2024-2025. aastatel on teabehalduses toimunud või tulemas mitmeid muudatusi – Riigi Tugiteenuste Keskus on koostanud uue raamliigitusskeemi ja arhiivinduse poole pealt muudetakse 2025. aasta jooksul määrust „Arhiivieeskiri“. Samuti on koostatud uus teabehalduri kutsestandard (tase 6).
Raamliigitusskeem annab üldpõhimõtted avaliku sektori asutuste juhtimis- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkiva teabe liigitamiseks. Raamliigitusskeem ja selle rakendamise juhis on leitav Riigi Tugiteenuste Keskuse veebilehelt.
Raamliigitusskeemi koostamise eesmärgiks oli teabe liigitamise standardimine ja asutuste teabe liigitamise ühtsetele alustele viimine. Sellega tehakse asutuste töötajate jaoks lihtsamaks ja selgemaks liigitusskeemi loomise ning ajakohastamise. Samas saavad kõik asutused arvestada oma erisustega, näiteks sarju või allsarju juurde lisada.
Raamliigitusskeemis sisalduvad funktsioonid on juhtimine, teabehaldus, personalitöö ning finants- ja majandustegevus.
Sarjade kohta täidetakse liigitusskeemis järgmised andmed:
- tähis
- nimetus
- sisu ja hõlmavus
- säilitustähtaeg
- säilitustähtaja alus
- hindamismärge
- rahvusarhiivi hindamisotsus
- kandja
- teabe kuju
- hoiukoht
- seotud infosüsteem
Arhiivieeskirja muutmine aitab kaasajastada arhiivinduse valdkonda, kuna teabe haldamine on muutunud valdavalt digitaalseks ja kehtiv arhiivieeskiri on liialt paberipõhine ning detailne. Peamised teabe haldamise nõuded asutuses tulenevad määrusest „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, millele arhiivieeskiri lisab arhiivinduse spetsiifilisi nõudeid.
Ajakohastamise peamiste eesmärkidena võib välja tuua terminite täpsustamise, asutuste töö lihtsustamise, erinevates infosüsteemides oleva teabega seotud protsesside parema reguleerimise ja arvestamise andmekogude ning digitaalarhivaalide eripäradest tulenevate vajadustega. Kavandatavad muudatused puudutavad teabehalduse terviklikku korraldamist, asutuste dokumentide hindamist, arhiiviskeemide koostamist, dokumentide hävitamise korraldamist, digiarhivaalide üleandmist rahvusarhiivi digitaalarhiivi ja konverteerimist.
Siinkohal mõned näited olulisematest muudatustest:
- Läbivalt on „dokumendi“ mõiste asemel kasutusel mõiste „teave“, kuna arhiivide praktikas on aina enam tegemist andmete ja andmekogudega.
- Kõik avalikke ülesandeid täitvad asutused ja isikud peavad analüüsima asutuse funktsioone, tööprotsesse ja nendega seotud toiminguid ning analüüsile tuginevalt liigitama ja haldama loodud ja saadud teavet. Liigitusskeem peab hõlmama kogu asutuses loodud ja saadud teavet, olenemata tüübist, liigist või teabekandjast.
- Arhiiviväärtuslikuks hinnatud teavet sisaldavas infosüsteemil peab olema võimekus masinloetaval kujul teabe eraldamiseks, migreerimiseks ja avalikku arhiivi üleandmiseks.
- Asutuse funktsiooni(de) üleandmisel teisele asutusele ei pea liitma teavet teise asutuse arhiiviga – see sõltub olukorrast ja võimalikest kuludest. Oluline on, et teabe päritolu saaks tuvastada.
- Avalik arhiiv peab kirjeldama hindamise meetodid ja kasutatavad kriteeriumid oma hindamispoliitikas, mis peab olema ajakohane ning sisaldama hindamislahendusi mistahes tüüpi, liiki, vormingus või teabekandjal teabe kohta.
- Suuremat tähelepanu on pööratud digitaalarhivaalide säilitamise nõuetele. Optimaalse säilituslahenduse valik sõltub arhivaali tüübist, formaadist, vormingust, koostismaterjalist, vormistusviisist ja kasutusspetsiifikast. Digitaalarhivaalide säilitamisel tuleb juhinduda Eesti infoturbestandardi nõuetest.
- Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi toimub kinkelepingu alusel, pärandina või müügilepingu alusel. Eraarhivaalide üleandmisel võib omanik kehtestada neile juurdepääsupiirangud kuni 50 aastat alates üleandmisest.
Uus teabehalduri kutsestandard
Kutsestandardis kirjeldatakse teabehalduri tööd ja selle edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit. Kutsestandardit kasutatakse õppekavade koostamiseks ja kutse andmiseks.
Varasemast rohkem on tähelepanu pööratud just digioskustele, näiteks infovarade haldamisel ja arendamises osalemisel. Need tegevused muutuvad teabehalduri töös järjest olulisemaks. Samuti teabehaldusega seotud protsesside analüüs ja asutuse valdkondade vaheline teabehaldusega seotud koostöö koordineerimine.
Uuendusena on kutsestandardi alusel võimalik spetsialiseeruda ka arhiivihalduse erialale.
