Täna tähistab 2014. a loodud Folderit oma 12. sünnipäeva.
Kaksteist aastat on tarkvaramaailmas pikk aeg. Selle jooksul jõuavad muutuda tehnoloogiad, klientide ootused, turvalisusnõuded, tööharjumused ja isegi arusaam sellest, mida üks hea dokumendihaldussüsteem üldse tegema peaks.
Folderiti algne mõte oli lihtne: dokumendihaldus ei pea olema keeruline. Ettevõtetel oli vaja turvalist ja professionaalset süsteemi, aga mitte sellist, mille kasutamine eeldaks kuudepikkust juurutust, lõputut koolitust ja pidevat tehnilist tuge. Dokumendid peaksid olema leitavad, õigetele inimestele kättesaadavad, turvaliselt hoitud ja hallatavad nii, et päris töö ei jääks süsteemi keerukuse taha kinni.
See mõte on püsinud Folderiti keskmes ka 12 aastat hiljem.
Kasutajasõbralikkus ei ole väike asi
Dokumendihalduses räägitakse sageli turvalisusest, õigustest, töövoogudest, metaandmetest, auditilogist ja vastavusnõuetest. Need kõik on olulised. Aga üks asi on vähemalt sama tähtis: inimesed peavad süsteemi päriselt kasutama.
Kui dokumendihaldustarkvara on liiga keeruline, tekivad kiiresti kõrvalteed. Faile saadetakse jälle e-postiga. Allkirjastatud dokumendid salvestatakse kellegi arvutisse. Versioonid lähevad laiali. Kinnitused ja kooskõlastused liiguvad süsteemist välja.
Folderiti eesmärk on alati olnud teha tugev dokumendihaldus võimalikult arusaadavaks. Mitte lihtsustada seda tühjaks, vaid teha keerukad võimalused inimesele loogiliseks.
See tähendab, et dokumente saab hoida korrastatud kaustades, kirjeldada metaandmetega, otsida sisu järgi, jagada õigetele inimestele, saata töövoogudesse, allkirjastada, jälgida kontrolljälge ning hallata säilitamist ja meeldetuletusi. Aga seda kõike viisil, mis ei tunduks kasutajale võõras ega üleliia tehniline.
Palju on muutunud, põhisuund mitte
Folderit on 12 aasta jooksul palju kasvanud. Süsteemi on lisandunud täpsemad ligipääsuõigused, töövood, dokumendi ülevaatused, kinnitamised, tutvumise kinnitamised, Folderit eSign, DocuSigni integratsioon, Office 365 tugi, automaatne dokumendinummerdus, säilitustähtajad, OCR-otsing, auditilogi, dünaamiline vesimärk, Outlooki lisamoodul, eForms ja palju muud.
Viimaste aastate areng on olnud eriti tihe. Folderit ei ole enam lihtsalt koht, kuhu dokumente turvaliselt salvestada. See on töövahend, kus dokument saab sündida, liikuda, muutuda, saada kinnitatud, allkirjastatud, arhiveeritud ja hiljem kiiresti üles leitud.
Samas ei ole põhisuund muutunud. Folderit peab olema süsteem, mis aitab ettevõttel dokumentidega seotud tööd paremini juhtida, mitte tekitab kasutajatele uue koormuse.
Eesti juurtega, rahvusvahelise vaatega
Folderit on kasvanud Eestist välja rahvusvaheliseks dokumendihaldussüsteemiks. See on olnud teadlik ja järjekindel teekond.
Eesti ettevõttena mõistame hästi, kui oluline on digitaalne töökorraldus. Siin on loomulik, et lepinguid ja muid dokumente allkirjastatakse digitaalselt, töö käib kiiresti ja süsteemid peavad olema praktilised. Samal ajal on Folderiti kliendid väga erinevatest riikidest ja tegevusvaldkondadest, mis tähendab, et süsteem peab olema paindlik ka rahvusvahelistele vajadustele.
See kombinatsioon on Folderitile palju andnud. Eesti digitaalse mõtteviisi praktilisus ja rahvusvaheliste klientide ootused on aidanud luua süsteemi, mis sobib nii väiksemale ettevõttele kui ka suuremale organisatsioonile.
Turvalisus on usalduse alus
Dokumendihaldussüsteemile usaldatakse ettevõtete kõige olulisem info: lepingud, personalidokumendid, kvaliteedidokumendid, juhtkonna materjalid, finantsfailid, projektidokumendid ja palju muud.
Seetõttu ei saa turvalisus olla Folderitis lisafunktsioon. See peab olema süsteemi loomulik osa.
Folderit toetab krüpteerimist, kaheastmelist autentimist, täpseid ligipääsuõigusi, auditilogi, turvapoliitikaid, SSO võimalusi, dünaamilist vesimärki, varundamist ja muid kaitsemeetmeid. Lisaks on Folderit ISO/IEC 27001 ja Cyber Essentials sertifitseeritud.
Aga ka turvalisuse puhul kehtib sama põhimõte nagu kogu Folderiti puhul: tugev võimalus peab olema kasutatav. Turvalisus ei tohi tähendada, et igapäevane töö muutub ebamugavaks ja inimesed hakkavad süsteemist mööda töötama.
Töövood, allkirjastamine ja dokumendi elutsükkel
Üks suurimaid muutusi Folderiti arengus on olnud liikumine lihtsast dokumentide hoidmisest terviklikuma dokumendi elutsükli juhtimise poole.
Dokument ei ole ainult fail. Sageli peab keegi selle koostama, üle vaatama, kooskõlastama, kinnitama, allkirjastama, säilitama ja hiljem uuesti üle vaatama. Kui need sammud toimuvad e-postis ja erinevates tööriistades, kaob ülevaade kiiresti.
Folderitis saab need tegevused tuua samasse süsteemi. Dokumente saab luua ja muuta Microsoft 365 abil, saata kooskõlastamisele või kinnitamisele, kasutada Folderit eSigni või DocuSigni, kaasata väliseid allkirjastajaid ning hoida lõplik dokument koos ajaloo ja kontrolljäljega samas kohas.
Eesti ja Balti kasutajate jaoks on eriti oluline, et digiallkirjastamine Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-ID abil saab olla osa dokumenditööst, mitte eraldi kõrvalprotsess.
Aitäh klientidele, partneritele ja tiimile
Folderiti 12. sünnipäev ei ole ainult ettevõtte verstapost. See on ka hea hetk tänada kõiki, kes on aidanud Folderitit kujundada.
Aitäh klientidele, kes on meie süsteemi usaldanud, andnud tagasisidet ja jaganud oma päris tööprotsesse. Paljud Folderiti parendused on sündinud just kliendivajadustest, mitte abstraktsest tootearendusest.
Aitäh partneritele, kes on aidanud Folderitit viia uute klientide ja turgudeni.
Ja aitäh tiimile, kes on hoidnud Folderitit arenevana, töökindlana ja kasutajakesksena. Tarkvara arendamine 12 aastat järjest ei ole sprint, vaid pikk järjepidev töö. Iga väiksem parandus, iga uus võimalus ja iga nähtamatu tehniline otsus loeb.
Pilk järgmistele aastatele
Dokumendihalduse valdkond muutub kiiresti. Ettevõtted ootavad rohkem automatiseerimist, paremat otsingut, paindlikumaid töövooge, nutikamaid vorme, tugevamat turvalisust ja lihtsamat kasutajakogemust. Samal ajal muutuvad olulisemaks ka andmekaitse, kontrollitavus ja usaldus.
Folderiti järgmised aastad saavad olema selle tasakaalu hoidmine: rohkem võimalusi, aga mitte rohkem segadust. Rohkem automatiseerimist, aga mitte kontrolli kadumist. Rohkem nutikust, aga turvalisus ja privaatsus esikohal.
12 aastat hiljem on Folderiti eesmärk endiselt sama: teha dokumendihaldus ettevõtetele lihtsamaks, turvalisemaks ja inimlikumaks.
Aitäh, et olete olnud osa sellest teekonnast.
Palju õnne, Folderit!
