Uma migração de sistema de gestão de documentos transfere mais do que arquivos. Deve preservar as informações de que as pessoas precisam para encontrar, compreender e controlar esses arquivos: metadados, responsabilidade, permissões e o histórico necessário. Uma migração bem-sucedida tem um escopo definido, um método de transferência testado e evidências de que o destino está completo.
Use este guia ao migrar de pastas compartilhadas, servidores de arquivos ou outro DMS. Abrange planejamento, piloto, transição e validação. O guia da base de conhecimento de migração Folderit descreve as opções de transferência disponíveis. Os métodos de transferência e os limites publicados foram verificados em 2 de novembro de 2026; confirme a configuração proposta e o escopo do serviço com Folderit.
1. Inventariar os documentos e os sistemas que os utilizam
Liste cada fonte, seu proprietário, contagem de arquivos, tamanho total, formatos, estrutura de pastas e finalidade comercial. Inclua documentos mantidos em subsidiárias, arquivos departamentais e aplicativos de fluxo de trabalho. Registre quais processos os criam ou atualizam e quais integrações dependem de seus locais existentes.
Decida o que está no escopo: arquivos atuais, versões históricas, metadados, evidências de auditoria, links, permissões e fluxos de trabalho inacabados. Trate-os como requisitos de migração separados. Uma transferência de arquivos não reproduz automaticamente o histórico de versões ou modelo de acesso de um sistema legado.
Classifique o conteúdo por decisão: migrar, manter em um acervo legado controlado ou revisar para descarte autorizado. Remova duplicatas somente depois de identificar o registro oficial e as obrigações de preservação. A migração não reinicia o prazo de retenção.
2. Defina critérios de sucesso e responsáveis
A TI fica responsável pela transferência e pelos testes técnicos; os responsáveis pelas áreas, pela completude; e a gestão documental ou o jurídico competente, pelas decisões de retenção e preservação. Designe quem pode autorizar a entrada em operação ou o retorno ao estado anterior.
Deslize a tabela para os lados para ler as duas colunas.
| Verificação de aceitação | Evidência de exemplo |
|---|---|
| Completude | As contagens de origem e destino são reconciliadas, com cada exclusão explicada. |
| Integridade do arquivo | Os arquivos abrem corretamente; as somas de verificação correspondem onde a transferência preserva os bytes originais. |
| Metadados | Campos obrigatórios, datas, identificadores e valores de lista são mapeados corretamente. |
| Acesso | Usuários autorizados podem trabalhar; usuários não autorizados falham nos testes de acesso. |
| Operação da organização | Pesquisa, aprovações, links de documentos e integrações necessárias passam nos testes acordados. |
| Recuperação | A equipe pode restaurar ou retornar a um estado de origem acordado se a aceitação falhar. |
Para verificar se os arquivos foram alterados durante a transferência, consulte o guia da National Library of New Zealand sobre acervos digitais (em inglês). Integridade dos arquivos e validação operacional têm finalidades diferentes: bytes idênticos não provam que permissões ou metadados estão corretos.
3. Mapeie os metadados antes de importar em escala
Crie uma planilha de mapeamento com campo de origem, campo de destino, tipo de dados, regra de transformação e proprietário. Por exemplo, converta um nome de fornecedor inconsistente em uma lista controlada, mapeie uma data de término de contrato em um campo Data e preserve um identificador de documento legado em seu próprio campo.
Não substitua a data original do documento pela data de upload. Diferencie a data da fatura, o término do contrato e a data de migração. Verifique formatos, fusos horários, valores vazios, identificadores duplicados e documentos com várias versões.
Folderit suporta campos personalizados e modelos de metadados de pastas reutilizáveis. Para metadados mantidos em Excel ou CSV, entre em contato com Folderit antes da transferência principal para concordar com o mapeamento do campo e o método que corresponde a cada linha ao seu arquivo. Não presuma que uma planilha corresponderá corretamente aos arquivos apenas pelo nome.
4. Escolha e teste um método de transferência
- SFTP: adequado para grandes volumes de arquivos e pastas; organize a conexão e o processo com Folderit.
- Folderit Sync: use o aplicativo de desktop para sincronizar pastas e arquivos de um computador ou servidor de arquivos.
- Upload do navegador: útil para migrações menores e lotes de testes representativos.
- Upload ZIP: transfira uma estrutura de pastas em lotes. O guia de importação atual especifica um máximo de 500 MB e 500 arquivos por ZIP.
Consulte Importando dados para conhecer os métodos disponíveis. Confirme o rendimento e as restrições com um piloto usando seu próprio mix de arquivos. Combine separadamente como preservar qualquer evidência de auditoria legada, histórico de versões e registros de fluxo de trabalho necessários.
5. Reconstrua e valide permissões
Crie os grupos-alvo e a estrutura de pastas antes que o amplo acesso seja concedido. Mapeie funções comerciais em vez de copiar permissões antigas sem revisão. Teste o acesso com contas de usuários comuns, incluindo uma conta que deve ser negada.
Os níveis de permissão de Folderit distinguem visualização, download, edição e upload. Verifique o compartilhamento externo e o acesso herdado. Conceda aos operadores de migração apenas o acesso necessário para o seu trabalho e, em seguida, remova as concessões temporárias quando a migração for aceita.
6. Pilote um processo de negócios completo
Selecione um grupo pequeno e representativo de documentos: um PDF digitalizado, um arquivo Office, um arquivo grande, uma revisão mais antiga e um registro restrito. Importe a amostra com metadados e peça aos usuários que a procurem, editem as informações permitidas e concluam uma aprovação ou confirmação de leitura.
Verifique o conteúdo e os metadados do arquivo separadamente. OCR ajuda a pesquisar digitalizações suportadas; isso não comprova que todos os campos estruturados foram migrados corretamente. Registre cada exceção, corrija sua causa e repita as verificações afetadas antes de aprovar o próximo lote.
7. Planeje a transição e a reversão
Uma migração em fases pode reduzir as interrupções, mas o tempo de inatividade zero não é garantido. Escolha uma janela de transição e decida quando o sistema antigo se tornará somente leitura, como as alterações posteriores serão capturadas e quando novos documentos deverão entrar em Folderit.
Não encerre uma fonte apenas porque seus metadados foram copiados. O acesso a arquivos que permanecem em outro sistema requer um procedimento acordado e testado. Evite a edição descontrolada em ambos os sistemas: identifique o local oficial para cada fase.
- Confirme uma cópia de origem recuperável e os critérios de reversão acordados.
- Comunique qualquer interrupção de acesso e forneça um contato de suporte.
- Transfira as alterações finais e reconcilie-as com a origem.
- Obtenha a aceitação do responsável pela área antes de alterar os procedimentos normais de trabalho.
8. Reconciliar, treinar e retirar a fonte deliberadamente
Manter um registro de transferência contendo o identificador de origem, identificador de destino, lote, resultado e status de exceção. Investigue arquivos perdidos e contagens inesperadas. Valide os metadados, a capacidade de pesquisa e as permissões necessárias e, em seguida, retenha a evidência de aceitação com o plano de migração.
Treine os usuários nas tarefas que eles realizam todos os dias e analise o feedback após o lançamento. Mantenha a fonte herdada disponível sob acesso controlado durante o período de validação ou retenção acordado. Desative-o somente depois que os proprietários relevantes aprovarem os acordos contratuais, de preservação de registros e de descarte.
Lista de verificação de preparação para migração
- Escopo, responsáveis pelas fontes e inventário de documentos aprovados.
- Mapeamento de metadados e método de correspondência de arquivos testados.
- Versões necessárias, evidências de auditoria e histórico de fluxo de trabalho contabilizados.
- Permissões de destino e testes de acesso negativo aprovados.
- Arquivos piloto, pesquisas e fluxos de trabalho de negócios aceitos.
- Transferência, alterações finais, reversão e comunicações do usuário acordadas.
- Conciliação e aprovações para desativar a origem registradas.
Ainda escolhendo o destino? Use nosso guia de avaliação DMS. Para planejar uma transferência Folderit, revise as opções de migração e entre em contato com a equipe antes de mover seu arquivo completo.
