Folderit findet immer neue Wege, um die Dokumentenverwaltung zu vereinfachen, und dieses Update vom Oktober 2024 bildet da keine Ausnahme. Wir sind immer noch genauso engagiert, die Dokumentenverwaltung reibungsloser und benutzerfreundlicher zu gestalten, wie wir es vor 10 Jahren getan haben.
In der Tat haben wir mit diesem Update spezielle Goodies für Benutzer bereitgestellt, die mit großen Designdateien arbeiten, mehr Kontrolle über Dokumentenprüfungen benötigen oder eine einfachere Zugriffsverwaltung wünschen.
1. DWG-Dateivorschau: Leichtere Verwaltung von Designdateien
Wenn Sie in der Architektur, im Ingenieurwesen oder in einem anderen Bereich tätig sind, der auf CAD-Software angewiesen ist, wissen Sie, wie kompliziert die Verwaltung von DWG-Dateien sein kann. Bisher mussten Sie diese Dateien herunterladen, um sie anzusehen, was einen unnötigen (und, seien wir ehrlich, lästigen) zusätzlichen Schritt bedeutete. Mit der neuen Funktion DWG-Dateivorschau von Folderit ändert sich das. Jetzt können Sie DWG-Dateien direkt im System in der Vorschau anzeigen, ohne sie mühsam herunterzuladen oder in einer separaten Anwendung zu öffnen.
Das bedeutet, dass Sie schneller auf wichtige Projektdateien und Details zugreifen können, ganz gleich, ob Sie Entwürfe überprüfen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten oder einfach nur einen schnellen Blick darauf werfen möchten – ohne zusätzliche Schritte. Es ist eine einfache Funktion, aber für Profis, die mit wichtigen Designdateien arbeiten, ist sie eine echte Erleichterung. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen, nur um einen Blick auf eine Datei zu werfen. Mit diesem Update können Sie sich ganz auf einen effizienten und konzentrierten Arbeitsablauf konzentrieren, und zwar innerhalb von Folderit.
2. Arbeitsablauf überprüfen: Feinabstimmung Ihrer Dokumentenvalidierung
Für Unternehmen, die mit komplexen Dokumenten arbeiten, die mehrere Feedback-Runden erfordern, ist der Review Workflow eine wertvolle Ergänzung. Während Sie mit dem Genehmigungs-Workflow von Folderit grünes Licht für Dokumente geben können, geht der neue Überprüfungs-Workflow noch einen Schritt weiter. Er stellt sicher, dass jedes Dokument vor der Genehmigung die nötige Aufmerksamkeit erhält und alle notwendigen Rückmeldungen berücksichtigt werden.
Und wie? Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie befinden sich mitten in einem Projekt mit mehreren Beteiligten, und jeder von ihnen muss ein Dokument überprüfen und kommentieren. Der Review Workflow hilft Ihnen bei der Verwaltung des gesamten Prozesses, indem er es Ihnen ermöglicht, Feedback zu sammeln, Überarbeitungen zu verfolgen und dafür zu sorgen, dass nichts durch die Maschen rutscht. Er gibt Ihrem Team eine strukturiertere Möglichkeit der Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Beiträge berücksichtigt werden, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.
Unser Review-Workflow ist ideal für Branchen wie Recht, Marketing oder Projektmanagement usw., in denen gründliche Überprüfungszyklen entscheidend sind, um alles richtig zu machen. Sie hilft dabei, Änderungen in letzter Minute zu vermeiden und Fehler zu verhindern, so dass der Genehmigungsprozess viel nahtloser verläuft. Mit dieser zusätzlichen Ebene gibt Folderit den Teams die Werkzeuge an die Hand, die sie brauchen, um intelligenter und nicht härter zu arbeiten.
3. Google SSO: Optimierte Sicherheits- und Zugangsverwaltung
Die sichere und effiziente Verwaltung des Benutzerzugriffs ist eine Priorität für jedes Unternehmen, und die neue Google Single Sign-On (SSO) Integration von Folderit macht dies viel einfacher. Für Unternehmen, die bereits Google Workspace nutzen, ermöglicht dieses Update den Mitarbeitern, sich mit ihren bestehenden Google-Anmeldedaten bei Folderit anzumelden. Dadurch sind keine separaten Benutzernamen und Passwörter mehr erforderlich, was den Prozess sowohl sicherer als auch – Sie ahnen es – benutzerfreundlicher macht.
Durch die Hinzufügung von Google SSO bietet Folderit jetzt noch mehr Flexibilität neben den bestehenden Integrationen mit Entra ID (Active Directory) und Okta. Die Integration funktioniert über SAML, einen Industriestandard für die sichere Benutzerauthentifizierung, der sicherstellt, dass der Zugriff Ihres Teams streng kontrolliert wird. IT-Teams werden vor allem die Einfachheit der Verwaltung des Benutzerzugangs zu schätzen wissen, da dieses System die Ermüdung durch Passwörter verringert und das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfacht. Es ist eine kleine Änderung, die einen großen Unterschied in der Art und Weise macht, wie Teams mit Sicherheit und Workflow-Zugang umgehen.
4. Zusammenfassung aller Workflows: Eine klarere Sicht auf den Verlauf des Dokumenten-Workflows
Mit dem letzten Update haben wir eine der nützlichsten Ergänzungen zu unserem Funktionsumfang. Das Update heißt „Zusammenfassung aller Workflows“. Bisher mussten die Benutzer den Workflow-Fortschritt in den verschiedenen Phasen separat verfolgen, d.h. Genehmigung, Überprüfung, Bestätigung und elektronische Unterzeichnung. Jetzt können Sie ein einziges zusammenfassendes Dokument herunterladen, das einen detaillierten Verlauf jedes Workflows enthält, den eine Datei durchlaufen hat.
Dies ist besonders für Teams von Vorteil, die einen klaren Prüfpfad benötigen oder die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen möchten. Ganz gleich, ob Sie sich auf ein internes Audit vorbereiten oder einfach nur den Umgang mit Dokumenten im Auge behalten wollen, diese Zusammenfassung bietet einen umfassenden Überblick in einer praktischen Datei. Außerdem verringert sich der Verwaltungsaufwand, so dass Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, ohne sich durch mehrere Protokolle wühlen zu müssen, um die benötigten Informationen zu finden.
Fazit: Bessere Arbeitsabläufe, einfachere Verwaltung
Bei diesem Update vom Oktober 2024 geht es darum, die Dokumentenverwaltung intuitiver und effizienter zu gestalten. Ob durch die Möglichkeit, DWG-Dateien in der Vorschau anzuzeigen, ohne die Plattform verlassen zu müssen, durch die Hinzufügung eines Überprüfungs-Workflows für eine zusätzliche Validierung, durch die Vereinfachung der Anmeldung mit Google SSO oder durch eine vollständige Momentaufnahme des Dokumentenfortschritts mit der Workflow-Zusammenfassung – jede neue Funktion ist darauf ausgerichtet, Ihnen zu helfen, intelligenter zu arbeiten.
