötajatele ligipääsu oma kaustadele, et nad saaks teha muudatusi, lisada või vaadata neile vajalikku infot.
- Loodussõbralikkus. Arvestades tänapäevast tehnoloogiat ning selle võimalusi, on kogu info talletamine paberil väga ebapraktiline. Esiteks võtavad kaustikud failidega väga palju ruumi ning teiseks pole lõputul hulgal paberite kogumine väga loodussõbralik lähenemine.
Folderiti kasutamiseks tuleb valida sobiv pakett ning luua kasutajakonto. Kui sa pole esialgu kindel, millist paketti valida, siis ära muretse — esimesed 30 päeva saad teenust proovida tasuta ning seejärel vastavalt vajadusele tellimust muuta. Proovi Folderiti juba täna ning näed, kuidas elektrooniline arhiveerimine muudab sinu ettevõtte dokumentide säilitamise lihtsaks ja turvaliseks.
