Unternehmen schwimmen in Dokumenten, unabhängig davon, in welcher Branche sie tätig sind. Diese Dokumente können grob in zwei Status eingeteilt werden: in Gebrauch und inaktiv. Viele dieser Dokumente sind für Unternehmen wichtig, weshalb sie für einen bestimmten Zeitraum oder auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen, insbesondere wenn sie inaktiv sind. Diese Geschäftsdokumente oder Aufzeichnungen müssen auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien und Richtlinien zur Einhaltung von Gesetzen verwaltet, weitergegeben und archiviert werden. Dieser Prozess, oder genauer gesagt die Archivierung von Dokumenten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Informations- und Dokumentenmanagementstrategie eines jeden Unternehmens.
Was ist Dokumentenarchivierung?
Die Archivierung von Dokumenten ist eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen jeder Größe. Bei diesem Prozess werden inaktive Dokumente oder „Aufzeichnungen“ langfristig aufbewahrt, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass diese Dokumente bei Bedarf leicht wiedergefunden werden können.
Um zusätzliche Klarheit zu schaffen, muss man verstehen, dass ein Dokument als Aufzeichnung gilt, sobald ein Dokumentenprozess abgeschlossen ist, oder einfacher ausgedrückt, dass das spezifische Dokument und der damit verbundene Prozess als „abgeschlossen“ betrachtet werden. Eine formellere Definition würde lauten, dass Dokumente zu Aufzeichnungen „erklärt“ werden, wenn sie Belege für Handlungen oder Entscheidungen zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort liefern.
Arten der Archivierung von Dokumenten
Bevor wir uns mit den beiden Haupttypen der Dokumentenarchivierung befassen, ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass es in den meisten Fällen keine expliziten Gesetze oder Vorschriften gibt, die die Speicherung von Dokumenten auf Papier oder in digitaler Form vorschreiben. In den meisten Fällen erfüllen beide die gleichen rechtlichen und Compliance-Anforderungen.
Es wird jedoch empfohlen, bestimmte Dokumente sicherheitshalber auch in Papierform aufzubewahren. Dazu gehören Testamente, Trusts, notarielle Verträge mit erhabenen Siegeln, Eigentumsrechte, Schuldscheine und ähnliche Dokumente. Wir empfehlen, sowohl physische als auch digitale Kopien dieser Dokumente aufzubewahren.
Physische Archivierung
Dabei handelt es sich um die herkömmliche Methode der Aufbewahrung von papierbasierten Dokumenten an sicheren physischen Orten. Diese können vor Ort sein, wie z. B. Aktenräume, Aktenschränke und Archivräume, oder sie können sich an externen Archivierungsorten befinden.
Obwohl diese Art der Archivierung in einigen Branchen immer noch weit verbreitet ist, ist sie im Vergleich zur elektronischen Archivierung und Aufbewahrung sehr arbeitsintensiv, anfällig für Verlust oder Beschädigung und einfach insgesamt ineffizient.
Digitale Archivierung
Wie der vorherige Punkt, ist auch dieser ziemlich selbsterklärend. Bei der digitalen Archivierung werden Papierdokumente gescannt und digitalisiert, um sie langfristig auf lokalen Servern, in der Cloud, auf Festplatten usw. zu speichern. Diese Methode der Dokumentenspeicherung und -verwaltung wird aufgrund ihrer vielen Vorteile immer häufiger eingesetzt. Die digitale Archivierung spart Platz, erleichtert das Auffinden von Dokumenten und bietet bessere Sicherheitsoptionen. Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme wie Folderit bieten ein noch höheres Maß an Zugänglichkeit und ermöglichen eine erhebliche Notfallwiederherstellung.
Wie Sie eine Strategie zur Dokumentenarchivierung umsetzen
Wenn Sie eine effiziente Strategie für die Archivierung von Dokumenten umsetzen möchten, müssen Sie einen klaren und systematischen Ansatz verfolgen, der sicherstellt, dass die Dokumente sicher aufbewahrt werden, zugänglich bleiben und vor allem den rechtlichen und betrieblichen Anforderungen entsprechen.
Eine gut durchdachte Strategie schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe, d.h. sie rationalisiert den Abrufprozess und sichert gleichzeitig wichtige Informationen für die langfristige Nutzung.
Schritt 1: Führen Sie eine erste Dokumentenprüfung durch
Bevor Sie mit der Archivierung beginnen, ist es wichtig, eine umfassende interne Prüfung aller vorhandenen Dokumente vorzunehmen. Diese Prüfung hilft dabei, festzustellen, welche Dokumente archiviert werden sollten, welche weggeworfen werden sollten und welche aktiv bleiben sollten.
Einige wichtige Überlegungen für diesen Schritt sind:
- Dokumententypen:
Identifizieren Sie, welche Arten von Dokumenten langfristig aufbewahrt werden müssen (z.B. Finanzunterlagen, Verträge, Compliance-Dokumente) - Zugriffshäufigkeit:
Trennung häufig genutzter Dokumente von solchen, die selten genutzt werden - Rechtliche und regulatorische Anforderungen:
Halten Sie die Vorschriften ein, indem Sie Dokumente identifizieren, die archiviert werden müssen, um bestimmte rechtliche oder regulatorische Vorgaben zu erfüllen (z.B. GDPR, HIPAA, SOX).
Schritt 2: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten
Dieser Schritt ist sehr wichtig für die Einhaltung von Gesetzen und für die Automatisierung, d.h. die Erstellung eines Zeitplans für die Aufbewahrung von Dokumenten. Ein gut definierter Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten ist für ein Unternehmen, das seine Dokumentation und Archivierung effektiv verwalten möchte, unerlässlich.
Und warum? Weil es sicherstellt, dass die Dokumente für einen angemessenen Zeitraum archiviert werden. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp und Branchenvorschriften.
Jede gute Aufbewahrungsrichtlinie sollte Folgendes beinhalten:
- Aufbewahrungsfristen:
Geben Sie an, wie lange jede Art von Dokument archiviert werden soll. Steuerunterlagen müssen beispielsweise sieben Jahre lang aufbewahrt werden, während Verträge eine unbegrenzte Aufbewahrung erfordern können. - Richtlinie zur Dokumentenvernichtung:
Legen Sie Kriterien für die sichere Löschung von Unterlagen fest, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr benötigt werden. So halten Sie die Datenschutzgesetze ein und minimieren gleichzeitig die Lagerkosten.
Schritt 3: Wählen Sie die richtige Archivierungsmethode
Der nächste Schritt besteht darin, die richtige Archivierungsmethode für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszuwählen.
Die Optionen hierfür sind:
- Digitaler Speicher vor Ort:
Das Hosting eines sicheren digitalen Archivs vor Ort für Unternehmen mit sensiblen Daten kann eine bessere Kontrolle und einen besseren Schutz der Daten bieten. - Cloud-basierte Lösungen:
Cloud-basierte Archivierung bietet Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Sie ist ideal für Unternehmen, die ihre Hardware-Investitionen minimieren und den Zugriff von mehreren Standorten aus optimieren möchten. - Hybrider Ansatz:
Einige Organisationen können von einer Kombination aus physischer und digitaler Archivierung profitieren, insbesondere beim Übergang von papierbasierten Systemen zu einem vollständig digitalen Archiv.
Schritt 4: Digitalisieren und Indizieren von physischen Dokumenten
Für Unternehmen, die von physischen auf digitale Archive umstellen, ist die Digitalisierung von Dokumenten ein entscheidender Schritt. Das Scannen von Papierdokumenten in digitale Formate wie PDF/A ermöglicht eine langfristige Speicherung und einen einfacheren Zugriff.
Wichtige Schritte für die Umstellung sind:
- Scannen und OCR:
Verwenden Sie die erweiterte optische Zeichenerkennung (OCR), um Papierdokumente in durchsuchbare digitale Dateien umzuwandeln. - Erstellung von Metadaten:
Weisen Sie Metadaten wie Dokumententyp, Erstellungsdatum, Autor und Aufbewahrungszeitraum zu, um die Durchsuchbarkeit und Klassifizierung zu verbessern. Ein gutes Dokumentenverwaltungssystem wie Folderit ermöglicht die Erstellung umfangreicher Metadaten und die Vergabe von Tags
Schritt 5: Implementierung von Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen
Datensicherheit und Zugriffskontrolle sind bei der Archivierung von Dokumenten von größter Bedeutung. Archivierte Dokumente enthalten oft sensible Informationen, und eine schlechte Zugriffsverwaltung kann auch zu Verstößen gegen die Compliance führen:
- Zugriffskontrolle:
Richten Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle ein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen, sie ändern oder abrufen können. - Verschlüsselung:
Verwenden Sie starke Verschlüsselungsmethoden wie 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, um archivierte Dateien vor unbefugtem Zugriff zu schützen. - Prüfpfade:
Pflegen Sie detaillierte Prüfpfade, um zu überwachen, wer auf bestimmte Dokumente zugegriffen oder sie verändert hat. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Audits
Schritt 6: Automatisieren Sie den Archivierungsprozess
Automatisierung ist in fast allen Szenarien Ihr bester Freund, und bei der Archivierung von Dokumenten ist das nicht anders. Die Automatisierung kann die Effizienz und Genauigkeit des Archivierungsprozesses erheblich verbessern.
Moderne automatisierte Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen:
- Geplante Archivierung:
Automatisieren Sie die Archivierung auf der Grundlage vordefinierter Regeln, wie z.B. Dateialter oder Dokumententyp, und stellen Sie so sicher, dass Dokumente archiviert werden, sobald sie die Kriterien erfüllen. - Fehlerreduzierung:
Automatisierte Systeme tragen dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren, indem sie sicherstellen, dass die Dokumente korrekt indiziert und gespeichert werden. - Zugriff in Echtzeit:
Automation sorgt für den sofortigen Abruf archivierter Dokumente von jedem Ort und jedem Gerät aus und verbessert so die betriebliche Effizienz.
Schritt 7: Prüfen und aktualisieren Sie Ihr Archiv regelmäßig
Jede effektive Archivierungsstrategie erfordert eine kontinuierliche Pflege und regelmäßige Überprüfungen. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass das Archiv gesetzeskonform und funktionsfähig bleibt:
Einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Prüfen Sie die Archivierungsrichtlinien:
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Archivierungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Aktualisieren Sie die Technologie:
Stellen Sie sicher, dass Ihr Archivierungssystem mit der Technologie mitwächst, insbesondere um Datenverluste durch veraltete Dateiformate oder veraltete Speicherlösungen zu vermeiden.
Welche Arten von Dokumenten sollten Sie digitalisieren und archivieren?
Die Dokumente, die Sie archivieren, hängen von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den gesetzlichen oder branchenspezifischen Anforderungen ab. Jedes Dokument dient einem bestimmten Zweck, sei es zur Einhaltung von Vorschriften, für interne Abläufe oder als langfristige Referenz.
Diese Dokumente umfassen in der Regel:
Juristische Dokumente:
- Verträge und Vereinbarungen
- Compliance-Aufzeichnungen
- Juristische Korrespondenz
Finanzielle Dokumente:
- Rechnungen und Quittungen
- Finanzberichte
- Steuerunterlagen und Prüfungsberichte
Dokumente der Personalabteilung (HR):
- Gehaltsabrechnungen
- Leistungsüberprüfungen
- HR-Richtlinien und -Verfahren
Korrespondenz:
- Emails, Briefe, Memos
Berichte:
- Forschung, Vorschläge, Durchführbarkeitsstudien
Unternehmensrichtlinien:
- Richtlinien, Verfahren und Handbücher
Kundenaufzeichnungen:
- Kundenbestellungen, Verträge und Feedback
Geistiges Eigentum:
- Patente, Warenzeichen, Urheberrechte
- Lizenzvereinbarungen
Bildungsaufzeichnungen:
- Abschriften, Studentenakten
- Bildungspolitische Maßnahmen
Projektdokumente:
- Projektpläne und Berichte
- Sitzungsprotokolle
Technische Daten:
- Handbücher, technische Dokumente, Zeichnungen
Umwelt- und Sicherheitsdokumente:
- Sicherheitsprozeduren und Berichte über Zwischenfälle
- Zertifizierungen
Fazit
Eine solide Strategie für die Archivierung von Dokumenten ist wichtig, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die Effizienz zu verbessern und zu erhalten und Ihre Daten langfristig zu schützen. Indem Sie bewährte Verfahren wie regelmäßige Audits anwenden, klare Aufbewahrungszeitpläne festlegen und die Vorteile der Automatisierung nutzen, können Sie ein System schaffen, das sowohl für aktuelle als auch für zukünftige Anforderungen geeignet ist.
