Pravilnik o zasebnosti spletnega mesta

1. Kaj zajema ta dokument?

Folderit (»mi«, »nas« ali »naš«) spoštuje pravico svojih uporabnikov do zasebnosti in se zaveda pomena varovanja in obravnave informacij, zbranih o vas, v skladu z zakonodajo in dobro prakso.

To obvestilo o zasebnosti je pripravljeno zato, da vam zagotovi informacije, do katerih ste upravičeni (če ste fizična oseba, torej posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki) v skladu s členoma 13 in 14 Splošne uredbe EU o varstvu podatkov, tj. Uredbe (EU) 2016/679 (»GDPR«).

V obvestilu o zasebnosti pojasnjujemo, kako Folderit zbira, uporablja, shranjuje in razkriva vaše informacije, vključno z osebnimi podatki, ter vas obveščamo o vaših pravicah glede osebnih podatkov in njihove obdelave pri Folderitu.

Obvestilo o zasebnosti velja tudi za informacije, ki jih prejmemo, ko uporabljate naše storitve, ki so na voljo na našem spletišču www.folderit.com (»spletišče«), izdelke, storitve ali aplikacije (skupaj »storitve«), dostopate do njih ali kako drugače komunicirate z nami.

Obvestilo o zasebnosti vsebuje tudi informacije o uporabi piškotkov (glejte razdelek 9).

2. Ime in kontaktni podatki upravljavca podatkov

Če imate pri nas individualni (osebni) uporabniški račun, je upravljavec vaših osebnih podatkov Folderit OÜ z registriranim naslovom Laki 32, Tallinn, Republika Estonija (registrska številka podjetja 12653434; e-pošta: privacy@folderit.com).

Upoštevajte, da se v primeru, ko Folderit zagotavlja storitve podjetju, za upravljavca šteje zadevno podjetje, ki je za vas ustvarilo račun Folderit, in je odgovorno za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo in predpisi o varstvu podatkov. Za dodatne informacije se obrnite na to podjetje.

3. Kategorije in viri obdelovanih podatkov

Zaradi jasnosti smo podatke, ki jih obdelujemo, razvrstili v naslednje kategorije:

• podatki profila (ime in priimek, jezik, časovni pas, geslo),
• kontaktni podatki (telefonska številka in e-poštni naslov; e-poštni naslov je tudi vaše uporabniško ime pri prijavi),
• podatki o naročnini (plačilni paketi, obdobje naročnine itd.),
• podatki za obračun (naslov za izstavitev računa, način plačila, izdani računi, plačila, zamude pri plačilih in dolgovi itd.),
• vaši računi (računi, ki ste jih ustvarili sami ali jih je za vas ustvaril lastnik glavnega računa),
• podatki o uporabi računa (podatki o datotekah ali mapah, ki jih med uporabo naših storitev naložite, prenesete, delite ali do njih dostopate),
• podatki o uporabi spletišča (vaš naslov IP, ponudnik internetnih storitev, časi dostopa do storitev, aplikacije in funkcije, ki jih uporabljate, spletišča, ki jih obiščete, vrsta in jezik brskalnika ter naprava, s katero dostopate do storitev in jih uporabljate),
• podatki o zahtevkih in zahtevah, ki ste nam jih poslali.

Zgoraj navedene podatke prejmemo predvsem od vas, ko pri nas registrirate račun, naročnino nadgradite v plačljivi paket ali spremenite podatke svojega uporabniškega profila.

Nekatere informacije pridobimo samodejno, ko uporabljate naše storitve ali obiščete naše spletišče. Za zbiranje informacij in razlikovanje med vami in drugimi uporabniki našega spletišča uporabljamo različne tehnologije sledenja (npr. piškotke). Več informacij o piškotkih in drugih tehnologijah sledenja najdete spodaj v razdelku o piškotkih.

Folderit namerno ne zbira ali obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov, kot so podatki, ki razkrivajo vaše rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, genetski podatki, biometrični podatki za namene edinstvene identifikacije fizične osebe, podatki v zvezi z zdravjem ali podatki v zvezi z vašim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo.

Če nam takšne občutljive podatke posredujete sami, ne moremo prevzeti odgovornosti za obdelavo teh informacij drugače kot vaših običajnih osebnih podatkov.

4. Pravne podlage in nameni obdelave podatkov

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora biti zakonita, kar pomeni, da mora zanjo obstajati pravna podlaga. Vaše osebne podatke obdelujemo na spodaj navedenih pravnih podlagah. Pri vsaki podlagi pojasnjujemo, katere vrste podatkov se na njeni podlagi obdelujejo in za katere namene.

Obdelava vaših podatkov na podlagi vaše privolitve / člen 6(1)(a) GDPR

Glede na kategorije obdelovanih podatkov in naravo naših dejavnosti obdelave za obdelavo vaših podatkov običajno ne potrebujemo vaše privolitve (tj. obdelava se izvaja na drugih podlagah iz člena 6 GDPR).

Vašo privolitev potrebujemo za pošiljanje e-pošte za neposredno trženje. Ko imamo vašo privolitev, vas bomo redno obveščali o naših storitvah in funkcijah, novicah, ponudbah, dogodkih ter drugih novostih ali informacijah o nas in naših partnerjih.

Obveščamo vas, da vam lahko na podlagi zakonitih interesov brez vaše privolitve pošiljamo informacije o naših storitvah in funkcijah, ki so podobne tistim, ki ste jih pri nas že naročili.

Kadar koli imate pravico preklicati privolitev in ugovarjati obdelavi svojih podatkov za namene neposrednega trženja. Več informacij o uveljavljanju teh pravic najdete v razdelku 10.

Obdelava vaših podatkov za izvajanje pogodbe / člen 6(1)(b) GDPR

To je glavni razlog za zbiranje in hranjenje vaših podatkov ter se nanaša na vaš e-poštni naslov, podatke profila, podatke o naročnini, podatke za obračun ter podatke o vaših računih in njihovi uporabi (glejte tudi seznam kategorij podatkov v razdelku 3). Brez teh podatkov vam
ne moremo zagotavljati storitev. Zato se pričakuje, da nam te podatke posredujete, ko jih zahtevamo od vas. V nasprotnem primeru vam ne moremo omogočiti dostopa do želene storitve.

Te podatke uporabljamo za vašo identifikacijo in odobritev dostopa do spletišča in storitev, za izpolnjevanje obveznosti iz pogodbe, omogočanje uporabe funkcij naših storitev ter komuniciranje z vami v zvezi s storitvami in pogodbo (npr. za pošiljanje tehničnih obvestil, posodobitev, varnostnih opozoril, podpornih in upravnih sporočil, potrditev nakupov in računov, odgovarjanje na vaše komentarje, vprašanja in zahteve ter zagotavljanje storitev in podpore strankam).

Obdelava vaših podatkov za izpolnitev zakonske obveznosti / člen 6(1)(c) GDPR

Upoštevati moramo več zakonov in predpisov, med drugim na področju obdavčitve, računovodstva, finančnega poročanja, preprečevanja pranja denarja in terorizma ter sodnih ali upravnih postopkov. V nekaterih primerih moramo informacije na podlagi zakonitih zahtev posredovati tudi državnim uradnikom in organom. Podatki, ki jih je treba obdelovati za izpolnitev zakonske obveznosti, so odvisni od te obveznosti (npr. od vrste informacij, ki jih zahteva pristojni organ).

Obdelava vaših podatkov za namene zakonitih interesov / člen 6(1)(f) GDPR

Vaše osebne podatke, navedene v razdelku 3, uporabljamo tudi za namene naših zakonitih interesov, kadar na podlagi svoje ocene ugotovimo, da naši interesi za vas niso pretirani in nad njimi ne prevladajo vaši interesi ali temeljne pravice in svoboščine.

Na podlagi te ocene vaše podatke zaradi naših zakonitih interesov obdelujemo za:

pošiljanje e-poštnih sporočil o prihajajočih pomembnih dogodkih v zvezi z vašo naročnino (npr. ko se izteka preizkusno obdobje ali naročena naročnina), če ti opomniki niso izrecno dogovorjeni v pogodbi,

• pošiljanje e-pošte z informacijami o funkcijah naših storitev, ki so funkcionalno povezane s funkcijami, ki ste jih naročili, in bi vam zato lahko koristile (nekatera od teh sporočil se lahko štejejo za neposredno trženje, zato v e-poštno sporočilo vedno vključimo povezavo, ki omogoča odjavo s seznama in preprečitev prejemanja
  takšnih sporočil v prihodnje),
• posredovanje e-poštnih obvestil in povabil drugih uporabnikov (npr. ko je nekdo z vami delil datoteko ali sodeloval pri datotekah, ki ste jih delili z njim, itd.; svoje nastavitve obvestil lahko preprosto spremenite v nastavitvah računa),
• statistične in analitične namene za razvoj naših poslovnih procesov in storitev,
• preiskovanje in preprečevanje goljufivih transakcij, nepooblaščenega dostopa do storitev ali drugih nezakonitih dejavnosti,
• preiskovanje in obravnavo pritožb drugih uporabnikov ali tretjih oseb glede vaših dejavnosti med uporabo naših storitev,
• izvajanje pogodb z drugimi uporabniki ter z našimi ponudniki storitev in partnerji (informacije o naših ponudnikih storitev in partnerskih odnosih so v razdelku 6),
• pripravo in uveljavljanje pravnih zahtevkov ali našo obrambo pred takšnimi zahtevki.

5. Shranjevanje in prenos informacij (vključno s prenosi zunaj EGP)

Folderit ima sedež v Republiki Estoniji, vendar lahko za zagotavljanje storitev vaše osebne podatke in vsebino shranjujemo in obdelujemo tudi na drugih lokacijah v Evropskem gospodarskem prostoru (EGP) ali v vaši izvorni državi.

Pri uporabi naših storitev se vsebina vašega računa shranjuje s trojno varnostno kopijo na strani strežnika v Amazonovem podatkovnem centru na Irskem.

Vaše osebne podatke lahko iz EGP prenesemo tudi v tretje države zunaj EGP zaradi uporabe nekaterih ponudnikov storitev, navedenih v razdelku 6. V tem primeru bomo sprejeli ustrezne zaščitne ukrepe, da tudi prejemniki zunaj EGP zagotavljajo raven varstva osebnih podatkov, ki je v bistvu enakovredna ravni, zagotovljeni z GDPR.

6. Deljenje in razkrivanje informacij

Vaših osebnih podatkov ne delimo ali razkrivamo tretjim osebam, razen če je razkritje dovoljeno na pravnih podlagah, opisanih v razdelku 4.

Sicer sami nadzorujete informacije, ki jih izberete za razkritje ali deljenje z drugimi uporabniki ali tretjimi osebami.

Ko uporabljate naše funkcije za sodelovanje, ki podpirajo deljenje informacij s tretjimi osebami, vaše informacije (vključno z imenom, e-poštnim naslovom in drugimi podatki profila ter vsebino, ki jo želite deliti) razkrijemo in delimo z osebami, s katerimi sodelujete. Upoštevajte, da lahko osebe, ki sodelujejo z vami, vsebino, ki ste jo delili z njimi, tudi spreminjajo in dopolnjujejo, pa tudi delijo zunaj naših storitev ter drugim tretjim osebam podelijo pravice za ogled vsebine, ki ste jo delili.

Uporabljamo lahko ponudnike storitev za izvajanje nekaterih naših dejavnosti ali pomoč pri njih, torej za zagotavljanje, vzdrževanje, razvoj, varovanje in promocijo naših storitev in spletišča (npr. podjetja, ki zagotavljajo spletno gostovanje, e-poštne storitve, trženje, programsko opremo za podporo in komuniciranje s strankami, analize v zvezi s storitvijo ali spletiščem, ponudnike plačilnih storitev, storitve izterjave dolgov, revizijske, pravne in druge svetovalne storitve). Pri uporabi teh storitev jim bomo morda morali posredovati nekatere vaše podatke, vključno z osebnimi podatki. Te tretje osebe bodo informacije prejele le v obsegu, ki ga morajo poznati, in samo za zagotavljanje naročenih storitev ali drugo izvajanje sklenjene pogodbe o storitvah.

Uporabljamo tudi partnerski program prodajnih partnerjev za trženje in prodajo naših storitev. Naši prodajni partnerji so zavezani pomagati strankam pri registraciji za uporabnika Folderita ter zagotavljati podporo strankam in informacije o naših storitvah in plačilnih paketih. Upravičeni so do provizije za vsako uspešno prodajo, ki so jo spodbudili. Iz teh razlogov imajo naši prodajni partnerji dostop do podatkov strank, kot so podatki profila, kontaktni podatki, podatki o naročnini in podatki za obračun, ki so potrebni za izpolnjevanje njihovih obveznosti in razumevanje izračuna provizij.

Vaše informacije lahko razkrijemo tudi kateremu koli članu naše skupine, kar pomeni katero koli podjetje, ki Folderit obvladuje, ga obvladuje Folderit ali je pod skupnim obvladovanjem s Folderitom.

Vaše osebne informacije lahko delimo s tretjimi osebami za namene trženja samo, če je to skladno z vašimi nastavitvami trženja.

Vaše informacije lahko delimo z aplikacijo tretje osebe, če ste izbrali dostop do naših storitev prek takšne aplikacije ali ji omogočili dostop do svojih informacij in računa. V tem primeru se prepričajte, da aplikaciji zaupate in da so njeni pogoji zasebnosti za vas sprejemljivi, saj za obdelavo vaših podatkov v aplikaciji tretje osebe ne odgovarjamo.

7. Varnost

Z razumnimi prizadevanji in ukrepi (vključno s šifriranimi povezavami SSL) varujemo vaše osebne podatke, vendar ne moremo jamčiti, da bodo informacije med prenosom po internetu, shranjevanjem v naših sistemih ali kadar so kako drugače v naši oskrbi povsem varne pred vdori drugih, kot so hekerji. Zato priporočamo, da sprejmete vse ukrepe, ki se vam zdijo ustrezni in potrebni za zaščito računa, njegove vsebine in prenosa vaših podatkov (npr. šifriranje podatkov in uporaba varne šifrirane povezave za komunikacijo s storitvami). Prav tako ste odgovorni za ohranjanje zaupnosti svojega gesla in vseh drugih sredstev za identifikacijo ter za to, da jih ne razkrijete nobeni drugi osebi.

Poleg tega se morate ob koncu seje vedno odjaviti in zapreti brskalnik. Upoštevajte, da vas nikoli ne bomo prosili za razkritje gesla v nenaročenem telefonskem klicu ali e-poštnem sporočilu.

O vsaki nepooblaščeni uporabi vašega gesla ali računa oziroma drugi kršitvi varnosti, za katero veste ali nanjo sumite, nas morate nemudoma obvestiti (privacy@Folderit.com).

8. Obdobje hrambe vaših podatkov

Vaše podatke hranimo samo toliko časa, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, ali dlje, če to zahteva zakon (npr. račune in druge računovodske dokumente moramo hraniti sedem let, tudi če je pogodba že prenehala).

Za podatke, ki jih obdelujemo za izvajanje pogodbe, uporabljamo pravilo, da jih hranimo ves zastaralni rok, ki ga veljavna zakonodaja določa za vložitev zahtevkov, torej tri leta po prenehanju pogodbenega razmerja.

Če ste nam dali privolitev za uporabo svojih informacij za neposredno trženje (npr. za pošiljanje novic in drugih ponudb po e-pošti), bomo te podatke v ta namen uporabljali do preklica vaše privolitve (glejte razdelka 4 in 10 obvestila o zasebnosti).

Upoštevati je treba, da imamo v nekaterih primerih zakonit interes vaše podatke hraniti dlje, kot je opisano zgoraj. Če na primer niste pravilno izpolnili svojih plačilnih obveznosti, imamo zakonit interes, da za namene izterjave dolgov še naprej obdelujemo podatke vašega profila, naročnine in obračuna.

Teh pravil o rokih hrambe ne uporabljamo za anonimne podatke, saj v tem primeru ne štejejo več za vaše osebne podatke (tj. z vami jih ni mogoče neposredno ali posredno povezati).

9. Piškotki

Piškotki so majhne podatkovne datoteke, poslane v vaš brskalnik in shranjene na trdem disku vašega računalnika,
ko obiščete spletišče.

Uporabljamo funkcionalne piškotke, da spletišče deluje tako, kot pričakujete. Nekateri funkcionalni
piškotki so potrebni za premikanje po našem spletišču in uporabo storitev. Drugi
funkcionalni piškotki nam pomagajo prepoznati in si zapomniti vas in vaše nastavitve (na primer
jezik in regijo ali stanje prijave).

Uporabljamo analitične piškotke, da lažje razumemo, kako uporabljate naše spletišče. Analitična orodja nam
ne zagotavljajo osebnih informacij, ki bi razkrivale vašo dejansko identiteto. Povedo nam na primer,
kako ste prišli na naše spletišče, ali ste ga že obiskali, kako dolgo ostanete na
spletišču in katere njegove strani ste obiskali. Zagotovijo nam lahko tudi splošne
informacije o tem, kje na svetu bi se uporabnik lahko nahajal.

Shranjevanje piškotkov v svojo napravo lahko preprečite s spremembo nastavitev zasebnosti spletnega
brskalnika.

Upoštevajte, da lahko blokiranje vseh piškotkov pomaga varovati vašo zasebnost, hkrati pa
lahko omeji vašo zmožnost uporabe naših storitev.

10. Vaše pravice v zvezi z obdelavo osebnih podatkov

Če ste individualni uporabnik (fizična oseba), imate kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, določene pravice, ki jih zagotavlja GDPR.

• Pravica dostopa / člen 15 GDPR
  Pravico imate od nas dobiti potrditev, ali obdelujemo katere od vaših osebnih podatkov. Če jih obdelujemo, imate pravico dostopati do svojih osebnih podatkov, dobiti informacije o teh podatkih in njihovi obdelavi ter prejeti brezplačno kopijo obdelovanih osebnih podatkov. Če ste registrirani uporabnik Folderita, lahko do svojih osebnih podatkov dostopate tako, da se prijavite v uporabniški račun in si ogledate podatke profila.

• Pravica do popravka / člen 16 GDPR
  Če so vaši osebni podatki napačni ali nepopolni, imate pravico zahtevati njihov popravek ali dopolnitev. Najpreprosteje to storite tako, da podatke sami spremenite ali dopolnite v razdelku profila svojega uporabniškega računa.

• Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«) / člen 17 GDPR
  Pravico imate zahtevati, da izbrišemo vaše osebne podatke in prenehamo z njihovo obdelavo. To bomo storili, če nimamo nobene pravne podlage za obdelavo vaših osebnih podatkov (npr. ko prekličete privolitev, na kateri je temeljila obdelava, in zanjo ne obstaja nobena druga pravna podlaga).

• Pravica do omejitve obdelave / člen 18 GDPR
  Pravico imate zahtevati začasno ustavitev obdelave svojih osebnih podatkov, kadar velja kar koli od naslednjega: (a) izpodbijali ste točnost podatkov in jo moramo preveriti; (b) obdelava je nezakonita, vendar ne želite, da podatke, ki jih obdelujemo, izbrišemo; (c) potrebujete, da podatke ohranimo, čeprav jih sami ne potrebujemo več, ker jih potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; ali (d) ugovarjali ste obdelavi v skladu s členom 21(1) GDPR, vendar moramo preveriti, ali naši zakoniti razlogi za obdelavo prevladajo.

• Pravica do prenosljivosti podatkov / člen 20 GDPR
  Člen 20 posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, daje pravico, da v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki pridobi osebne podatke, ki jih je posredoval upravljavcu, če se ti obdelujejo na podlagi njegove privolitve ali za izvajanje pogodbe. Upravljavec lahko te podatke na zahtevo posameznika posreduje neposredno drugemu upravljavcu, če je to tehnično izvedljivo.

• Pravica do ugovora / člen 21 GDPR
  Pravico imate ugovarjati obdelavi svojih osebnih podatkov, kadar obdelava temelji na našem zakonitem interesu. Vaš ugovor lahko zavrnemo in obdelavo nadaljujemo le, če dokažemo, da imamo nujne zakonite razloge za obdelavo vaših osebnih podatkov (tj. da naši zakoniti interesi ali interesi tretje osebe prevladajo nad vašimi interesi ter temeljnimi pravicami in svoboščinami).
  
  Če vaše osebne podatke obdelujemo za namene neposrednega trženja, lahko takšni obdelavi kadar koli ugovarjate, mi pa jih za neposredno trženje ne bomo več obdelovali.

• Pravica do preklica privolitve / člen 7(3) GDPR
  Če vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi vaše privolitve, imate pravico privolitev za obdelavo kadar koli preklicati. Vendar preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Prav tako preklic ne izključuje naše pravice, da vaše osebne podatke še naprej obdelujemo za izpolnjevanje zahtev pravnih aktov ali izvajanje pogodbe, sklenjene z vami.

• Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu / člen 77 GDPR
  Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju z GDPR, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu v državi EGP, v kateri prebivate ali delate oziroma v kateri je prišlo do domnevne kršitve, lahko pa jo vložite tudi pri estonskem inšpektoratu za varstvo podatkov (kontaktni podatki so tukaj: www.aki.ee/en).

Ta razdelek ne izključuje drugih pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki jih lahko določa veljavna zakonodaja.

Nekatere svoje pravice (na primer »pravico dostopa« in »pravico do popravka«) lahko uveljavljate prek uporabniškega računa. Če tega ne morete storiti ali zadevne pravice ni mogoče uveljaviti na ta način, se obrnite na nas prek kontaktnih podatkov v razdelku 2 obvestila o zasebnosti in storili bomo vse, kar je razumno mogoče, da vam olajšamo uveljavljanje pravic.

11. Spremembe obvestila o zasebnosti

To obvestilo o zasebnosti lahko občasno spremenimo. Najnovejša različica obvestila o zasebnosti je na našem spletišču na voljo skupaj z datumom zadnje posodobitve. O bistvenih spremembah bomo uporabnike predhodno obvestili prek spletišča in/
ali po e-pošti.

Če se s spremenjenim obvestilom o zasebnosti ne strinjate, prenehajte uporabljati naše storitve in odpovejte pogodbo tako, da pošljete e-poštno obvestilo na privacy@folderit.com.