In kleinen Unternehmen umfasst die Personalabteilung alles von der Gehaltsabrechnung über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zu den Mitarbeiterdaten. Diese Aufgaben sind zeitaufwendig, wiederholend und fehleranfällig. Im Idealfall sollten diese Vorgänge automatisch ausgeführt werden. Tatsächlich geben 85% der Personalleiter von Unternehmen, die die Automatisierung eingeführt haben, an, dass diese weniger Zeit in Anspruch nimmt und im Allgemeinen effizienter für sie ist.
Hier wird die HR-Automatisierung erklärt, und wie Unternehmen davon profitieren können.
Was ist HR-Automatisierung?
Die Automatisierung des Personalwesens ist der Einsatz von Software oder Technologie, um sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben im Personalwesen mit einem Minimum an menschlicher Aufsicht selbständig zu erledigen.
Dazu benötigen Sie speziell entwickelte HR-Tools und ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben so automatisiert werden, wie Sie es wünschen, und dass Ihre Dokumente sicher aufbewahrt werden.
Vorteile der HR-Automatisierung
Mitarbeiterbindung ist immer billiger als Mitarbeiterfluktuation. Je langsamer und anfälliger ein Unternehmen für menschliche Fehler ist, desto weniger sicher fühlen sich die Mitarbeiter als Teil dieses Unternehmens. Die Automatisierung der Personalverwaltung trägt dazu bei, dies zu verringern und bietet noch einige weitere Vorteile:
Zeit- und Kostenersparnis
Die Aufgabe von Personalmanagern besteht darin, jede einzelne Anfrage von Hand zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass alle Personalaufgaben jederzeit reibungslos ablaufen. Jeder Fehler kann zu verlorenen Arbeitsstunden und aufgetürmten Kosten führen.
Mit der Automatisierung müssen Sie das System nur einmal konfigurieren und der Rest geschieht ohne weitere Nachbearbeitung. Das spart Zeit und hält die Betriebskosten niedrig.
Sicherer
Der Schutz von Mitarbeiterdaten ist eine rechtliche und ethische Anforderung für jedes moderne Unternehmen. Ein offenes System ist nur so sicher wie die Hardware und das Gebäude, in dem es sich befindet. HR-Automatisierungssysteme können jedoch mit Verschlüsselung und Zugriffskontrolle so sicher sein wie Banken. Diese Art von Sicherheit schützt Sie vor Brute-Force-Angriffen und macht es gleichzeitig für autorisierte Benutzer einfach.
Skalierbarkeit
Der gesamte Zeitaufwand für die manuelle Personalverwaltung vervielfacht sich mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter. Ab einem bestimmten Punkt hat die Personalabteilung mehr Mitarbeiter als Zeit. Durch den Einsatz von Automatisierungstools stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf Knopfdruck skaliert werden kann, ohne dass dies Auswirkungen auf den täglichen Betrieb hat.
Ideale Bereiche für HR-Automatisierung
Die Versuchung ist groß, jeden Aspekt des Personalwesens optimieren zu wollen, aber es liegt auf der Hand, dass bestimmte Prozesse mehr von der Automatisierung profitieren und andere immer noch eine menschliche Note erfordern. Hier sind einige von ihnen:
Rekrutierung, Onboarding und Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Der Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess der Personalabteilung ist recht einfach:
- Stellenausschreibungen veröffentlichen
- Potenzielle Kandidaten finden
- Lebensläufe schnell überprüfen
- Führen Sie erste Interviews
- Bewerten Sie die Eignung von Kandidaten
- Einstellungsentscheidungen abschließen
- Onboarding-Dokumente teilen
- Zugangstools einrichten
Der Rekrutierungsprozess kann vereinfacht werden, wenn die HR-Teams nach den Vorstellungsgesprächen die Lebensläufe zusammen mit den Gesprächsnotizen in einem Ordner katalogisieren, auf den nur die zuständigen Personen zugreifen können. Dies ist für jede Abteilung und jede Art von Stelle besser organisiert. Ein gutes System sollte außerdem so konfiguriert werden können, dass Genehmigungen entweder parallel oder nacheinander erteilt werden.
Der Schutz von Mitarbeiterunterlagen erfordert eine leistungsfähige Software für die digitale Aktenverwaltung, da sie durch Datenschutzgesetze vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Nachverfolgung von Urlaub, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung
Bei der manuellen Nachverfolgung von Urlaub, Terminen und Anwesenheit sind Fehler früher oder später vorprogrammiert. Mit einem HR-Automatisierungstool behalten Sie den Überblick über alle Aktualisierungen an einem zentral zugänglichen Ort und ersparen sich den Stress, sich mit nicht übereinstimmenden Daten, unnötiger Doppelarbeit oder
Mit einer vernetzten Zahlungsplattform kann die Personalabteilung einfach in ihren Dokumenten nachsehen, ob Zuschläge fällig sind, Rechnungen zu begleichen oder andere Zahlungen zu bearbeiten sind, und diese mit dem System verbinden.
- Leistungsmanagement
Ein DMS bietet ein sicheres und zentralisiertes Repository, in dem die Leistungsdaten aller Mitarbeiter gespeichert und leicht abgerufen werden können. Die Personalabteilung kann automatisierte Workflows für Leistungsbeurteilungen einrichten, über die die Formulare vor den Beurteilungszyklen an die Manager weitergeleitet werden können. Nach ihrer Fertigstellung können sie dem Mitarbeiter zur Bestätigung zugeschickt werden, und die fertigen Dokumente können in den sicheren Akten des Mitarbeiters gespeichert werden.
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