Kupac želi vratiti dvije stolne lampe. Vaš tim odobrava povrat obje, ali skladište prima samo jednu. Predmet ostaje otvoren, čak i ako je već bilo razgovora o knjižnom odobrenju.
Dobar obrazac zahtjeva za povrat robe odvojeno vodi tri količine: traženu, odobrenu i primljenu. Uz njih bilježi ko donosi odluku i šta slijedi nakon prijema paketa. Ova interna postavka u Folderitu namijenjena je manjim firmama u kojima povrat zajedno obrađuju korisnička služba, skladište i finansije.
Primjer je izmišljen i zasnovan na dokumentovanim funkcijama; objedinjeni postupak nije testiran na stvarnom korisničkom računu. Njime evidentirate operativne odluke prema vlastitim pravilima povrata, a ne utvrđujete zakonsko pravo kupca na povrat. Paket Tailor uključuje eForms i prilagođene zapise.
Jedan zapis za jednu stavku proizvoda
Za svaku vrstu proizvoda čije količine trebate uskladiti otvorite zaseban zapis. Pet jednakih lampi može biti u istom zapisu. Lampe i zamjenski kablovi trebaju odvojene zapise ako zahtijevaju različite odluke. U svakom zadržite referencu izvorne narudžbe.
U odjeljku Admin tools → Form templates napravite predložak Zahtjev za povrat robe. Prema uputstvu za eForms na engleskom jeziku dodajte sljedeća polja. Tabela je shema za izradu obrasca, a ne predložak koji se može uvesti.
| Polja i vrsta | Ko ih popunjava i kada |
|---|---|
| Oznaka predmeta, kupac, referenca narudžbe, šifra proizvoda — tekst (Text) | Korisnička služba pri otvaranju. Koristite oznake koje su već dogovorene u firmi. |
| Tražena količina — broj (Number); razlog — odabir (Select); obrazloženje — višeredni tekst (Textarea) | Korisnička služba prema zahtjevu kupca. Mogući razlozi: Oštećeno, Pogrešan proizvod, Više nije potrebno, Ostalo. |
| Odgovorna osoba za predmet — korisnik (User); datum sljedeće provjere — datum (Date) | Korisnička služba pri otvaranju. Odaberite stvarnog kolegu u Folderitu i dogovoreni datum provjere. |
| Odobrena količina — broj (Number); referenca odobrenja povrata — tekst (Text) | Odgovorna osoba nakon odluke o povratu. Dok zahtjev čeka razmatranje, ostavite prazno. |
| Primljena količina — broj (Number); datum prijema — datum (Date); bilješke pregleda — višeredni tekst (Textarea) | Skladište nakon fizičke provjere robe. Unesite ukupnu dosad primljenu količinu i svaku dostavu opišite u bilješkama. |
| Konačno rješenje — odabir (Select); referenca knjižnog odobrenja ili zamjene — tekst (Text); datum zatvaranja — datum (Date) | Odgovorna osoba i finansije nakon provedene radnje. Moguća rješenja: Izdato knjižno odobrenje, Poslana zamjena, Odbijeno, Drugo dogovoreno rješenje. |
| Prateći dokazi — datoteka (File); serijski broj ili oznaka serije — tekst (Text) | Priložite početne dokaze i po potrebi unesite identifikacijske oznake. Naknadne dokaze možete povezati sa zapisom. |
Obaveznim označite početna polja koja korisnička služba može popuniti. Polja za odobrenje, prijem i zatvaranje pri otvaranju ostavite neobaveznim: kolega koji evidentira zahtjev ne može znati rezultat sutrašnjeg pregleda. Ručno unesena oznaka predmeta nije pravilo automatskog numerisanja. Za čitljiv naziv zapisa koristite obrazac poput Povrat {oznaka-predmeta} — {sifra-proizvoda}, uz stvarne sistemske oznake polja.
Za robu koju pratite pojedinačno uz šifru proizvoda zabilježite i serijski broj. Objašnjenje GS1 na engleskom jeziku razlikuje GTIN koji označava osnovni proizvod od kombinacije GTIN-a i serijskog broja koja označava pojedinačni primjerak. Koristite oznake koje firma već vodi; ova postavka ne skenira niti provjerava barkodove.
Odobrenje povrata zabilježite kao odluku
Napravite interni folder Povrati kupaca i korisničkoj službi, osobi koja odlučuje i skladištu dodijelite potreban pristup. Prije dodjele prava uređivanja provjerite nivoe dozvola u uputstvu na engleskom jeziku. Polje Odgovorna osoba za predmet bilježi zaduženje; pristup podešavate zasebno.
Korisnička služba prepisuje zahtjev iz kupčeve poruke i predaje obrazac u tom folderu. Prije slanja uputa za vraćanje robe odgovorna osoba provjerava narudžbu, razlog i primjenjiva interna pravila, a zatim unosi predloženu odobrenu količinu i referencu odobrenja.
U meniju Workflow na zapisu pokrenite jednokratni tok Approval s jednom imenovanom osobom ovlaštenom za odobravanje povrata. Učinite metapodatke obrasca vidljivim. Odluku formulirajte precizno, naprimjer: „Odobrava se povrat 2 komada proizvoda LAMP-A17 iz narudžbe SO-1048.” Za svaki zahtjev u tekst odluke unesite stvarnu količinu, narudžbu i proizvod kako bi historija odluka ostala jasna i ako se polja obrasca naknadno izmijene. Uputstvo za odobravanje na engleskom jeziku opisuje postavljanje i historiju odluka.
Odgovorna osoba provjerava stvarni rezultat toka rada prije nego što pošalje poruku kupcu. Odobrenje dopušta dogovoreni povrat robe; ne potvrđuje prijem niti pokreće automatski povrat novca. Ako je zahtjev odbijen, odgovorna osoba zapisuje razlog i obavještava kupca. Ako se traži pojašnjenje, zadatak odobravanja ostaje otvoren dok se pitanje ne razjasni. Ako do datuma sljedeće provjere nema odgovora, odgovorna osoba kontaktira osobu koja odlučuje i bilježi novi datum radnje. U ovom postupku to je ručna kontrolna tačka.
Ako se nakon odluke promijeni predložena količina, sačuvajte raniju odluku i tražite novu procjenu izmijenjene količine. Navedite razlog promjene kako bi skladište znalo koje odobrenje vrijedi.
Stiže jedna lampa: razlika mora ostati vidljiva
Ovako izgleda popunjen primjer nakon prve dostave:
- Predmet: RR-1048; narudžba SO-1048; proizvod LAMP-A17.
- Traženo: 2. Odobreno: 2. Dosad primljeno: 1.
- Pregled: lampa odgovara narudžbi i ima oštećeno sjenilo; druge lampe nema u paketu.
- Sljedeća radnja: odgovorna osoba pita kupca šalje li drugu lampu zasebno i bilježi datum sljedeće provjere.
Osoba koja prima robu poredi je s odobrenjem, provjerava serijski broj ili oznaku serije kada se koriste i unosi ono što je zaista stiglo. Za povezivanje otpremnice i dopuštenih fotografija stanja otvorite odgovarajuću datoteku, zatim Modify → Related Items → Browse, odaberite zapis obrasca za povrat i sačuvajte promjenu putem Save. Postupak je opisan u uputstvu za povezane stavke na engleskom jeziku. Provjerite da osobe koje pregledaju dokaze imaju pristup i datotekama i zapisu.
Pri sljedećoj dostavi primalac ažurira ukupnu primljenu količinu i dodaje bilješku s datumom i naznakom pripadajućeg dokaza. Zadržite raniju otpremnicu. Odgovorna osoba poredi količine; u ovoj postavci Folderit ne izračunava preostalu količinu. Pogrešna roba, višak ili nečitljiva oznaka zahtijevaju zabilježeno odstupanje i imenovanu osobu koja će odlučiti o daljnjoj radnji.
Zatvorite predmet tek uz dokaze o rješenju
Finansije izdaju knjižno odobrenje u svom uobičajenom računovodstvenom sistemu. Skladište organizuje eventualnu zamjenu kroz redovan postupak otpreme. U predmet dodajte referencu knjižnog odobrenja ili zamjene i povežite odgovarajući dokument. Folderit čuva evidenciju; ova postavka ne vraća novac, ne mijenja stanje zaliha i ne rezerviše prijevoz.
Prije unosa datuma zatvaranja odgovorna osoba provjerava:
- Odobrenje i primljena roba količinski su usklađeni ili dokumentovano odstupanje objašnjava dogovorenu razliku.
- Pregled i dogovoreno rješenje su zabilježeni, uključujući postupanje s robom koja nedostaje.
- Za knjižno odobrenje ili zamjenu postoje dokazi, a kupac je obaviješten o ishodu.
U predmetu RR-1048 prijem jedne od dvije odobrene lampe ne ispunjava prvu provjeru. Ostavite ga otvorenim dok ne stigne druga ili ovlaštena osoba ne odobri dokumentovano izmijenjeno rješenje. Za preostali posao postavite datum sljedeće provjere; odgovorna osoba pregledava otvorene predmete prema dogovorenom rasporedu tima.
Prije korištenja obrasca s kupcima provedite probne slučajeve potpunog povrata, djelimičnog prijema, odbijenog zahtjeva i odluke koja još nije donesena. Zamolite kolegu koji mijenja odgovornu osobu da pronađe posljednje važeće odobrenje, dokaze prijema i sljedeću radnju. Ako mora pretraživati tuđi poštanski sandučić da bi razumio predmet, dopunite zapis informacijama koje nedostaju.
