Sistema di gestione elettronica dei documenti
Sistema elettronico di gestione documentale
L’era della gestione cartacea è definitivamente passata e il mondo vive una digitalizzazione diffusa. Questo però non dovrebbe cambiare il modo in cui un’impresa gestisce i documenti.
Un buon sistema elettronico di gestione documentale (EDMS) semplifica le operazioni. Permette di conservare, organizzare e archiviare digitalmente i dati. Accoglie ogni documento, digitale, scansionato, immagine, PDF e altro, conservandolo in modo sicuro e accessibile. Folderit EDMS aiuta a raggiungere gli obiettivi documentali con sicurezza robusta e grande facilità d’uso, senza aggiungere complessità ai flussi.
Accesso semplice
Folderit è una soluzione web accessibile da qualsiasi dispositivo con internet. L’infrastruttura risiede in un cloud estremamente sicuro, crittografato a livello bancario. Non devi preoccuparti di spazio o risorse del dispositivo. A casa, al lavoro o in movimento, se hai internet hai Folderit. Se prevedi di essere offline, puoi generare una copia di alcuni o tutti i file per lavorarci.
Condivisione semplice
Decidi chi accede e quanto, e Folderit gestisce il resto. Gruppi di utenti e link pubblici evitano di gestire separatamente team e diritti. Scegli tu chi accede a cosa e in quale misura. Puoi condividere file o intere cartelle con team e persone come visualizzatori di anteprime, lettori o editor. Oppure concedere accesso pubblico tramite un link difficile da indovinare.
Folderit mantiene tracce di audit che mostrano ogni azione eseguita da chiunque nel sistema, per seguire la gestione dei documenti.
Ricerca semplice
I documenti digitali devono essere facili da trovare oltre che da conservare. Gli algoritmi di ricerca usano metadati personalizzati e contenuti, e anche OCR per cercare nei documenti non modificabili, come scansioni, immagini o PDF. Non devi più ricreare i vecchi file.
Gestione semplice delle gerarchie
Folderit semplifica enormemente le approvazioni. Invita persone ad approvare e commentare fatture, richieste di ferie o comunicazioni interne. Puoi anche stabilire periodi di conservazione per file e cartelle in giorni, settimane, mesi o anni, secondo le politiche aziendali.
Notifiche semplici
Configura notifiche e promemoria per i documenti e le interazioni dei team. Folderit può avvisarti quando qualcuno accede o modifica i file in qualsiasi modo. Decidi tu la frequenza: in tempo reale o a intervalli specifici.
Struttura semplice
Folderit nasce sapendo che tu conosci il modo migliore di organizzare l’azienda. Per semplificare l’uso, permette di personalizzare le relazioni tra cartelle e aggiungere metadati per indicizzazione personalizzata, firmatari, note e scadenze, creando alberi documentali facilmente indicizzabili e ricercabili.
Gestione semplice dei file
Folderit mantiene le versioni mentre i documenti evolvono. Le precedenti sono backup completi dei file, con metadati unificati tra versioni, per criteri di ricerca coerenti.
Per impedire a più collaboratori di lavorare sullo stesso documento, concedi diritti esclusivi di modifica a utenti specifici. Gli altri possono interagire secondo i permessi, ma non aggiungere versioni o modificare il file. Durante la modifica appare una barra informativa.
Sicurezza semplice
Folderit è un EDMS cloud robusto e altamente sicuro. È stato sviluppato sapendo che le aziende si affidano a una soluzione web solo se mantiene i dati sicuri e accessibili. Trasferisce i dati tramite SSL e mantiene tripli backup, tutto sotto crittografia bancaria. Puoi applicare una politica personalizzata per complessità e frequenza di cambio delle password.