Ettevõtte dokumendid ei ole lihtsalt failid. Need on lepingud, arved, personalidokumendid, juhendid, poliitikad, projektifailid, kvaliteedidokumendid ja palju muud infot, mille kadumine, vale versiooni kasutamine või ekslik jagamine võib tekitada päris probleeme.
Seetõttu ei piisa kasvava ettevõtte jaoks sageli enam tavalisest pilvekaustast või jagatud võrgukettast. Mingil hetkel tekib vajadus süsteemi järele, mis ei hoiaks dokumente ainult alles, vaid aitaks neid ka korrastada, kaitsta, leida, kinnitada, allkirjastada ja vajadusel auditi jaoks tõendada. Siin tulebki mängu dokumendihaldussüsteem!
Õige dokumendihaldussüsteem muudab dokumentidega töötamise selgemaks. Vale süsteem võib aga teha vastupidist: lisada keerukust, tekitada kasutajates vastuseisu ja jätta tegelikud probleemid lahendamata. Seetõttu tasub enne valikut läbi mõelda, mida ettevõte tegelikult vajab.
Mis on dokumendihaldussüsteem?
Dokumendihaldussüsteem on tarkvara, mille abil ettevõte saab dokumente turvaliselt säilitada, hallata, otsida, jagada ja kontrollida kogu nende elutsükli jooksul.
See tähendab, et dokument ei ole lihtsalt fail kaustas. Sellel võivad olla metaandmed, versioonid, ligipääsuõigused, tähtajad, töövood, auditilogi ja seotud tegevused. Näiteks saab lepingule lisada kliendi nime, lepingu numbri, kehtivusaja, vastutava isiku ja meeldetuletuse. Personalipoliitika saab saata töötajatele tutvumiseks ja kinnitamiseks. Kvaliteedidokumendi saab saata ülevaatusele või kinnitamisele ning hiljem tõendada, kes selle kinnitas ja millal.
Hea dokumendihaldussüsteem aitab vastata väga praktilistele küsimustele:
- Kus dokument asub?
- Milline versioon on kehtiv?
- Kellel on sellele ligipääs?
- Kes on dokumenti muutnud või vaadanud?
- Kas dokument on kinnitatud, allkirjastatud või läbi vaadatud?
- Millal tuleb see arhiveerida, uuendada või kustutada?
- Kui nendele küsimustele ei ole lihtne vastata, ei ole dokumentide haldus tõenäoliselt enam piisavalt kontrolli all.
Millal ettevõte vajab dokumendihaldussüsteemi?
Vajadus dokumendihaldussüsteemi järele ei teki ainult suurettevõtetes. Sageli jõuab ka väike või keskmine ettevõte üsna kiiresti punkti, kus failide hoidmine tavalistes kaustades ei ole enam piisav.
Esimene märk on see, et dokumente otsitakse liiga kaua. Fail võib olla kellegi arvutis, e-kirja manuses, vales kaustas või vana nimega. Teine märk on versioonisegadus. Kui sama dokument liigub ringi nimedega “uus”, “final”, “final2” ja “viimane”, siis on oht, et keegi kasutab vale faili.
Kolmas märk on ligipääsude ebaselgus. Kui dokumente jagatakse lingiga või kaustade kaupa, aga keegi ei tea täpselt, kellel millele ligipääs on, muutub dokumentide turvalisus nõrgaks. Eriti tundlik on see personalidokumentide, lepingute, finantsfailide ja juhtkonna materjalide puhul.
Neljas märk on käsitsi jälgimine. Kui kinnitused, allkirjad, meeldetuletused ja tähtajad sõltuvad ainult sellest, kas keegi mäletab e-kirju saata või Exceli tabelit uuendada, on protsess haavatav.
Dokumendihaldussüsteem on vajalik siis, kui ettevõte tahab dokumentidega seotud tööd teha kontrollitult, mitte juhuslikult.
Dokumendihaldussüsteem või tavaline pilvesalvestus?
Paljud ettevõtted küsivad esmalt, miks nad peaksid kasutama eraldi dokumendihaldussüsteemi, kui neil on juba Google Drive, OneDrive, Dropbox või SharePoint. Need lahendused võivad olla head failide hoidmiseks ja lihtsaks jagamiseks, kuid dokumendihaldus vajab sageli rohkemat.
Tavaline pilvesalvestus vastab peamiselt küsimusele: kus fail asub?
Dokumendihaldussüsteem vastab lisaks küsimustele: mis tüüpi dokument see on, milline versioon kehtib, kes võib seda näha, kes peab selle kinnitama, millal see aegub, kuidas seda leitakse ja mida sellega on tehtud?
Just see vahe on oluline. Failikaustas võib dokument olla olemas, aga ettevõte ei pruugi omada piisavat kontrolli dokumendi elutsükli üle. Dokumendihaldussüsteemis on fail osa suuremast protsessist.
Näiteks lepingu puhul ei ole oluline ainult faili säilitamine. Oluline on ka lepingu staatus, versioon, vastutav isik, allkirjastamine, kehtivusaeg, uuendamise meeldetuletus, seotud kliendi info ja ligipääsupiirangud. Sama kehtib ka personalidokumentide, ISO dokumentide, SOP-ide, juhendite, poliitikate ja projektidokumentide kohta.
Milliseid funktsioone dokumendihaldussüsteemi valimisel vaadata?
Dokumendihaldussüsteemi valimisel ei tasu alustada küsimusest, millisel lahendusel on kõige pikem funktsioonide nimekiri. Olulisem on see, kas süsteem lahendab ettevõtte tegelikud probleemid.
1. Lihtne ja loogiline kasutada
Kõige võimsam süsteem ei aita, kui inimesed seda kasutada ei taha. Dokumendihaldussüsteem peab olema piisavalt lihtne, et töötajad saaksid igapäevased tegevused tehtud ilma pika koolituse ja pideva IT-toeta.
See ei tähenda, et süsteem peab olema piiratud. Pigem tähendab see, et keerukad võimalused peavad olema esitatud arusaadavalt. Faili üleslaadimine, otsimine, jagamine, kinnitamine ja allkirjastamine peaksid olema kasutaja jaoks loomulikud tegevused.
Kui süsteem on liiga keeruline, hakkavad inimesed looma kõrvalteid: faile saadetakse jälle e-postiga, salvestatakse töölauale või hoitakse vanades kaustades. Sellisel juhul ei teki ettevõttel ühtset dokumendihaldust, vaid mitu paralleelset tööviisi.
2. Täpne ligipääsude haldamine
Dokumentide turvalisus sõltub väga palju sellest, kellel on millele ligipääs. Ettevõttes ei peaks kõik kasutajad nägema kõiki dokumente.
Hea dokumendihaldussüsteem võimaldab määrata õigusi erinevatel tasemetel: faili, kausta, osakonna, projekti või kasutajarühma järgi. Samuti peaks olema võimalik eristada, kas kasutaja võib dokumenti ainult vaadata, alla laadida, muuta, üles laadida, jagada või kinnitada.
See on eriti oluline tundlike dokumentide puhul. Personalifailid, finantsdokumendid, juhatuse materjalid, lepingud ja kliendiandmed vajavad täpsemat kontrolli kui üldised sisematerjalid.
Oluline on ka see, et ligipääsu saaks hiljem lihtsalt muuta või eemaldada. Töötajad vahetuvad, projektid lõppevad ja välised partnerid ei vaja igavest ligipääsu.
3. Metaandmed ja tõhus otsing
Kui dokumente on vähe, võib failinimest piisata. Kui dokumente on tuhandeid, siis enam kaugeltki mitte.
Metaandmed aitavad dokumente kirjeldada viisil, mis on ettevõtte jaoks mõistlik. Näiteks saab lisada kliendi nime, lepingu numbri, osakonna, dokumendi tüübi, kuupäeva, vastutaja, staatuse või säilitustähtaja.
See muudab otsingu palju täpsemaks. Selle asemel, et proovida meenutada failinime, saab otsida või filtreerida dokumente sisuliste tunnuste järgi. Näiteks kõik ühe kliendi lepingud, kõik järgmisel kuul aeguvad dokumendid või kõik kindla osakonna kinnitamist ootavad failid.
Väga oluline on ka OCR ehk skaneeritud dokumentide tekstituvastus. Paljud ettevõtted digiteerivad vanu paberdokumente, kuid kui skaneeritud PDF-id ei ole otsitavad, jääb suur osa infost endiselt peidetuks. OCR aitab leida teksti ka skaneeritud failidest ja pildipõhistest dokumentidest.
4. Versioonihaldus
Dokumentide puhul on sageli oluline teada, milline versioon on kehtiv ja mis on varem muutunud.
Versioonihaldus aitab vältida olukorda, kus eri inimestel on kasutusel sama dokumendi erinevad koopiad. Selle asemel, et luua iga muudatuse jaoks uus fail, saab hoida dokumenti ühe kirjena, millel on versioonide ajalugu.
See on oluline näiteks lepingute, poliitikate, kvaliteedijuhendite, tehniliste dokumentide ja personalidokumentide puhul. Kui hiljem tekib küsimus, milline dokument kehtis kindlal kuupäeval või millal muudatus tehti, on versioonihaldus väga väärtuslik.
5. Töövood: kinnitamine, ülevaatus, tutvumine ja allkirjastamine
Dokumendihaldus ei ole ainult säilitamine. Paljud dokumendid vajavad enne kasutamist või arhiveerimist tegevusi.
Leping võib vajada kinnitamist ja allkirjastamist. Personalipoliitika võib vajada töötajate tutvumise kinnitust. SOP või kvaliteedidokument võib vajada ülevaatust. Ostuarve võib vajada kooskõlastust.
Kui neid tegevusi juhitakse e-posti teel, on jälgimine ebamugav. Keegi peab käsitsi kontrollima, kelle vastus on puudu, milline dokument saadeti, millal tähtaeg oli ja kas otsus oli lõplik.
Dokumendihaldussüsteemi töövood muudavad selle kontrollitavamaks. Süsteem näitab, kelle käes tegevus on, kes on juba otsuse teinud ja mis on dokumendi seis. See vähendab käsitsi jälgimist ja aitab vältida seda, et oluline dokument jääb kellegi postkasti seisma.
6. Auditilogi ja tõendatavus
Auditilogi on üks neist funktsioonidest, mille väärtust märgatakse sageli alles siis, kui seda on vaja.
Kui tekib küsimus, kes dokumenti vaatas, muutis, kinnitas, allkirjastas või alla laadis, peab süsteem suutma sellele vastata. See on oluline nii sisekontrolli, kvaliteedijuhtimise, infoturbe, kliendivaidluste kui ka regulatiivsete nõuete puhul.
Ilma auditilogita põhineb palju usaldusel ja oletustel. Auditilogiga saab ettevõte tugineda süsteemis talletatud tegevusajaloole.
7. Säilitustähtajad ja meeldetuletused
Kõiki dokumente ei pea hoidma igavesti. Samas ei tohi mõnda dokumenti liiga vara kustutada. Just seetõttu on säilitustähtajad ja meeldetuletused dokumendihalduses väga olulised.
Näiteks võivad lepingud vajada uuendamise meeldetuletust. Personalidokumentidel võivad olla säilitustähtajad. Kvaliteedidokumente tuleb teatud aja järel üle vaadata. Projektidokumente tuleb hoida kindla perioodi jooksul pärast projekti lõppu.
Kui see kõik on käsitsi hallatav, muutub töö kasvades ebausaldusväärseks. Süsteemne lähenemine aitab hoida dokumendid õigel ajal tähelepanu all.
Kuidas vältida vale dokumendihaldussüsteemi valimist?
Vale süsteemi valimise kõige tavalisem põhjus on see, et keskendutakse liiga palju üksikutele funktsioonidele ja liiga vähe tegelikule kasutusele.
Esimene risk on liiga keeruline süsteem. Kui lahendus vajab pikaajalist juurutust, palju kohandusi ja pidevat administreerimist, võib see olla väikesele või keskmisele ettevõttele ebamõistlikult raske. Suur funktsioonide hulk ei tähenda automaatselt paremat tulemust.
Teine risk on liiga lihtne süsteem. Kui lahendus on sisuliselt ainult failide hoidmise koht, siis ei pruugi see lahendada versioonide, õiguste, töövoogude, auditilogi ja metaandmete probleeme.
Kolmas risk on halb otsing. Kui kasutajad ei leia dokumente kiiresti üles, kaob usaldus süsteemi vastu. Siis hakatakse taas faile kohalikult salvestama või kolleegidelt e-posti teel küsima.
Neljas risk on ebaselge õiguste mudel. Dokumentide jagamine peab olema lihtne, kuid mitte kontrollimatu. Ettevõttel peab olema ülevaade sellest, kellel on ligipääs tundlikele dokumentidele.
Viies risk on see, et süsteem ei sobi ettevõtte kasvuga. Täna võib vaja olla ainult turvalist dokumendihoidlat, aga aasta pärast võivad lisanduda töövood, e-allkirjastamine, säilitustähtajad, aruanded või osakondadepõhine ligipääs.
Hea valik ei ole tingimata kõige kallim ega kõige tuntum süsteem. Hea valik on see, mida ettevõte päriselt kasutama hakkab ja mis katab vajalikud kontrollipunktid.
Küsimused, mida enne valikut küsida
Enne dokumendihaldussüsteemi valimist tasub panna kirja praktilised küsimused. Need aitavad võrrelda lahendusi sisuliselt, mitte ainult hinnakirja või turunduslubaduste põhjal.
- Kas süsteem võimaldab dokumente kirjeldada metaandmetega?
- Kas dokumentide sisu on otsitav, sealhulgas skaneeritud failides?
- Kas kasutajaõigusi saab määrata piisavalt täpselt?
- Kas saab piirata allalaadimist või lubada ainult eelvaadet?
- Kas süsteemil on versioonihaldus?
- Kas saab kasutada kinnitamise, ülevaatuse, tutvumise ja allkirjastamise töövooge?
- Kas süsteemis on auditilogi?
- Kas saab määrata meeldetuletusi ja säilitustähtaegu?
- Kas töötajad saavad süsteemi kasutada ilma keeruka koolituseta?
- Kas süsteem sobib nii tänasele kui ka lähiaastate vajadusele?
Need küsimused aitavad kiiresti aru saada, kas tegemist on lihtsalt failide hoidmise lahendusega või päris dokumendihaldussüsteemiga.
Folderit dokumendihaldussüsteem ettevõttele
Folderit on loodud ettevõtetele, kes vajavad turvalist ja kasutajasõbralikku dokumendihaldussüsteemi ilma liigse keerukuseta.
Folderitis saab hoida dokumendid ühes struktureeritud keskkonnas, lisada neile metaandmeid, kasutada OCR-otsingut, hallata versioone, määrata täpseid ligipääsuõigusi ning juhtida dokumentidega seotud töövooge. Süsteem toetab kinnitamist, ülevaatamist, tutvumise kinnitamist, e-allkirjastamist, meeldetuletusi, säilitustähtaegu ja auditilogi.
See tähendab, et ettevõte ei pea dokumente lihtsalt üles laadima ja lootma, et inimesed leiavad need hiljem üles. Dokumendid saab siduda vajaliku info, õiguste ja protsessidega.
Folderit sobib hästi ettevõtetele, kelle jaoks on oluline, et dokumendihaldus oleks korrastatud, turvaline ja samas igapäevaselt lihtne kasutada. See võib olla lepingute, personalidokumentide, kvaliteedidokumentide, arhiivide, projektidokumentide või muude ärikriitiliste failide haldamine.
Kokkuvõteks
Dokumendihaldussüsteemi valimine ei peaks algama küsimusest, milline lahendus tundub kõige suurem või kõige tehnilisem. Õige küsimus on: milline süsteem aitab ettevõttel dokumentidega seotud töö päriselt kontrolli alla saada?
Hea dokumendihaldussüsteem aitab dokumente leida, kaitsta, jagada, kinnitada, allkirjastada, arhiveerida ja auditeerida. See vähendab segadust, parandab turvalisust ja muudab dokumentidega seotud vastutuse selgemaks.
Kui ettevõtte dokumendid on juba laiali e-postides, jagatud kaustades, töötajate arvutites ja erinevates pilveteenustes, on dokumendihaldussüsteem loogiline järgmine samm. Mitte lihtsalt selleks, et failid ühte kohta tõsta, vaid selleks, et kogu dokumenditöö muutuks usaldusväärsemaks.
