Dokumentu apstiprināšanas darbplūsma nodod dokumentu lēmuma pieņēmējiem, reģistrē atbildes un nosaka nākamo soli. Tā var aptvert rēķinu pirms apmaksas, līgumu pirms parakstīšanas, procedūru pirms publicēšanas vai darbinieka iesniegumu pirms atļaujas piešķiršanas.
Folderit saglabā pārvaldīto vienumu, tā darbplūsmas uzdevumus un lēmumu vēsturi kopā. Dalībnieki var pārskatīt viņiem pieejamo informāciju, apstiprināt vai noraidīt, pievienot komentārus un pieprasīt paskaidrojumus. Šajā rokasgrāmatā ir izskaidrotas pieejamās pieejas un tas, kā konfigurēt procesu, kas apstrādā izņēmumus, kā arī veiksmīgus apstiprinājumus.
Sākotnējais Folderit demonstrācijas video ir angļu valodā, un tajā redzamā saskarne var atšķirties no pašreizējās. Arī rakstā saistītās zināšanu bāzes tehniskās instrukcijas ir angļu valodā.
Kas ir jādefinē apstiprināšanas darbplūsmā
Vispirms precizējiet prasīto lēmumu. «Apstiprināt šo rēķinu apmaksai» ir skaidrāk nekā «Lūdzu, pārskatiet». Nosakiet adresātus, viņu darbību secību, pieejamo informāciju, pabeigšanas noteikumu un dokumenta turpmāko atrašanās vietu.
E-pasta pielikumi var atstāt lēmumus sadalīti pa pavedieniem un vairākām failu kopijām. Pārvaldīta darbplūsma savieno pieprasījumu un atbildi ar vienumu. Tam joprojām ir nepieciešams īpašnieks, kas apstrādā trūkstošo informāciju, noraidītos pieprasījumus un personas, kas nav pieejamas.
Izvēlieties paralēlus, secīgus vai pielāgotus posmus
Ritiniet tabulu sāniski, lai salīdzinātu visas trīs kolonnas.
| Secība | Kā tas darbojas | Piemērots piemērs |
|---|---|---|
| Paralēli | Dalībnieki savus uzdevumus saņem vienlaikus. | Juridiskā un finanšu nodaļa pārbauda dažādus līguma aspektus. |
| Secīgi | Dalībnieki darbojas konfigurētajā secībā; nākamais uzaicinājums ir atkarīgs no sekmīgas iepriekšējā uzdevuma izpildes. | Par budžetu atbildīgais apstiprina pirms maksājuma autorizētāja. |
| Pielāgots | Dalībnieki tiek sakārtoti posmos, apvienojot vienlaicīgu darbu posma ietvaros ar secību starp posmiem. | Divas nodaļas vispirms pārskata, pēc tam vadība apstiprina. |
Process var apvienot apstiprināšanu, iepazīšanās apliecinājumu, pārskatīšanu, lauku aizpildīšanu un pieejamās parakstīšanas metodes. Piemēram, vispirms pieprasiet trūkstošos veidlapas datus, tad vadītāja apstiprinājumu un visbeidzot apliecinājumu par iepazīšanos ar pabeigto ierakstu. Pirms procesa standartizēšanas pārbaudiet metodes pieejamību un plāna iespējas.
Praktiski dokumentu apstiprināšanas piemēri
Tālāk minētie piemēri ir hipotētiskas konfigurācijas. Tie ilustrē lēmumus un pienākumus; tie nav klientu rezultāti vai pārskati par pārbaudītu izvietošanu.
Rēķini: pārbaudiet maksu pirms maksājuma autorizācijas
Saglabājiet rēķinu ar piegādātāju, rēķina numuru, nodaļu, summu, valūtu un apmaksas termiņu. Ja nepieciešams, pievienojiet apliecinošo pasūtījumu vai piegādes pierādījumus kā saistītos vienumus. Telekomunikāciju piemērā departamenta pārstāvji vispirms pārbauda viņiem piešķirtās maksas, pēc tam par budžetu atbildīgais atļauj maksājumu.
Ja rēķinā ir neskaidra maksa, pārskatītājs var lūgt precizējumu, atstājot sākotnējo uzdevumu atvērtu. Pēc apstiprināšanas rēķinu var pārvietot uz apmaksai apstiprināto dokumentu mapi. Lēmums pats neveic bankas maksājumu vai grāmatvedības grāmatojumu: tas jāizdara atbildīgajam darbiniekam vai atsevišķi konfigurētai integrācijai.
Nosacītai maršrutēšanai konfigurējiet konkrētus summas, valūtas un citu lauku nosacījumus Workflow Designer rīkā. Katrā zarā piešķiriet adresātus. Nodaļas lauks automātiski neatrod tās vadītāju, un vērtību salīdzinājums pats nepārbauda kopīga budžeta atlikušo summu.
Līgumi: izskatiet, apstipriniet un pēc tam parakstiet
Juridiskā nodaļa pārbauda saistības un līguma izbeigšanas noteikumus, finanšu nodaļa – maksas un apmaksas nosacījumus. Pirmajā posmā var prasīt abu nodaļu piekrišanu pirms vadības galīgā lēmuma. Nodrošiniet dalībniekiem piekļuvi vajadzīgajiem pielikumiem un metadatiem.
Parakstīšanu var veikt pēc apstiprināšanas, izmantojot Folderit eSign, DocuSign integrāciju vai atbalstītās reģionālās eID metodes. Tās ir atsevišķas parakstīšanas iespējas ar dažādām prasībām; apstipriniet metodi, ārējās puses pieredzi, plānu un visas pakalpojumu sniedzēja maksas. Pats apstiprinājums neliek uz dokumenta elektronisko parakstu.
Radošais darbs: apstipriniet faktisko laidiena versiju
Nosūtiet maketu, prezentāciju vai publikāciju mārketinga nodaļai, par produktu atbildīgajam darbiniekam un juristiem, ja tas nepieciešams. Prasiet skaidru lēmumu un komentāru par vajadzīgajām izmaiņām. Saistītie avota materiāli var atbalstīt pārskatīšanu, neradot nekontrolētas e-pasta pielikumu kopijas.
Pēc pārskatīšanas iesniedziet jauno versiju savam lēmumam. Augšupielādējot aizstājēju, iepriekšējais apstiprinājums netiek pārsūtīts uz to. Pēc veiksmīgas pabeigšanas pārvietojiet pieņemto laidienu uz paredzēto publikāciju mapi.
Kontrolētas procedūras: apstiprināšana pirms darbinieku iepazīšanās apliecinājuma
Atjauninātu drošības procedūru var pārskatīt tehniskais speciālists un atbildīgais vadītājs, pēc tam pārvietot uz kontrolēto dokumentu mapi. Atsevišķā iepazīšanās posmā attiecīgajiem darbiniekiem var lūgt apliecināt, ka viņi to ir izlasījuši.
Skaidri norādiet par publicēšanu atbildīgo, versiju un spēkā stāšanās datumu. Iepazīšanās apliecinājums reģistrē atbildi; tas pats par sevi nepierāda izpratni, praktisku kompetenci vai visu piemērojamo prasību izpildi.
Inženiertehniskās izmaiņas: atsevišķi tehniskie un finanšu lēmumi
Saistiet izmaiņu pieprasījumu ar rasējumiem, izmaksu tāmēm un apliecinošu saraksti. Inženierzinātnes un kvalitāte var pārskatīt paralēli, kam seko finanses un projekta īpašnieks. Izlemiet, vai katrs tehniskais pārbaudītājs ir obligāts vai arī ir piemērots noteikts komitejas slieksnis.
Darbplūsmā ir jāidentificē apstiprinātā rasējuma pārskatīšana un galamērķis. Veiksmīgs izmaiņu pieprasījums automātiski nepierāda, ka katrs saistītais zīmējums ir pārskatīts vai izlaists.
Darbinieku pieprasījumi: apkopojiet datus pirms apstiprināšanas
Darbinieks var iesniegt strukturētus datus un pielikumus elektroniskā veidlapā. Personāla nodaļa vai tiešais vadītājs aizpilda piešķirtos laukus, pirms atbildīgais vadītājs apstiprina pabeigto iesniegumu. Jauna darbinieka ievadīšanas procesā var iekļaut parakstīšanu un apliecinājumu par iepazīšanos ar iekšējiem noteikumiem.
Izmantojiet attiecīgajam veidlapas veidam pieejamo veidni un konfigurējiet lauka redzamību un rediģēšanu katram adresātam. Lauku aizpildīšanas darbplūsmas atšķir laukus, kurus adresāts var redzēt, no tiem, kurus tas var mainīt. Elektroniskās veidlapas un vizuālās automatizācijas veidotājs ir Tailor funkcijas pašreizējā publiskā plānu salīdzināšanā.
Sāciet vienreiz, izmantojiet veidni atkārtoti vai automatizējiet atkārtotu procesu
Lai saņemtu vienreizēju pieprasījumu, atveriet vienuma detalizētās informācijas skatu un izvēlieties apstiprināšanas darbību tā darbplūsmas izvēlnē. Atlasiet secību un adresātus, rakstiet instrukcijas, izvēlieties, vai ir redzami metadati un saistītie vienumi, un konfigurējiet jebkuru pārvietošanu pēc veiksmīgas pabeigšanas. Apstiprināšanas darbplūsmas rokasgrāmatā ir aprakstītas pašreizējās vadīklas.
Atkārtotam darbam izvēlieties pieeju, kas atbilst aktivizētājam:
- Mapes līmeņa automatizācija: sāciet apstiprināšanu, kad fails tiek pievienots konfigurētai mapei. Pārbaudiet apakšmapes iestatījumu un izvairieties no nejaušas pārklāšanās automatizācijas apvienošanas.
- Darbplūsmas veidne: administrators sagatavo adresātus, metodes un posmus atkārtotai izmantošanai. Veidnes var ierobežot līdz atbalstītiem vienumu veidiem vai ierakstiem no konkrētas e-veidlapas.
- Vizuālā automatizācija: definējiet notikumu, atrašanās vietu, vienuma veidu un nosacījumus, pēc tam savienojiet darbības un iznākuma zarus. Nosaukts sākuma punkts var arī padarīt automatizāciju pieejamu manuāli no vienuma darbplūsmas izvēlnes.
Administratori pārvalda darbplūsmas veidnes sadaļā Administrēšanas rīki → Darbplūsmas → Veidnes. Saglabājiet saprotamu iekšējās automatizācijas nosaukumu un lietotājam paredzēto manuālo darbību nosaukumu.
Skaidri iestatiet pieņemšanas, noraidīšanas un taimauta noteikumus
Posms var prasīt visu adresātu, noteikta skaita vai procentuālās daļas atbildi. Nosakiet arī noraidīšanas slieksni: atbilde nav tas pats, kas apstiprinājums.
Piemēram, komiteja var pieprasīt trīs apstiprinājumus, vai pieprasījums var neizdoties pēc pirmā noraidīšanas. Programmā Workflow Designer savienojiet izejas Success, Failure un Timeout ar paredzētajām nākamajām darbībām. Izmantojiet atsevišķas pieprasījuma darbības darbības, kad posmiem nepieciešama neatkarīga rezultātu apstrāde.
Uzdevuma izpildes termiņš norāda, līdz kuram datumam gaidāma atbilde. Atsevišķais automatizācijas Timeout iestatījums nosaka gaidīšanas ilgumu pirms pārejas uz noildzes zaru. Termiņš pats neizraisa automātisku eskalāciju. Izmēģiniet noildzes iestatījumus un pārbaudiet, kas notiek ar nepabeigtiem uzdevumiem.
Rīkojieties ar precizējumiem, prombūtni un dokumentu pārskatīšanu
Pieprasīt paskaidrojumu ļauj dalībniekam lūgt informāciju citam lietotājam vai grupai, pievienojot komentāru un neobligātu pielikumu, nepieņemot galīgo lēmumu. Sākotnējais uzdevums paliek atvērts, līdz viņi atbild. Nosauciet procesa īpašnieku, kurš seko, kad pieprasītā informācija nekad netiek saņemta.
Pārbaudiet pieejamos deleģēšanas un aizstājējiestatījumus darbplūsmas metodei un kontam. Neesošajam apstiprinātājam jābūt saskaņotam aizstāšanas procesam; vispārīgs e-pasta atgādinājums nenodod viņa pilnvaras citai personai.
Folderit saglabā versijas kopā ar koplietotiem metadatiem. Sākotnēji iesniegtajai versijai joprojām ir pievienots aktīvs apstiprinājums, pat ja kāds augšupielādē jaunu versiju. Pirms faila izlaišanas pārskatiet versijai atbilstošā uzdevuma statusu un sāciet jaunu apstiprinājumu, kad pārskatītajam saturam ir nepieciešama autorizācija.
Izmantojiet pielāgotus metožu nosaukumus, nemainot to nozīmi
Administrators var balstīt pielāgotu metodi uz standarta darbplūsmas metodi un pielāgot tās nosaukumu, darbību etiķetes, rezultātu etiķetes, krāsas un pieejamos iestatījumus. “Juridiskā atļauja” vai “Kvalitātes pārbaude” darbiniekiem var būt skaidrāka nekā vispārīga apstiprinājuma etiķete.
Pamatmetode joprojām nosaka pamatā esošo uzvedību. Pogas pārdēvēšana nerada jaunu parakstīšanas mehānismu vai jaunu biznesa noteikumu. Skatiet pielāgotās darbplūsmas metodes un pārbaudiet pilnu adresāta pieredzi pēc terminoloģijas konfigurēšanas.
Pārraugiet uzdevumus un saglabājiet lēmumu pierādījumus
Adresāti saņem darbplūsmas paziņojumus un var atrast pieprasījumus sadaļā Mani uzdevumi. Pieprasītāji var pārskatīt nosūtītos uzdevumus un norisi. Vienumam sadaļā Darbplūsmas ir apkopotas metodes, adresāti, statuss, datumi un darbība; paplašinot ierakstu, tiek parādīti norādījumi, komentāri un ierakstītas atbildes.
Visu darbplūsmu kopsavilkums nodrošina konsolidētu ierakstu. Atkarībā no vienuma un faila veida lejupielādes opcijas ietver tikai kopsavilkumu, failu un kopsavilkuma PDF vai ZIP. Revīzijas liecības sniedz papildu darbības pierādījumus. Izlemiet, kuri pierādījumi jūsu procesam ir jāsaglabā un kas tos drīkst eksportēt.
Atbalstītiem parakstītiem failiem, lejupielādējot jaunāko parakstīto versiju, tiek atgriezts parakstītais fails; lielapjoma lejupielāde ir pieejama arī no mapju saraksta. Pārbaudiet, vai lejupielādējamā versija ir apstiprinātā un parakstītā laidiena, kas nepieciešama jūsu procesam.
Ierobežojiet piekļuvi un apstipriniet nepieciešamo plānu
Sniedziet dalībniekiem informāciju, kas nepieciešama viņu uzdevumam: priekšskatīšanas, lejupielādes, rediģēšanas un augšupielādes tiesības ir atšķirīgas. Pārskatiet metadatus, saistīto vienumu un veidlapu lauku redzamību, kā arī parasto piekļuvi mapēm. Tailor pievieno detalizētas atļaujas; drošības kontroles, piemēram, SSO, arī ir atkarīgas no izvēlētā plāna un konfigurācijas.
Folderit uzticamības centrā apraksta datu šifrēšanu pārsūtīšanas un glabāšanas laikā, piekļuves kontroli un kontu drošību. Konfigurējiet šos rīkus atbilstoši organizācijas vajadzībām. Darbplūsma vai tās kopsavilkums pats nesertificē uzņēmuma procesu un negarantē juridisko atbilstību.
Publiskajā plānu salīdzinājumā vienkāršas apstiprināšanas un iepazīšanās apliecinājuma darbplūsmas pašlaik ietilpst Medium, savukārt Workflow Designer, elektroniskās veidlapas un neierobežots Folderit eSign – Tailor plānā. Piedāvājumā apstipriniet metodes, ietilpību, ārējo dalībnieku parakstīšanu un integrācijas. Plānu iespējas un dokumentācija pārbaudīta 2026. gada 2. novembrī.
Pirms rutīnas noteikšanas pārbaudiet procesu
- Izvēlieties vienu dokumenta veidu, par to atbildīgo un precīzu nepieciešamo lēmumu.
- Nosakiet adresātus, secību, redzamo informāciju un pabeigšanas noteikumus.
- Definējiet veiksmīgas pabeigšanas, noraidīšanas, trūkstošās informācijas un taimauta galamērķus.
- Izmantojiet skaidri marķētus ierakstu paraugus ar paredzētajām dalībnieku lomām.
- Pārbaudiet apstiprināšanu un noraidīšanu katrā posmā, precizējumu pieprasījumus, prombūtni un jaunas dokumenta versijas iesniegšanu.
- Nosacījuma maršrutēšanai pārbaudiet zem katra ierobežojuma, pie un virs katra ierobežojuma, dažādas valūtas un trūkstošās vērtības.
- Pirms konfigurācijas apstiprināšanas pārbaudiet galīgo failu, versiju, uzdevumu vēsturi, atļaujas un galamērķi.
- Saglabājiet atkārtoti lietojamu veidni vai automatizāciju un sniedziet darbiniekiem īsu lietošanas pamācību.
Sāciet ar mazāko pilno procesu, kas atrisina jūsu problēmu, pēc tam pievienojiet nosacījumus un metodes, ja nepieciešams. Lai plānotu konfigurāciju, izpētiet Folderit dokumentu darbplūsmas automatizāciju un iepriekš norādītās iestatīšanas rokasgrāmatas.
