Dokumentų valdymo biudžetas neapsiriboja mėnesio prenumerata. Palyginkite reikalingas naudotojų prieigas, plano dokumentų procesus, saugyklą, konfigūravimo darbus ir papildomas licencijas. Naudingiausias rodiklis — tikrojo komandos proceso išlaidos per nustatytą laikotarpį.
Šis vadovas padeda MVĮ palyginti kainą vienam naudotojui, komandinius paketus ir individualius pasiūlymus bei sudaryti biudžetą. Folderit yra mūsų produktas, todėl jo planus pristatome tiesiogiai. Funkcijos patikrintos 2026 m. lapkričio 2 d. Kainos priklauso nuo valiutos, atsiskaitymo laikotarpio ir konfigūracijos. Tikrinkite dabartinį Folderit kainų puslapį, o ne laikykite senas tinklaraščio sumas galiojančiu pasiūlymu.
Trys kainų modeliai, kuriuos reikia atpažinti
Prenumeratos vienam vartotojui
Padauginkite kainą iš naudotojų su mokama licencija skaičiaus, o ne tik iš žmonių skaičiaus įmonėje. Paklauskite, ar recenzentams, išorės gavėjams, laikiniesiems darbuotojams ir administratoriams reikia mokamų licencijų. Patikrinkite minimalų pirkinį: maža vieneto kaina su dideliu minimumu gali viršyti mažesnės komandos biudžetą.
Kainos vienam vartotojui gali būti pagrįstos, kai prieigos poreikiai yra stabilūs ir įtrauktos reikiamos funkcijos. Rizika yra sudaryti biudžetą dešimčiai nuolatinių vartotojų ir sužinoti, kad dar dvidešimčiai atsitiktinių dalyvių taip pat reikia licencijų. Paklauskite, kas atsitinka, kai darbuotojas išeina, o jo licencija perduodama kitam.
Paketai su įtrauktais vartotojais ir saugykla
Paketas suteikia komandai apibrėžtą vartotojų skaičių ir saugyklą už nurodytą prenumeratos sumą. Padalinkite bendrą sumą iš žmonių, kurie ją iš tikrųjų naudos, kad suprastumėte efektyvias išlaidas, bet pirkite dėl proceso ir pajėgumų, o ne vien dėl santykio.
Patikrinkite kitą talpos veiksmą, papildomų vartotojų kainas, saugyklos išplėtimą ir tai, ar naujinimas nepakeičia galimų funkcijų. Paketas su dešimčia įtrauktų vartotojų nereiškia neriboto vartotojų skaičiaus, o įtraukta saugykla nereiškia neriboto kiekvienos failo versijos saugojimo.
Individualūs kainos pasiūlymai
Pasiūlymas gali apimti didesnį diegimą, konkrečius saugos reikalavimus, papildomus modulius arba atskirą diegimą. Paprašykite suskirstymo, kuriame būtų atskirta prenumerata, diegimas, perkėlimas, mokymai ir nuolatinė pagalba. Patvirtinkite atnaujinimo sąlygas, minimalų įsipareigojimą ir kurios kainos pasiūlymo dalys yra neprivalomos.
Pagal individualų pasiūlymą parduodamas produktas nebūtinai brangus, o skelbiama pradinė kaina nebūtinai yra galutinė suma. Lyginkite pasiūlymus tam pačiam naudotojų skaičiui, dokumentams ir reikalingiems veiksmams.
Paprastas biudžeto skaičiavimas
Naudokite šį skaičiavimą kaip planavimo struktūrą: pirmųjų metų kaina lygi dvylikai prenumeratos mėnesių, pridėjus vienkartinį diegimą ir perkėlimą, papildomas licencijas ar paslaugas ir taikomus mokesčius. Vidinį personalo laiką pridėkite atskirai, kad jis liktų matomas. Jei pasiūlyme naudojamas kitas atsiskaitymo laikotarpis, prieš palygindami pakoreguokite skaičiavimą.
| Pavyzdinė išlaidų eilutė | Skaičiavimas | Suma |
|---|---|---|
| Prenumerata dešimčiai naudotojų su mokama licencija | 10 × 20 € × 12 mėn | 2 400 € |
| Vienkartinė sąranka ir perkėlimas | Hipotetinė paslaugų sąmata | 600 € |
| Iš viso pirmaisiais metais neatskaičius mokesčių | Prenumerata ir sąranka | 3 000 € |
| Antrųjų metų abonementas, apimtis nekeičiama | 10 × 20 € × 12 mėn | 2 400 € |
Sumos eurais yra išgalvoti pavyzdžiai, ne Folderit kainos, rinkos vidurkiai ar vietiniai pasiūlymai. Jei dar penkiems retkarčiais dirbantiems tikrintojams reikia mokamos licencijos, pavyzdinė prenumerata kainuos 3 600 € per metus prieš konfigūravimą ir mokesčius. Kiekvieną skaičių pakeiskite tikromis tiekėjo sąlygomis ir visur naudokite tą pačią valiutą.
Paketo atveju naudotojų daugybą pakeiskite pasiūlyta mėnesio paketo kaina. Šiame išgalvotame skaičiavime 100 € mėnesio paketas kainuotų 1 200 € per metus prieš priedus. Vertė priklauso nuo įtrauktų naudotojų, saugyklos, funkcijų ir diegimo poreikių.
Kainą suderinkite su reikiamu atlikti darbu
Naudingas pasiūlymas įvardija konkrečius veiksmus, o ne vien bendrus funkcijų pavadinimus. „Darbo eiga įtraukta“ gali reikšti paprastą tvirtinimą arba konfigūruojamą kelių etapų procesą. Prieš skirdami biudžetą paprašykite tiekėjo parodyti jūsų atvejį.
- Paieška: ar darbuotojai turi rasti nuskaitytą tekstą, metaduomenis ar abu? Patvirtinkite dokumentų formatus, OCR apimtį ir galimus apdorojimo limitus.
- Sprendimai: ar reikia tvirtinimo, užfiksuoto susipažinimo patvirtinimo, parašo ar kelių atskirų žingsnių? Šie veiksmai nėra tapatūs.
- Prieiga: nustatykite administratorius, redaktorius, skaitytojus, tik failus įkelti galinčius dalyvius ir išorinius gavėjus. Patvirtinkite, kurie vaidmenys ir leidimai yra siūlomame plane.
- Įrašai: apibrėžkite versijų istoriją, audito informaciją, saugojimo pradžios datas ir galutinius veiksmus. Nelaikykite ypatybės etiketės teisinės atitikties garantija.
- Integravimas: pavadinkite sistemas ir duomenis, kuriuos norite prijungti. API prieiga pati neužtikrina užbaigto integravimo ar nepašalina diegimo darbų.
Išsamesniam vertinimui pasitelkite DMS pasirinkimo vadovą MVĮ ir aštuonių dokumentų valdymo sistemų palyginimą. Palyginimo kainos yra tam tikros datos orientyrai. Pirkimą grįskite dabartiniu tiekėjo pasiūlymu ir tiksliu jo turiniu.
Kaip Folderit paketai veikia smulkaus verslo biudžetą
Į Folderit pateiktus paketus įtraukta OCR pagrįsta viso teksto paieška, versijų istorija ir audito seka. Mini paketą sudaro penki vartotojai ir 150 GB saugyklos. Medium apima dešimt vartotojų ir 500 GB, taip pat pridedamos paprastos patvirtinimo ir susipažinimo patvirtinimo darbo eigos, automatinis saugojimas, numeravimas ir pasirinktiniai metaduomenys. Tailor prideda pažangų darbo eigos dizainerį, elektronines formas, pasirinktinius įrašus, detalesnius leidimus, bendrąjį prisijungimą (SSO) ir API prieigą.
| Reikalavimas | Ką įvertinti Folderit |
|---|---|
| Maža dokumentų saugykla, kurioje galima ieškoti | Mini: palyginkite penkių naudotojų ir 150 GB ribas su tikraisiais poreikiais. |
| Dešimties žmonių komanda su paprastais dokumentų sprendimais | Medium: patikrinkite įtrauktus darbo eigos veiksmus, saugojimo taisykles ir 500 GB talpą. |
| Struktūrinės priėmimo formos arba sudėtingesnės darbo eigos | Tailor: apibrėžkite formas, proceso sąlygas, teises ir naudotojų bei saugyklos konfigūraciją. |
| Integracija arba atskiras diegimas | Patvirtinkite planą, įgyvendinimo atsakomybę, reikalingas paslaugas ir komercines sąlygas. |
Tokia paketų struktūra gali palengvinti biudžeto planavimą. Lyginkite visą prenumeratą ir įtrauktą talpą, o ne manykite, kad kiekvienam dokumentų proceso dalyviui taikomas vienodas papildomas licencijos mokestis. Prieš skaičiuodami sutaupymą patvirtinkite tikrą kainą ir plano ribas. Paketas vertingas tuomet, kai apima komandai reikalingą procesą.
Aiškiai laikykite svarbius skirtumus. Įrašytas skaitymo patvirtinimas rodo vartotojo veiksmus, o ne supratimą. Patvirtinimas taikomas pateiktai versijai, o ne automatiškai vėlesnėms pataisoms. Saugojimo taisyklės atlieka organizacijos pasirinktus laikotarpius ir veiksmus; jos nenustato teisėtos sunaikinimo datos. Išplėstinėms formoms ir vizualiniam darbo eigos dizaineriui reikalingas Tailor.
Parašams pasiūlyme patvirtinkite pasirinktą pasirašymo būdą, jo prieinamumą plane, naudojimo limitą ir galimus išorinių tiekėjų mokesčius. Atskirai tikrinkite debesijos ir atskirai derinamo vietinio diegimo reikalavimus; nemanykite, kad prenumeratos ar diegimo sąlygos vienodos.
Išlaidos, kurių gali nebūti skelbiamoje kainoje
Migracija prasideda apsisprendus, ką perkelti. Suskaičiuokite failus, versijas, metaduomenis, leidimus ir visas nuorodas, kurios turi likti tinkamos naudoti. Masinis įkėlimas ir kruopščiai susietas perkėlimas yra skirtingi projektai. Įtraukite laiko dublikatų valymui, prieigos patikrinimui ir atrankiniam patikrinimui po perdavimo. Mūsų dokumentų valdymo perkėlimo vadovas paaiškina planavimo darbus.
Numatykite lėšų konfigūravimui ir įsisavinimui: aplankų struktūrai, naudotojų grupėms, metaduomenims, darbo eigų sprendimams, administratorių mokymams ir trumpam bandymui su realiomis išimtimis. Paskirkite atsakingus asmenis. Vidaus darbai taip pat užima laiko, net jei tiekėjo sąskaitoje nėra diegimo paslaugos eilutės.
Paklauskite apie nuolatinį saugyklos augimą, palaikomus formatus, palaikymo apimtį, papildomas aplinkas ir duomenų eksportavimą. Patvirtinkite failų, metaduomenų ir atitinkamos istorijos eksporto formatą, kas vykdo eksportą ir ar paslaugos apmokestinamos atskirai. Maža pradinė kaina neturėtų trukdyti planuoti veiksmingo pasitraukimo.
Paprašykite pasiūlymo, kurį galite patvirtinti
Visiems tiekėjams pateikite tą pačią užduotį: aktyvūs ir retkarčiais prisijungiantys naudotojai, dokumentų kiekis ir augimas, reikalingos paieškos, sprendimų etapai, prieigos vaidmenys, saugojimo taisyklės, integracijos, diegimo būdas ir numatyta paleidimo data. Prašykite pirmųjų ir kitų metų bendros kainos ta pačia valiuta bei tuo pačiu mokesčių pagrindu.
Tada išbandykite nedidelį reprezentacinį procesą. Įkelkite nuskaitytą dokumentą, pataisykite dokumentą, paprašykite reikalingo sprendimo, patikrinkite riboto vartotojo vaizdą ir patikrinkite turimą istoriją. Tai siūlomos vertinimo užduotys, o ne šio straipsnio testai. Saugumo reikalavimai turi atspindėti jūsų organizacijos riziką; NIST smulkaus verslo kibernetinio saugumo vadovas (anglų kalba) siūlo savanorišką šios diskusijos struktūrą.
Rinkitės biudžetą, kurį galite pagrįsti žmonėmis, talpa ir reikalingais darbais. Vertindami Folderit, aptarkite dokumentų procesą su mūsų komanda ir paklauskite, kuris planas bei konfigūracija jį apima. Tai naudingiau nei pavienė mėnesio suma.
