Für jedes Unternehmen, das eine große Anzahl von Dokumenten verwaltet, ist es wichtig, organisiert und effizient zu sein. Deshalb führen die neuesten Updates von Folderit für Februar 2025 zwei leistungsstarke Funktionen ein: Kopfzeilen-Nachrichten für Ordner und Export von Suchergebnissen. Diese Verbesserungen wurden entwickelt, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Dokumentenverfolgung intuitiver zu gestalten.
Mit Header Messages können Benutzer wichtige Notizen, Richtlinien oder Compliance-Details direkt in den Ordnern hinzufügen und so sicherstellen, dass die Teams aufeinander abgestimmt bleiben. Mit der Funktion „Suchergebnisse exportieren“ können Sie mühelos Berichte erstellen, indem Sie Suchdaten, einschließlich Metadaten, in Excel- oder CSV-Dateien exportieren.
Kopfzeilen-Meldungen für Ordner
Die Verwaltung gemeinsam genutzter Ordner ist oft mit einer Herausforderung verbunden: dem Fehlen klarer Anweisungen. Ohne Kontext ist es für Teammitglieder oft schwierig, Ordnerstrukturen, Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten oder projektspezifische Details zu verstehen. Die Header Messages von Folderit schaffen hier Abhilfe, indem sie den Benutzern die Möglichkeit geben, strukturierte Nachrichten am Anfang eines jeden Ordners hinzuzufügen.
Die Benutzer können ihre Kopfzeilen-Nachrichten jetzt mit vollständiger Markup-Unterstützung formatieren und strukturieren, so dass es einfach ist, wichtige Anweisungen für Teammitglieder hinzuzufügen, Links zu Ressourcen oder externen Systemen einzufügen und Text zur besseren Lesbarkeit zu formatieren.
Wichtige Anwendungsfälle
- Onboarding & Richtlinien: Neue Teammitglieder können die Ordnerorganisation und die wichtigsten Prozesse sofort verstehen.
- Projekt- und Aufgabenkoordination: Heben Sie wichtige Termine, Aktualisierungen oder Referenzmaterialien direkt in den Projektordnern hervor.
- Hinweise zu Compliance und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten und zur Datensicherheit deutlich sichtbar sind.
Suchergebnisse exportieren
Die Verwaltung von Metadaten und die Erstellung von Berichten war noch nie so einfach. Mit der neuen Funktion zum Exportieren von Suchergebnissen können Benutzer Suchergebnisse, einschließlich Metadaten, schnell in Excel- oder CSV-Dateien extrahieren. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die Dokumente nachverfolgen, Audits durchführen oder Compliance-Aufzeichnungen verwalten müssen.
Wichtige Anwendungsfälle
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften & Audits: Erstellen Sie mühelos Berichte zur Verfolgung der Dokumentenaufbewahrung und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Interne Datenspeicherung: Pflegen Sie strukturierte Aufzeichnungen von Datei-Metadaten für eine bessere Dokumentenkontrolle.
- Projekt-Überwachung: Verfolgen Sie Änderungen und Aktualisierungen von Dokumenten in einem besser zugänglichen Format.
Wie diese Funktionen die Dokumentenverwaltung verbessern
Die Funktionen „Kopfzeilen für Ordner“ und „Suchergebnisse exportieren“ sorgen für nahtlose Organisation und Effizienz bei den Benutzern von Folderit:
- Bessere Kommunikation im Team: Wichtige Ordnerinformationen sind für alle auf einen Blick sichtbar.
- Schnellere Arbeitsabläufe: Sie müssen nicht mehr raten, wo Sie Informationen finden, denn die Ordnerüberschriften sorgen für sofortige Klarheit.
- Einfache Berichterstattung & Compliance: Der Export von Metadaten spart Zeit und gewährleistet eine genaue Dokumentation.
Zusammen machen diese Aktualisierungen die Zusammenarbeit mit Dokumenten, die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstellung einfacher denn je.
Erste Schritte mit den neuen Funktionen
Sehen wir uns an, wie Sie diese Funktionen in Folderit nutzen können.
Einrichten von Kopfzeilenmeldungen für Ordner
Das Hinzufügen von Kopfzeilen ist einfach und kann in wenigen Schritten erfolgen:
- Öffnen Sie den Ordner, dem Sie eine Nachricht hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“ in der oberen Symbolleiste.
- Geben Sie Ihre Nachricht ein und verwenden Sie die Markup-Formatierung, um den Inhalt zu strukturieren.
- Speichern Sie die Nachricht und sie wird oben im Ordner für alle Benutzer sichtbar angezeigt.
Bewährte Praktiken für Kopfzeilen-Nachrichten
- Bleiben Sie klar und prägnant
- Links klug einsetzen
- Nachrichten regelmäßig aktualisieren
Verwenden der Funktion Suchergebnisse exportieren
Um einen Bericht über Ihre Suchergebnisse zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Führen Sie eine Suche in Folderit durch, um bestimmte Dateien oder Metadaten zu finden.
- Scrollen Sie nach unten zur Fußzeile der Suchergebnisse.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“.
- Wählen Sie zwischen Excel (.xlsx) oder CSV-Format.
Dadurch wird ein herunterladbarer Bericht generiert, der die Organisation, Analyse und Speicherung wichtiger Dokumentendaten erleichtert.
Bewährte Praktiken für den Export von Suchergebnissen
- Verwenden Sie vor dem Exportieren Filter
- Standardisieren Sie die Verwendung von Metadaten
- Berichte automatisieren
Fazit
Falls Sie es noch nicht getan haben, melden Sie sich bei Folderit an und nutzen Sie diese Funktionen noch heute! Und wenn Sie Fragen haben, schauen Sie in der Wissensdatenbank von Folderit nach oder wenden Sie sich an den Support, um Hilfe zu erhalten.
