Una política de conservación documental define qué registros conserva su organización, por qué, durante cuánto tiempo siguen siendo necesarios y quién autoriza su eliminación. La política establece las reglas; el calendario de conservación las aplica a cada categoría de registros.
La plantilla siguiente es una estructura inicial que debe adaptar con los responsables de documentación, asuntos jurídicos, privacidad y negocio. No prescribe un plazo universal. Para configurar el software una vez aprobada la política, consulte cómo aplicar la conservación en un gestor documental.
Plantilla de política de conservación documental
Finalidad y alcance
Defina las entidades, ubicaciones, categorías de registros y sistemas incluidos. Contemple el papel, el correo electrónico, las carpetas compartidas, las aplicaciones en la nube, las exportaciones y las copias relevantes en dispositivos. Identifique la copia de referencia cuando el mismo registro exista en varias ubicaciones.
Responsables y funciones
Identifique al responsable de la política, a quien la aprueba y al propietario de cada categoría de registros. Especifique quién mantiene el calendario, configura los ajustes técnicos, revisa las excepciones y autoriza la eliminación. Añada un contacto para consultas y posibles errores.
Calendario de conservación
Complete una entrada para cada categoría. Los ejemplos indican qué cuestiones debe resolver; no establecen plazos legales de conservación.
| Categoría de registros | Evento de inicio que debe definirse | Fundamento que debe verificarse | Responsable y acción final |
|---|---|---|---|
| Registros financieros y fiscales | La declaración, el informe o la operación correspondiente. | Normas fiscales y contables aplicables en la jurisdicción. | Finanzas; revisión o eliminación aprobada. |
| Contratos | Vencimiento, resolución u otro evento definido. | Requisitos contractuales, de prescripción y del sector. | Asesoría jurídica o responsable del contrato; revisión antes de eliminar. |
| Expedientes laborales | El evento del registro concreto, como la finalización de la relación laboral. | Requisitos laborales, de nóminas y de privacidad. | Recursos humanos; revisión y eliminación con acceso restringido. |
| Políticas y aprobaciones | Sustitución, retirada o finalización del proceso correspondiente. | Necesidades de evidencia de la organización y normas sectoriales aplicables. | Responsable de la política; archivo controlado o eliminación. |
En cada entrada, registre el plazo, la definición del evento de inicio, la jurisdicción, la fuente y la fecha de comprobación, la justificación empresarial, la ubicación en el sistema, las excepciones, quién lo aprueba y la fecha de revisión. Distinga el plazo mínimo legal de una decisión justificada de conservar durante más tiempo.
Preservación y excepciones
Defina cómo se emite, registra, aplica y levanta una instrucción de preservación. Debe identificar los registros y sus custodios en todos los sistemas afectados. Indique cómo se suspende la eliminación habitual, quién puede aprobar una excepción y cómo se revisan los casos pendientes.
Eliminación y evidencias
Describa el proceso de aprobación y eliminación segura para cada soporte. Defina qué evidencia se conservará después y cómo se tratarán duplicados, exportaciones y copias de seguridad. Especifique cómo se comunica una eliminación incorrecta y cómo se controla su restauración.
Formación y mantenimiento
Ponga la política a disposición del personal y de los colaboradores que manejan registros. Establezca un intervalo de revisión y revise también tras cambios legales, contractuales, organizativos o de sistemas que resulten relevantes. Conserve la aprobación y el historial de versiones de la política.
Determine los plazos a partir de las normas aplicables
El RGPD, HIPAA y las normas fiscales no constituyen calendarios de conservación intercambiables. Determine si cada regla se aplica a la organización y al registro concreto. Pida al responsable jurídico o documental que resuelva los conflictos antes de configurar una eliminación automática.
La orientación de la Comisión Europea sobre el RGPD explica que la conservación de datos personales debe responder a su finalidad y a las obligaciones legales, con límites de revisión o supresión. «Conservar todo para siempre» no es una solución general.
Como ejemplo de esa variación, la guía del IRS sobre conservación de registros distingue varios supuestos fiscales de Estados Unidos. Un plazo de siete años citado en esa guía no se aplica automáticamente a todos los documentos empresariales ni a todos los países.
Lista de comprobación de 14 puntos
- Alcance: se identifican las entidades, ubicaciones y formatos relevantes.
- Inventario: el equipo sabe dónde están los registros de referencia y sus copias.
- Responsables: cada categoría tiene un propietario que responde de ella.
- Jurisdicción: cada entrada del calendario identifica su contexto jurídico.
- Fuentes: las obligaciones tienen una fuente y una fecha de revisión documentadas.
- Eventos de inicio: cada plazo comienza a partir de un evento inequívoco.
- Duración: el plazo elegido cuenta con una justificación aprobada.
- Privacidad: se cuestiona la conservación innecesaria de datos personales.
- Preservación: el proceso de suspensión de eliminación y las excepciones abarcan las copias relevantes.
- Permisos: solo personas autorizadas pueden cambiar reglas o eliminar registros.
- Eliminación: se definen la aprobación, el método y la evidencia.
- Copias de seguridad y dispositivos: se contempla cuándo caducan las copias y cómo se restauran.
- Formación: los usuarios saben clasificar registros y comunicar problemas.
- Revisión: un responsable, un intervalo y los eventos de cambio mantienen la política actualizada.
Ponga en práctica la política aprobada
Folderit puede ayudar a organizar registros mediante carpetas y metadatos, controlar accesos, tramitar aprobaciones o confirmaciones de lectura de políticas y aplicar las acciones de conservación configuradas. Mantenga el calendario aprobado separado de los ajustes del software para poder relacionar cada regla con su fundamento.
Para conocer los pasos prácticos —campos de fecha inicial, herencia de carpetas y excepciones por archivo— consulte la guía de aplicación de la conservación documental. Compruebe el resultado con un conjunto pequeño antes de activar acciones automatizadas de alcance amplio.
