Jedes Unternehmen weiß, wie wichtig reibungslose Arbeitsabläufe sind. Aber Störungen sind unvermeidlich. Das können Urlaube, Notfälle oder unerwartete Abwesenheiten sein, die zu Verzögerungen bei der Genehmigung, Engpässen und verpassten Terminen führen, was alles der Produktivität schadet. Wie können Sie also für einen reibungslosen Ablauf sorgen, wenn der Manager oder die Führungskraft, die das so wichtige Strategiedokument genehmigen muss, nicht verfügbar ist?
Um dieses Problem zu lösen, hat Folderit die neue Funktion Temporäre Workflow-Stellvertreter eingeführt. Mit dieser Funktion können Sie wichtige Aufgaben und Genehmigungen während einer Abwesenheit an Stellvertreter delegieren und so dafür sorgen, dass Arbeitsabläufe nicht ins Stocken geraten und Ihr Unternehmen auf Kurs bleibt. Wir haben diese Funktion auf der Grundlage von Benutzerfeedback und Analysen von Workflow-Engpässen entwickelt, mit dem Ziel, sicherzustellen, dass alles für unsere Benutzer einfach bleibt.
Denn es geht immer darum, die Dinge in Bewegung zu halten, egal was passiert.
Workflow-Herausforderungen in modernen Unternehmen
Wenn die wichtige Person, die für die Genehmigung einer Aufgabe oder eines Dokuments verantwortlich ist, nicht verfügbar ist, kommen Arbeitsabläufe oft zum Stillstand, unabhängig von der Größe oder Branche, und was noch schlimmer ist, diese Unterbrechungen haben vielfältige Auswirkungen auf alle Ihre Abläufe:
- Versäumte Fristen für Projekte oder wichtige Genehmigungen.
- Geringere Produktivität, da die Teammitglieder warten müssen.
- Erhöhter Druck auf andere Mitarbeiter, die Lücke zu füllen.
- Unzureichende Rechenschaftspflicht, wenn jemand ohne klare Autorisierung eingreift.
Die herkömmliche Lösung, Aufgaben manuell neu zuzuweisen oder sich auf informelle Übergaben zu verlassen, greift oft zu kurz (und vergeudet am Ende noch mehr Zeit, weil Sie nun in letzter Minute jemanden von einer anderen Aufgabe mit dieser Aufgabe betrauen müssen, und lassen Sie mich nicht von den Kommunikationslücken anfangen). Außerdem kann es zu einem spürbaren Mangel an Transparenz kommen, und das Risiko von Fehlern wächst, wenn Verantwortlichkeiten ohne angemessene Dokumentation übertragen werden.
Genau hier ist unsere Funktion Temporäre Workflow-Vertreter ein Lebensretter, der Struktur, Sicherheit und Transparenz in den Delegationsprozess bringt.
Einführung in die temporären Workflow-Vertreter von Folderit
Unsere Funktion Temporäre Workflow-Vertreter wurde entwickelt, um diese Unterbrechungen des Arbeitsablaufs zu vermeiden. Wie? Indem Sie Stellvertreter mit der Verwaltung von Workflows während Ihrer Abwesenheit beauftragen können. So können Sie sicherstellen, dass keine Engpässe entstehen und Genehmigungen, Ablehnungen oder Feedback-Anfragen ohne Verzögerung bearbeitet werden.
Hier erfahren Sie, wie die Funktion funktioniert, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten:
Einfache Stellvertreterzuweisung
Über Ihr Folderit-Profil können Sie einen Workflow-Vertreter für eine bestimmte Zeitspanne delegieren oder ersetzen. Ganz gleich, ob Sie eine Woche oder nur einen Tag abwesend sind, der Vorgang ist extrem einfach. Es sind buchstäblich nur zwei große Schritte, nämlich die Festlegung des Abwesenheitszeitraums und die Auswahl des Vertreters. Dann erledigt Folderit den Rest für Sie und leitet Ihre Workflows automatisch an den Stellvertreter für diesen bestimmten Zeitraum weiter.
Delegieren mit einem Klick
Sie haben einen Arbeitsablauf, der besser für ein anderes Teammitglied geeignet ist? Kein Problem! Mit der Schaltfläche Delegieren in Folderit können Sie Aufgaben oder Genehmigungen sofort an die richtige Person weiterleiten. Dadurch werden Verzögerungen vermieden und sichergestellt, dass die Aufgaben von dem am besten geeigneten Teammitglied bearbeitet werden.
Volle Transparenz mit Audit-Protokollen
Transparenz ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Rechenschaftspflicht. Selbst wenn ein Stellvertreter einspringt, dokumentieren die robusten Audit-Protokolle von Folderit eindeutig, wer jede Entscheidung getroffen hat und welche Rolle er als vorübergehender Stellvertreter einnimmt. Dies beseitigt fast alle Unklarheiten und mögliche Verwirrung darüber, wer was genehmigt hat.
Funktionen zur Steigerung der Workflow-Effizienz
1. Automatisierte Delegation:
Sobald Sie einen Stellvertreter zugewiesen haben, leitet Folderit Aufgaben während der von Ihnen festgelegten Abwesenheitszeit direkt an diesen weiter. Damit entfällt die Notwendigkeit, Aufgaben manuell nachzuprüfen oder zusätzliche Anstrengungen von Teammitgliedern zu unternehmen, um den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen. Ihre Arbeitsabläufe laufen ohne Unterbrechungen weiter, so dass alle Beteiligten beruhigt sein können.
2. Neuzuweisung von Aufgaben in Echtzeit:
Keine Nachzügler, keine Verzögerungen – die Funktion Delegieren sorgt dafür, dass Stellvertreter wichtige Aufgaben sofort übernehmen können. Ganz gleich, ob es sich um die Genehmigung eines Dokuments, die Abgabe von Feedback oder die Ablehnung einer Anfrage handelt, Stellvertreter führen diese Aufgaben in Echtzeit aus und sorgen dafür, dass Projekte nicht auf unnötige Engpässe stoßen. Ich meine, dass wir als Service alles tun, was Sie nicht tun müssen, um Ihren Betrieb zu führen.
3. Datensicherheit und -integrität:
Machen Sie sich keine Gedanken mehr über die Sicherheit, wenn Sie Aufgaben delegieren. Die Zugriffs- und Sicherheitsfunktionen von Folderit sind so solide wie immer. Selbst im Delegationsmodus sind Dokumente und Arbeitsabläufe durch eine AES 256-Bit-Verschlüsselung geschützt (Sie brauchen einen Supercomputer, um diese Verschlüsselung auch nur ansatzweise zu knacken), und nur autorisierte Stellvertreter haben Zugriff auf sensible Informationen. Dies gewährleistet eine vollständige Transparenz des Zugriffs und der durchgeführten Aktionen und stellt sicher, dass die Datenintegrität gewahrt bleibt.
Warum temporäre Workflow-Vertreter für Unternehmen wichtig sind
Die Funktion Temporary Workflow Deputies von Folderit ist auf Flexibilität, Skalierbarkeit und natürlich Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und damit das beste Angebot für Unternehmen jeder Größe.
Hier erfahren Sie, wie Teams davon profitieren können:
Personalwesen (HR)
Personalverantwortliche müssen oft zeitkritische Genehmigungen für Einstellungen, Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen für Mitarbeiter erteilen. Wenn Stellvertreter einspringen, können diese wichtigen Aufgaben ohne Unterbrechung fortgesetzt werden, auch wenn der Abteilungsleiter nicht im Büro ist.
Finanz- und Rechtsabteilungen
Finanzielle Genehmigungen und Vertragsunterzeichnungen erfordern eine sorgfältige Überwachung. Wenn Sie darauf warten, dass eine einzige Person alles genehmigt, kann das zu einem Stillstand führen. Temporäre Workflow Deputies beseitigen dieses Problem, indem sie sicherstellen, dass wichtige Genehmigungen unabhängig von der Anwesenheit im Büro erfolgen.
Betrieb und Projektmanagement
Der Zeitplan von Projekten steht und fällt mit rechtzeitigen Entscheidungen. Mit Stellvertretern, die sich um Genehmigungen und andere wichtige Maßnahmen kümmern, bleiben Ihre Projekte ohne Verzögerungen auf Kurs. Das bedeutet weniger verpasste Termine und mehr erfolgreiche Projekte.
Die Funktion Temporäre Workflow-Vertreter von Folderit arbeitet nahtlos mit jeder Abteilung zusammen und hilft Ihrem Unternehmen, die Produktivität aufrechtzuerhalten, ohne das Risiko von Verzögerungen durch nicht verfügbares Personal.
Folderit’s Temporary Workflow Deputies bietet eine einfache, aber leistungsstarke Lösung für eine der häufigsten betrieblichen Herausforderungen in modernen Unternehmen, nämlich die Aufrechterhaltung reibungsloser Arbeitsabläufe, auch wenn wichtige Entscheidungsträger nicht verfügbar sind (auch wenn wir am Ende eine Epidemie von Mitarbeitern verursachen, die sich von ihren Büros entfernen).
