Neue Wege in der Dokumentenverwaltung beschreiten
Wir bei Folderit hören immer auf Ihr Feedback, um unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) noch besser zu machen. Heute freuen wir uns, Ihnen eine Funktion vorstellen zu können, die eine häufige Herausforderung für viele unserer Benutzer löst: die effiziente Aufbewahrung von Dokumenten. Lernen Sie die Funktion „In Ordner archivieren“ kennen – eine intelligente, organisierte Art, Ihre Dokumente zu archivieren.
Der traditionelle Ansatz vs. Die neue Lösung
Der alte Weg
Früher waren unsere Aufbewahrungsoptionen ziemlich einfach, hatten aber einige Einschränkungen. Sie konnten ein Zeitlimit für die Aufbewahrung von Dokumenten in einem Ordner festlegen, nach dessen Ablauf sie automatisch gelöscht wurden. Dies trug zwar dazu bei, den Speicherplatzbedarf zu reduzieren, war aber nicht die beste Lösung für Dokumente, die aus historischen oder Compliance-Gründen aufbewahrt werden mussten.
Der neue Weg
Mit der neuen Funktion „Archivieren in Ordner“ haben wir die Dokumentenverwaltung noch besser gemacht. Anstatt Dokumente nach einer bestimmten Zeit zu löschen, können Sie sie jetzt in einen bestimmten Archivordner verschieben. Auf diese Weise können Sie Ihren Hauptarbeitsbereich sauber und organisiert halten und gleichzeitig wichtige Dokumente sicher aufbewahren und abrufen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Verwendung von „Archivieren in Ordner“
- Wählen Sie Ihren Ordner
Suchen Sie den Ordner, der die Dokumente enthält, die Sie verwalten möchten. Dies ist Ihr Ausgangspunkt für die Einrichtung des Archivierungsprozesses. - Zugriff auf die Aufbewahrungseinstellungen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufbewahrung in der Symbolleiste. Dadurch öffnen sich die Einstellungen, in denen Sie angeben können, wie lange Dokumente im aktuellen Ordner verbleiben sollen, bevor sie verschoben werden. - Definieren Sie den Zeitrahmen
Wählen Sie die Dauer (Tage, Wochen, Monate oder Jahre), nach der Ihre Dokumente archiviert werden sollen. Dank dieser Flexibilität können Sie den Aufbewahrungszeitraum an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen. - Wählen Sie „In Ordner archivieren“
Wählen Sie aus der Liste der Aufbewahrungsaktionen „In Ordner archivieren“. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente nach Ablauf des angegebenen Zeitraums verschoben und nicht gelöscht werden. - Wählen Sie Ihren Archivspeicherort
Wählen Sie den Zielordner, in den die Dokumente verschoben werden sollen. Dies kann ein speziell für diesen Zweck eingerichteter Archivordner sein. - Übernehmen und speichern
Bestätigen und speichern Sie Ihre Einstellungen. Optional können Sie diese Einstellungen auch auf Unterordner anwenden, um die Konsistenz in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem zu gewährleisten.
Warum Sie „Archive to Folder“ lieben werden
Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsbereich: Schluss mit unübersichtlichen Ordnern! Wenn Sie alte Dokumente archivieren, bleiben Ihre aktiven Ordner übersichtlich und leicht zu navigieren. Das macht es viel einfacher, die Dokumente zu finden, die Sie brauchen, ohne sich durch ein Meer von veralteten Dateien wühlen zu müssen.
Bleiben Sie konform: Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorschriften, indem Sie Dokumente archivieren, anstatt sie zu löschen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Aufzeichnungen für Audits oder rechtliche Anforderungen zur Verfügung haben. Eine vollständige historische Aufzeichnung ist entscheidend für die Einhaltung von Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien.
Steigern Sie die Effizienz: Automatisieren Sie den Archivierungsprozess, um Zeit zu sparen und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Anstatt Dateien manuell in einen Archivordner zu verschieben, lassen Sie Folderit dies für Sie erledigen. Durch diese Automatisierung gewinnen Sie Zeit, so dass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Real-World-Anwendungen
Finanzabteilungen
Halten Sie Ihre aktuellen Finanzdokumente griffbereit und archivieren Sie gleichzeitig ältere Aufzeichnungen, um sie leichter abrufen zu können. So können Sie beispielsweise die Jahresabschlüsse der vergangenen Jahre archivieren und die Daten des laufenden Jahres leicht zugänglich machen.
Juristische Teams
Stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem Sie Rechtsdokumente, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen, einfach archivieren. Dazu gehören Verträge, Vereinbarungen und andere Rechtsdokumente, die über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen.
Projektleitung
Archivieren Sie abgeschlossene Projektdateien, um Ihre Projektordner auf aktive Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig frühere Projektdaten zu bewahren. Auf diese Weise können Sie alte Projektdokumente leicht finden und referenzieren, ohne Ihre aktuelle Arbeit zu beeinträchtigen.
Ihre Stimme, unsere Innovation
Wir haben die Funktion „Archive to Folder“ aufgrund Ihres Feedbacks und Ihrer Bedürfnisse entwickelt. Unser Ziel ist es, Folderit DMS so benutzerfreundlich und effizient wie möglich zu gestalten. Ihre Erkenntnisse sind für uns entscheidend, um das zu erreichen. Indem wir auf unsere Benutzer hören, verbessern wir ständig unsere Software und fügen neue Funktionen hinzu, die Ihr Dokumentenmanagement wirklich verbessern.
Fazit
Die Funktion „In Ordner archivieren“ ist mehr als nur ein neues Tool; sie ist ein Schritt hin zu einer intelligenteren, effizienteren Dokumentenverwaltung. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Dokumente organisiert und zugänglich halten und dabei sowohl betriebliche als auch Compliance-Anforderungen erfüllen. Ganz gleich, ob Sie Finanzunterlagen, juristische Dokumente oder Projektdateien verwalten, diese Funktion bietet eine flexible und automatisierte Lösung, um Ihre Daten zu organisieren und die Vorschriften einzuhalten.
Vielen Dank, dass Sie Teil der Folderit Community sind. Wir sind gespannt, wie Sie diese Funktion nutzen werden, um Ihre Dokumentenmanagementprozesse zu verbessern.
