Collaborazione sui documenti
Strumento di collaborazione documentale
Che tu sia un’azienda o un professionista esterno, hai bisogno di uno strumento efficace di collaborazione documentale per restare produttivo e organizzato in tutte le attività.
Secondo Salesforce, l’86% dei dipendenti e dirigenti afferma che la mancanza di collaborazione o una comunicazione inefficace portano a insuccessi sul lavoro.
Costruire una cultura collaborativa tramite il cloud aiuta a superare le barriere aziendali. Il 97% di 1.400 dirigenti, imprenditori ed educatori ritiene che la tendenza a mancare scadenze per scarsa gestione dei progetti e condivisione documentale possa influenzare direttamente i risultati economici. Se la collaborazione non funziona, potresti quindi perdere profitti.
Per questo oggi spieghiamo in dettaglio come Folderit aiuti a creare uno spazio in cui i dipendenti collaborano quando serve e formano gruppi dinamici, stimolando produttività, innovazione e coinvolgimento in tutta l’organizzazione.
Condivisione collaborativa dei documenti
La condivisione collaborativa è una pratica radicata che risale al 1968. Il concetto presentato da Douglas Engelbart era noto come “The Mother of All Demos”.
Quella che allora era una novità oggi è una pratica diffusa: usare uno strumento di condivisione per aumentare efficienza e organizzazione in tutte le fasi aziendali.
La condivisione collaborativa riguarda un file o una cartella che chiunque può condividere, consultare e modificare in tempo reale. Un documento collaborativo può essere un testo, un PDF o persino un video. Le organizzazioni moderne svolgono comunemente le attività quotidiane in strumenti di questo tipo, usando presentazioni, promemoria e sale riunioni.
Con Folderit ottieni un sistema intuitivo che opera in modo sicuro tramite il cloud. Puoi gestire, condividere e approvare facilmente i documenti. Interi account possono essere scaricati, oppure file e cartelle salvati singolarmente sul disco locale. Puoi integrare completamente Office 365 per accedere a directory e cartelle esistenti e collegare Folderit tramite API alle principali suite organizzative, aumentando la produttività generale. Smetterai così di passare ore a cercare documenti, rintracciare modifiche e revisioni e recuperare vecchie versioni da una massa crescente di informazioni.
Flussi di approvazione e conservazione automatizzata
Secondo Finance Online, la preparazione dei documenti comporta una perdita del 50% del tempo dei lavoratori. La maggior parte dei professionisti trascorre quasi 18 minuti cercando file e inviandoli per approvazione. L’assenza di un flusso documentale adeguato può compromettere l’efficacia complessiva e causare perdite di ricavi.
Se sei stanco di un flusso continuo di approvazioni, per fatture o richieste, apprezzerai il processo completo Folderit, che consente di dare il via libera e aggiungere commenti per comunicare più rapidamente e risolvere le questioni. Non è un segreto che un DMS adeguato faccia risparmiare tempo e denaro al team.
Con un DMS come Folderit elimini le fatture smarrite e monitori quelle da pagare, potendo aumentare i profitti. Potresti anche affrontare problemi se non sai quando conservare documenti fiscali, accordi contrattuali o dati personali dei dipendenti. Con Folderit aggiungi facilmente periodi di conservazione a file o cartelle, che vengono distrutti automaticamente secondo le impostazioni al termine previsto.
Archiviazione sicura con controlli di accesso flessibili
Con la diffusione delle violazioni di dati su larga scala, proteggere documenti e file è essenziale per collaborare in modo fluido e sicuro. Se l’azienda subisce perdite di dati, phishing o furti di account, potrebbe essere il momento di considerare uno strumento cloud che protegga te, i dipendenti e i clienti dall’ondata di attacchi digitali.
Con il cloud storage sicuro Folderit, salvi i dati tramite una connessione con crittografia AES a 256 bit e firewall avanzato, che protegge dai tentativi non autorizzati di sottrarre o accedere alle informazioni. AES a 256 bit aggiunge uno strato di sicurezza molto più difficile da violare con forza bruta rispetto ad altri metodi. Questo approccio fu adottato inizialmente anche dal governo federale per le informazioni sensibili e approvato dalla NSA per quelle top secret.
Folderit ha data center in Irlanda e Australia che gestiscono la sicurezza delle informazioni, rendendo sicuri accesso e condivisione tra centinaia di membri del team. Con controlli granulari e flessibili, gestisci quali utenti accedono a cartelle o documenti specifici. Puoi impedire lettura, modifica, esecuzione o eliminazione senza i permessi necessari.
Tu e il team potete accedere alle informazioni su tutti i dispositivi digitali, comunicando facilmente anche in movimento. Non dovrai andare in ufficio o affrontare telefonate faticose con i colleghi.
Promemoria e casella personale
Secondo Quantum Workplace, circa l’80% dei dipendenti riferisce frequenti problemi di comunicazione sul posto di lavoro e la metà ammette di esservi direttamente coinvolta.
Con Folderit puoi portare la gestione dei progetti a un livello superiore inviando documenti e allegati direttamente alla casella Folderit. Mittente, oggetto e contenuto in testo semplice di ogni file inviato vengono aggiunti ai metadati.
Con i nostri promemoria efficienti, imposti notifiche a date e ore precise per non mancare mai la scadenza di un documento. Puoi aggiungere un numero illimitato di promemoria e scegliere indirizzi e-mail differenti come destinatari. Non avrai lacune e offrirai ai dipendenti la possibilità di contribuire significativamente in un flusso comunicativo coerente e tracciabile.
Ricerca potente con OCR
Sei stanco di scorrere un’infinità di file e impiegare ore per trovare un documento? La maggiore perdita di produttività si verifica quando i dipendenti cercano manualmente tra i documenti mentre hanno altri compiti.
Infatti, la ricerca dei file costa mediamente a un’azienda 3.900 dollari in più all’anno per dipendente. I dipendenti possono dedicare fino a 30 minuti al giorno a cercare risorse, documenti, video e fogli di calcolo.
Abbiamo rivoluzionato ricerca e strutture di archiviazione di base, permettendo di sfruttare OCR e associazione dei file nel cloud per trovare i documenti necessari al lavoro.
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) rende documenti, foto e persino schermate ricercabili per nome, metadati e parole del contenuto. Con Folderit, tutti i documenti e le informazioni che guidano l’azienda saranno subito disponibili, a portata di mano.