Plugin de gestão documental para WordPress

Utilize o WordPress como portal de documentos, enquanto o Folderit assegura a gestão documental nos bastidores.

O Folderit for WordPress é um plugin de gestão documental para WordPress que ajuda a apresentar os ficheiros do Folderit no seu sítio Web de forma estruturada e fácil de utilizar. Em vez de depender apenas da biblioteca multimédia do WordPress, pode criar um repositório ou uma biblioteca de documentos mais organizada no WordPress através de um bloco Gutenberg ou de um shortcode, enquanto o Folderit assegura nos bastidores a origem dos ficheiros, a autenticação e o processo de descarregamento.

Transforme o WordPress num portal de documentos mais inteligente

Se procura um plugin de gestão documental para WordPress, provavelmente precisa de mais do que carregamentos básicos de ficheiros. Precisa de uma forma melhor de publicar, organizar e partilhar documentos, sem expor ligações diretas aos ficheiros nem obrigar a guardar tudo na biblioteca multimédia do WordPress.

Folderit for WordPress ajuda a criar uma experiência documental mais organizada e profissional. O plugin foi concebido para ser fácil de utilizar por pessoas sem conhecimentos técnicos, ao mesmo tempo que permite uma configuração segura no servidor para sítios Web em produção. 

O que faz o plugin

O Folderit for WordPress permite publicar ficheiros do Folderit no seu sítio WordPress de duas formas principais:

• Apresentar ficheiros de uma pasta específica do Folderit
• Apresentar ficheiros associados a uma etiqueta específica do Folderit

Pode adicionar a lista de ficheiros através do bloco Gutenberg Folderit File List ou de um shortcode em páginas mais antigas e em configurações com o editor clássico.    

Porquê utilizar o Folderit para a gestão documental no WordPress

Um plugin de ficheiros típico para WordPress pode ajudar a listar descarregamentos, mas as empresas precisam frequentemente de mais estrutura e de maior controlo sobre os documentos de origem.

O Folderit for WordPress é uma opção adequada quando pretende:

• criar um repositório de documentos no WordPress
• criar uma biblioteca de documentos para clientes, colaboradores ou parceiros
• publicar ficheiros por pasta ou etiqueta
• manter maior controlo sobre o acesso aos documentos
• evitar a exposição de URLs permanentes de descarregamento direto
• utilizar um editor WordPress simples, recorrendo ao Folderit como origem dos documentos

O plugin utiliza a autenticação OAuth2 do Folderit com credenciais de cliente, armazena os tokens de acesso temporariamente e cria ligações WordPress assinadas e com prazo de validade para um acesso mais seguro aos ficheiros. O segredo de cliente do Folderit nunca é apresentado aos visitantes.    

Uma forma melhor de publicar ficheiros do Folderit no WordPress

O Folderit for WordPress assenta numa ideia simples: deixar o WordPress apresentar os ficheiros de forma cuidada, mantendo o Folderit como origem documental controlada.

Isto proporciona uma base melhor para a gestão documental no WordPress, porque:

• o plugin está ligado ao Folderit e não se limita aos ficheiros carregados no WordPress
• os administradores podem consultar contas, pastas e etiquetas dentro do WordPress
• os ficheiros podem ser apresentados a partir de uma pasta ou de uma etiqueta
• existem campos manuais Folder UID e Tag UID quando forem necessários
• as ligações assinadas e com prazo de validade acrescentam uma camada de proteção aos descarregamentos

Estas características tornam o plugin útil para áreas de documentos públicos, páginas de recursos para clientes, portais de parceiros, secções de ficheiros de produtos e outras necessidades de publicação estruturada de ficheiros.      

Concebido para uma utilização fácil no WordPress

A forma de utilização recomendada é o bloco Folderit File List no editor do WordPress. Também são suportados shortcodes para páginas mais antigas ou para o editor clássico. Os administradores podem configurar a ligação, testar as credenciais, consultar pastas e etiquetas e escolher uma pasta predefinida dentro do WordPress.    

Principais funcionalidades do plugin

• Bloco Gutenberg: Folderit File List
• ecrã de configuração orientada dentro do WordPress
• teste de ligação para as credenciais do Folderit
• navegador de pastas para selecionar uma pasta predefinida
• seleção de pastas e etiquetas de acordo com a conta
• campos manuais Folder UID e Tag UID que substituem a seleção
• suporte de shortcodes
• ligações de descarregamento assinadas e com prazo de validade
• ferramentas de configuração e consulta reservadas a administradores
• suporte de credenciais seguras em wp-config.php ou em variáveis de ambiente  

Segurança

O plugin adota uma abordagem centrada no servidor:

• as credenciais podem ser guardadas em wp-config.php ou em variáveis de ambiente do servidor
• o plugin utiliza autenticação OAuth2 com credenciais de cliente
• os tokens de acesso são armazenados temporariamente
• o segredo de cliente do Folderit nunca é exposto aos visitantes do sítio Web
• os descarregamentos utilizam ligações WordPress assinadas e com prazo de validade
• as ferramentas de configuração e de consulta do Folderit destinam-se aos administradores

Para uma configuração mais segura, as credenciais devem ser guardadas fora da base de dados do WordPress.        

Formas flexíveis de apresentar ficheiros

O plugin suporta dois modos principais de origem.

Apresentar ficheiros de uma pasta

Escolha a conta e a pasta ou cole manualmente um Folder UID. Esta opção é útil quando pretende uma lista estruturada de documentos de um local definido.  

Apresentar ficheiros por etiqueta

Escolha a conta e a etiqueta ou cole manualmente um Tag UID. Esta opção é útil quando pretende apresentar documentos agrupados por tema, categoria ou outra estrutura de etiquetas. São suportados nomes de etiquetas personalizados, desde que existam no Folderit e que a conta selecionada tenha acesso aos mesmos.    

Adequado para necessidades empresariais reais

O Folderit for WordPress é adequado para organizações que precisam de uma biblioteca ou de um repositório de documentos num sítio Web, mas pretendem que os ficheiros provenham de uma origem com maior controlo.

Entre as utilizações mais comuns encontram-se:

• áreas de descarregamento para clientes
• bibliotecas de recursos para clientes
• portais de documentos para parceiros ou revendedores
• páginas de documentação de produtos
• páginas internas de conhecimento no WordPress
• políticas, manuais e secções de documentos partilhados

Como o plugin pode apresentar ficheiros de pastas ou etiquetas e utiliza ligações temporárias assinadas para os descarregamentos, é adequado para sítios Web em que a publicação estruturada e um acesso mais seguro são importantes.    

Configuração simples dentro do WordPress

A configuração foi concebida para ser simples:

1. Instale e ative o plugin
2. Abra Settings > Folderit for WordPress
3. Introduza o Client ID e o Client Secret
4. Teste a ligação
5. Abra o editor da página ou do artigo, adicione o bloco Folderit File List e escolha o que pretende apresentar aos visitantes para descarregamento

A lista de verificação da configuração indica se as credenciais foram guardadas, a ligação testada, a conta detetada e uma pasta predefinida selecionada.  

Um repositório de documentos WordPress sem expor ligações permanentes aos ficheiros

Quando um visitante clica num ficheiro, o WordPress verifica a ligação assinada, solicita um novo URL de descarregamento ao Folderit e encaminha o visitante para o ficheiro. Esta abordagem oferece maior proteção do que a exposição de ligações diretas permanentes. Se uma ligação expirar, atualizar a página e voltar a clicar gera um novo percurso válido através do processo normal.  

Compatível com editores modernos e páginas mais antigas
Pode utilizar o bloco Gutenberg em páginas e artigos modernos do WordPress ou recorrer aos shortcodes em páginas mais antigas e em configurações com o editor clássico. Os atributos suportados incluem a origem, o UID da pasta, o UID da etiqueta, o UID da conta e o limite.

Por que razão as empresas escolhem o Folderit for WordPress
O Folderit for WordPress é uma opção prática para quem pretende um plugin de gestão documental para WordPress simples para os editores e mais organizado de gerir.

Em vez de basear a publicação de documentos apenas em carregamentos estáticos, pode utilizar o Folderit como origem e o WordPress como interface de apresentação.

Isto significa:

• apresentação mais fácil dos documentos no WordPress
• publicação por pasta ou etiqueta
• ferramentas de configuração controladas pelos administradores
• melhor tratamento dos descarregamentos
• suporte de processos de trabalho modernos e mais antigos no WordPress

Perguntas frequentes

Posso utilizar este plugin sem shortcodes?

Sim. O método recomendado é o bloco Folderit File List no editor do WordPress. Os shortcodes continuam disponíveis para páginas mais antigas ou para utilização com o editor clássico.  

Posso apresentar ficheiros por etiqueta?

Sim. Defina a origem como Tag e escolha a conta e a etiqueta.  

Posso colar manualmente um Folder UID ou um Tag UID?

Sim. O bloco suporta campos manuais Folder UID e Tag UID, que substituem a seleção nas listas pendentes.  

O plugin é seguro?

O plugin foi concebido com uma abordagem orientada para a segurança, incluindo autenticação no servidor, tokens de acesso temporários, ligações de descarregamento assinadas e ferramentas de configuração reservadas a administradores. Para uma configuração mais robusta, as credenciais podem ser guardadas em wp-config.php ou em variáveis de ambiente do servidor, em vez de nas definições habituais do WordPress.

Porque é que o plugin pode indicar que não foram encontrados ficheiros?

Entre as causas possíveis estão uma pasta vazia, a seleção da conta errada, a falta de acesso, a ausência de ficheiros correspondentes à etiqueta escolhida ou uma cache desatualizada. Limpar a cache, testar novamente a ligação e verificar a conta, a pasta ou a etiqueta selecionada pode ajudar.