O politică de păstrare a documentelor definește ce înregistrări păstrează organizația dvs., de ce le păstrează, cât timp rămân necesare și cine autorizează eliminarea. Politica stabilește regulile; un program de păstrare le aplică categoriilor individuale de înregistrare.
Adaptați modelul împreună cu responsabilii pentru documente, aspecte juridice, protecția datelor și procesele de afaceri. Nu stabilește un termen universal. După aprobare, consultați ghidul pentru implementarea păstrării într-un DMS.
Șablon de politică de păstrare a documentelor
Scopul și domeniul de aplicare
Definiți entitățile comerciale, locațiile, categoriile de înregistrare și sistemele acoperite. Includeți înregistrări pe hârtie, e-mail, drive-uri partajate, aplicații cloud, fișiere exportate și copii relevante pe dispozitive. Identificați copia autorizată atunci când există înregistrări în mai multe locuri.
Responsabilități
Desemnați responsabilul politicii, persoana care o aprobă și responsabilii fiecărei categorii de documente. Precizați cine actualizează programul, aplică setările tehnice, analizează excepțiile și autorizează eliminarea. Includeți un contact pentru întrebări și posibile erori.
Programul de păstrare
Completați o intrare de program pentru fiecare categorie. Exemplele de mai jos arată întrebările de rezolvat; nu sunt perioade legale de păstrare.
Derulați tabelul pe orizontală pentru a compara toate cele patru coloane.
| Categoria documentelor | Evenimentul inițial de definit | Temeiul de verificat | Responsabilul și acțiunea finală |
|---|---|---|---|
| Înregistrări financiare și fiscale | Evenimentul relevant de înregistrare, raportare sau tranzacție. | Reguli fiscale și contabile aplicabile în jurisdicție. | Departamentul financiar; verificare sau eliminare aprobată. |
| Contracte | Expirare, reziliere sau alt eveniment definit. | Obligații contractuale, termene de prescripție și cerințe sectoriale. | Departamentul juridic sau responsabilul contractului; verificare înainte de eliminare. |
| Dosarele de angajare | Evenimentul specific al înregistrării, cum ar fi sfârșitul angajării. | Cerințe de angajare, salarizare și confidențialitate. | HR; examinare și eliminare restricționate. |
| Politici și aprobări | Înlocuirea, retragerea sau încheierea procesului relevant. | Necesități de probare a activității și reguli sectoriale aplicabile. | Responsabilul politicii; arhivare sau eliminare controlată. |
Pentru fiecare intrare completată, înregistrați durata, definiția declanșatorului, jurisdicția, sursa și data verificate, justificarea afacerii, locația sistemului, regulile de excepție, aprobarea și data revizuirii. Separați o perioadă legală minimă de o decizie justificată de păstrare mai lungă.
Conservare și excepții
Definiți cum se emite, se înregistrează, se aplică și se revocă o instrucțiune de conservare. Identificați documentele și responsabilii vizați în toate sistemele. Precizați cum se suspendă eliminarea obișnuită, cine aprobă excepțiile și cum se analizează cazurile nerezolvate.
Eliminare și dovezi
Descrieți procesul de aprobare și eliminare în siguranță pentru fiecare mediu. Definiți dovezile reținute după eliminare și gestionarea duplicatelor, exporturilor și copiilor de rezervă. Specificați cum este raportată o ștergere incorectă și cum este controlată restaurarea.
Instruire și actualizare
Faceți politica accesibilă personalului și contractorilor care se ocupă de înregistrări. Setați un interval de revizuire și solicitați o revizuire după modificările relevante legale, contractuale, organizaționale sau de sistem. Înregistrați aprobarea politicii și istoricul versiunilor.
Alegeți perioade din regulile aplicabile
Nume precum GDPR, HIPAA sau o lege fiscală nu sunt programe de păstrare interschimbabile. Determinați dacă o regulă se aplică organizației și înregistrării specifice. Solicitați proprietarului responsabil juridic sau de înregistrări să rezolve conflictele înainte de a seta eliminarea automată.
Principiile GDPR prezentate de Comisia Europeană (în engleză) leagă păstrarea datelor personale de scop și de obligațiile legale. Stabiliți termene de revizuire sau ștergere. Păstrarea tuturor datelor pentru totdeauna nu este o soluție generală.
Pentru un exemplu concret de variație, ghidul IRS pentru păstrarea înregistrărilor (Statele Unite ale Americii, engleză) distinge mai multe scenarii fiscale din SUA. O perioadă de șapte ani menționată acolo nu se aplică automat tuturor înregistrărilor comerciale sau țărilor.
Lista de verificare a revizuirii politicii în 14 puncte
- Domeniul de aplicare: toate entitățile relevante, locațiile și formatele de înregistrare sunt denumite.
- Inventar: echipa știe unde se află înregistrările și copiile autorizate.
- Responsabili: fiecare categorie de documente are o persoană desemnată din procesul de afaceri.
- Jurisdicție: fiecare intrare în program identifică contextul legal aplicabil.
- Surse: obligațiile sunt documentate cu o sursă și o dată de revizuire.
- Evenimente inițiale: fiecare termen se calculează de la un eveniment definit fără ambiguitate.
- Durate: perioada aleasă are o justificare aprobată.
- Confidențialitate: păstrarea inutilă a datelor cu caracter personal este contestată.
- Conservare: instrucțiunile și excepțiile acoperă toate copiile relevante.
- Permisiuni: numai persoanele autorizate pot schimba regulile sau pot elimina înregistrările.
- Eliminare: aprobarea, metoda și dovezile sunt definite.
- Backup-uri și dispozitive: sunt abordate expirarea copiei și restaurarea.
- Instruire: utilizatorii știu să clasifice înregistrările și să raporteze probleme.
- Revizuire: responsabilul, periodicitatea și verificările după schimbări mențin politica actualizată.
Pune în funcțiune politica aprobată
Folderit ajută la organizarea documentelor în foldere cu metadate, controlul accesului, solicitarea aprobării politicii sau a confirmării de citire și aplicarea acțiunilor de păstrare configurate. Separați programul aprobat de setările software pentru a lega fiecare regulă de temeiul său.
Pentru pașii practici, inclusiv câmpurile pentru data de începere, moștenirea folderului și excepțiile fișierelor, urmați ghidul nostru de implementare a păstrării documentelor. Verificați rezultatul cu un set mic de teste înainte de a activa acțiuni automate ample.
Pentru configurația Folderit, ghidul de automatizare a păstrării descrie datele de începere și acțiunile de încheiere. În planurile publice actuale, automatizarea păstrării este disponibilă în Medium și Tailor. Verificați obiectul și domeniul de aplicare al folderului, câmpul de dată ales și orice excepții la nivel de fișier înainte de activare. O regulă de folder nu configurează automat o regulă separată de subdosar.
Nu presupuneți că o instrucțiune de conservare suspendă automat fiecare regulă software. Identificați înregistrările afectate, controlați setările de păstrare și accesul acestora, înregistrați excepția și testați că eliminarea obișnuită nu le poate elimina. Aplicați procesul aprobat și altor sisteme, exporturi și copii de rezervă.
