Der Beginn eines neuen Jahres bringt oft neue Energie und Motivation mit sich. Folderit kanalisiert diesen Schwung in eine Reihe von Updates, die das Dokumentenmanagement reibungsloser, sicherer und intuitiver als je zuvor machen sollen. Von der Automatisierung mühsamer Compliance-Aufgaben bis hin zur Vermeidung von Pannen bei der Zusammenarbeit – mit unseren Versionen vom Januar 2025 haben Sie das Steuer in der Hand und können Ihre Arbeitsabläufe noch besser kontrollieren.
Benutzerdefinierte Retention Automation
Die Einhaltung von Vorschriften ist ein ständiger Balanceakt. Strenge Vorschriften wie GDPR oder HIPAA erfordern äußerste Präzision, aber die manuelle Verfolgung von Aufbewahrungsfristen für Tausende von Dateien? Das ist ein Rezept für menschliche Fehler (und Strafen).
Mit den neu hinzugefügten Anpassungsoptionen von Folderit für die Automatisierung der Aufbewahrung haben Unternehmen jetzt mehr Flexibilität und Kontrolle darüber, wie die Aufbewahrungsfristen für Dokumente gehandhabt werden.
Wie es funktioniert:
- Anpassbare Startdaten für die Aufbewahrung: Legen Sie die Aufbewahrungsfristen auf Daten fest, die für Ihren Arbeitsablauf von Bedeutung sind, z. B. wann eine Datei erstellt, zuletzt geändert oder genehmigt wurde oder sogar mit benutzerdefinierten Metadaten (wie z. B. „Projektenddatum“) versehen wurde.
- Automatisierte Aktionen: Wenn die Zeit einer Datei abgelaufen ist, können Sie sie archivieren (ohne die Ordnerstruktur zu zerstören), zur Überprüfung in den Papierkorb schicken oder endgültig löschen.
- Verwaltung von Ausnahmen: Wenn für bestimmte Dateien oder Ordner eine andere Aufbewahrungsregel erforderlich ist, können Benutzer die allgemeine Richtlinie einfach außer Kraft setzen, um sie auszunehmen oder benutzerdefinierte Regeln anzuwenden.
Warum Sie es lieben werden:
- Vermeiden Sie Strafen, indem Sie sicherstellen, dass Akten nicht länger als gesetzlich erlaubt aufbewahrt werden.
- Entfernen Sie veraltete Dateien automatisch, anstatt sie Platz fressen zu lassen.
- Verbringen Sie weniger Zeit mit dem Babysitten von Dokumenten und mehr Zeit mit strategischer Arbeit.
Eine Anleitung dazu finden Sie auf unserer Wissensdatenbank-Seite oder in dem Video unten:
Dauer der Dateisperre / Check-Out
Haben Sie schon einmal erlebt, dass zwei Personen versehentlich dieselbe Datei überschrieben haben? Oder mussten Sie in einem Meer von Duplikaten nach der „richtigen“ Version suchen? File Lock / Check-Out Duration beseitigt diese Probleme, indem es Ihnen ermöglicht, den Bearbeitungszugriff vorübergehend einzuschränken – sozusagen als „Bitte nicht stören“-Schild für wichtige Dokumente.
Wie es funktioniert:
- Flexible Locking-Optionen: Sperren zu Ihren Bedingungen: Stellen Sie einen Timer ein (z.B. Sperre bis Freitag um 15 Uhr) oder lassen Sie die Sperre auf unbestimmte Zeit, bis Sie sie manuell aufheben.
- Die Sichtbarkeit bleibt intakt: Teammitglieder können gesperrte Dateien weiterhin anzeigen und herunterladen, sie können nur keine Änderungen vornehmen.
- Kollaborationsschutz: Ein fettgedrucktes Banner zeigt deutlich an, wenn eine Datei gesperrt ist, um Verwechslungen oder versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Wie Sie es verwenden:
- Wählen Sie eine Datei aus, die mit Editor-Berechtigungen freigegeben wurde.
- Klicken Sie in der Detailansicht auf die Schaltfläche „Datei sperren“.
- Legen Sie ein Entsperrungsdatum/eine Entsperrungszeit fest oder lassen Sie es unbefristet.
- Entsperren Sie manuell, wenn Sie weitere Bearbeitungen zulassen möchten.
Perfekt für
- Verträge abschließen: Sperren Sie eine Datei, sobald sie genehmigt ist, um Änderungen in letzter Minute zu vermeiden.
- Sensible Updates: Schränken Sie den Zugriff bei der Eingabe vertraulicher Daten ein.
- Teamübergaben: Sicherstellen, dass bei gemeinsamen Projekten jeweils nur eine Person eine Datei bearbeitet.
Eine Anleitung dazu finden Sie auf unserer Wissensdatenbank-Seite oder in dem Video unten:
Dateien und Ordner überwachen
Den Überblick über die Dateiaktivitäten zu behalten, sollte sich nicht wie ein Teilzeitjob anfühlen. Mit Watch Files and Folders erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn sich etwas ändert, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind, ohne Mikromanagement zu betreiben (denn niemand mag Mikromanagement, außer Steve).
Was Sie verfolgen können:
- Neue Dateien oder Ordner hinzugefügt
- Änderungen an bestehenden Dokumenten
- Verschiebungen, Löschungen oder Wiederherstellungen
Anpassen Ihrer Benachrichtigungen
- Überwachen Sie eine einzelne Datei, einen Ordner und seinen unmittelbaren Inhalt oder jeden verschachtelten Unterordner.
- Erhalten Sie Sofort-E-Mails oder gebündelte Zusammenfassungen, um eine Überlastung Ihres Posteingangs zu vermeiden.
Warum es wichtig ist:
- Audit-bereit: Verfolgen Sie für Compliance-Berichte einfach nach, wer was und wann getan hat.
- Sicherheit zuerst: Erkennen Sie nicht autorisierte Änderungen, bevor sie eskalieren.
- Smarter zusammenarbeiten: Sie müssen keine Ordner mehr aktualisieren, um nach Updates zu suchen.
Wie Sie es verwenden:
- Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, den Sie verfolgen möchten.
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen (⚙️) und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option „Beobachten“.
- Wählen Sie Ihre bevorzugten Benachrichtigungsauslöser und E-Mail-Einstellungen.
Eine Anleitung dazu finden Sie auf unserer Wissensdatenbank-Seite oder in dem Video unten:
Bonus Update: Dateien haben gerade ein farbenfrohes Makeover bekommen
Weil visuelle Hinweise die Arbeitsabläufe beschleunigen, führen wir jetzt farbige Dateisymbole ein! Jetzt können Sie Word-Dokumente auf einen Blick von Excel-Tabellen oder PDF-Dateien unterscheiden – dank der leuchtenden, farbcodierten Symbole.
So fangen Sie an
- Melden Sie sich bei Ihrem Folderit-Konto an.
- Entdecken Sie die neue Funktion Aufbewahren, Sperren und Überwachen unter den Einstellungen einer Datei oder eines Ordners.
- Experimentieren Sie! Versuchen Sie, eine Aufbewahrungsregel festzulegen, eine Datei mitten im Projekt zu sperren oder Ordnerwarnungen einzuschalten.
Benötigen Sie Hilfe? Besuchen Sie die Wissensdatenbank von Folderit oder wenden Sie sich an unser Support-Team [support@folderit.com], um persönliche Unterstützung zu erhalten.
Fazit
Dokumentenmanagement sollte sich nicht wie eine lästige Pflicht anfühlen. Mit den Folderit-Updates vom Januar 2025 erhalten Sie nicht nur neue Funktionen, sondern auch eine intelligentere, intuitivere Methode, um die Vorschriften einzuhalten, zu organisieren und die Kontrolle zu behalten. Ob Sie nun Aufbewahrungszeitpläne automatisieren, mit File Lock Kopfschmerzen bei der Bearbeitung vermeiden oder Änderungen nachverfolgen, diese Funktionen wurden entwickelt, um Ihre tägliche Arbeit zu vereinfachen.
Here’s to a productive (and colorful) 2025! 🎉
