Інструмент спільної роботи з документами
Інструмент спільної роботи над документами
Незалежно від того, чи ви компанія або підрядник, вам потрібен ефективний інструмент спільної роботи над документами для продуктивності й порядку в усіх напрямах діяльності.
За Salesforce, 86% працівників і керівників стверджують, що брак співпраці або неефективна комунікація призводять до невдач на роботі.
Хмарна культура співпраці допомагає долати бар’єри в бізнесі. Насправді 97% із 1400 керівників, власників бізнесу й освітян вважають, що пропущені строки через брак керування проєктами й неналежний обмін документами безпосередньо впливають на фінансовий результат. Тож проблеми зі співпрацею можуть означати втрату прибутку.
Саме тому сьогодні ми докладно пояснимо, як Folderit допомагає створити простір для потрібної співпраці працівників і динамічні робочі групи, щоб стимулювати продуктивність, інновації й залученість у всій організації.
Спільний обмін документами
Практика спільного обміну документами має глибоке коріння, що сягає 1968 року. Дуглас Енгельбарт представив цю концепцію на заході, відомому як «Мати всіх демонстрацій».
Колись це було новинкою, а сьогодні інструменти обміну документами широко використовують для вищої ефективності й організації всіх етапів бізнесу.
Спільний обмін — це файл або папка, якими будь-хто може ділитися, відкривати й редагувати їх у реальному часі. Документ для співпраці може бути текстовим файлом, PDF або навіть відео. Сучасні організації часто ведуть щоденну роботу в такому інструменті, використовуючи презентації, службові записки й конференц-кімнати.
З Folderit ви отримуєте інтуїтивну DMS, яка захищено й безпечно працює в хмарі. Легко керуйте, діліться й погоджуйте документи. Цілі акаунти також можна зручно завантажити або зберегти окремі файли й папки на локальному диску. Повна інтеграція Office 365 надає доступ до наявних каталогів і папок, а наш API пов’язує Folderit із провідними організаційними пакетами для підвищення продуктивності. Більше не потрібно годинами перебирати документи, відстежувати правки й шукати старі версії в постійно зростаючому масиві інформації.
Процеси погодження й автоматичні строки зберігання
За Finance Online, підготовка документів пов’язана з втратою 50% робочого часу. Більшість фахівців витрачає майже 18 хвилин на пошук файлів і надсилання на погодження. Брак належного документообігу може шкодити загальній ефективності бізнесу й призводити до втрати доходу.
Якщо втомилися від постійного потоку погоджень рахунків чи заявок, вам сподобається комплексний процес Folderit. Користувачі погоджують документи й додають коментарі для швидшої комунікації та вирішення. Адже належна DMS може заощадити команді багато часу й грошей.
З DMS Folderit ви позбудетеся загублених рахунків, відстежуватимете й контролюватимете несплачені, що може збільшити прибуток. Проблеми керування виникають і тоді, коли невідомо, скільки зберігати податкові файли, договори або персональні дані працівників. У Folderit легко додати строки до файлів чи папок, які автоматично знищуватимуться після визначеного періоду за вашими налаштуваннями.
Захищене сховище з гнучкими правами доступу
З поширенням масштабних витоків у цифровому світі захист документів і файлів необхідний для зручної й безпечної співпраці. Якщо бізнес потерпає від втрати даних, фішингу чи захоплення акаунтів, можливо, час розглянути хмарний інструмент співпраці для захисту себе, працівників і клієнтів від навали цифрових атак.
У захищеній хмарі Folderit дані зберігаються через з’єднання із 256-бітним AES-шифруванням і розширений брандмауер, який захищає від будь-яких несанкціонованих спроб захоплення чи доступу. AES-256 додає рівень безпеки, який значно складніше зламати перебором, ніж інші методи. Саме такий підхід спочатку прийняв федеральний уряд для захисту конфіденційної інформації. NSA навіть схвалила його для цілком таємних даних.
Центри даних Folderit в Ірландії й Австралії забезпечують захист вашої інформації, роблячи доступ і обмін безпечними для сотень учасників команди. Гнучкі детальні права дозволяють визначати доступ до папок чи окремих документів. Ви можете забороняти читання, зміну, виконання або видалення файлів без належного дозволу.
Ви й команда отримуєте доступ із усіх цифрових пристроїв і легко спілкуєтеся в дорозі. Не потрібно турбуватися про відвідування офісу чи виснажливі телефонні розмови з колегами.
Нагадування й особиста вхідна скринька
За Quantum Workplace, близько 80% працівників зазначили часті непорозуміння на роботі, а половина визнала власну безпосередню участь у такій комунікаційній проблемі.
З Folderit керування проєктами виходить на новий рівень: надсилайте документи й інші вкладення прямо до вхідної скриньки Folderit. До метаданих усіх надісланих файлів додаються відправник, тема й текст повідомлення.
Ефективні нагадування дозволяють установлювати сповіщення на певні дати й час, щоб ніколи не пропускати строки документа. Додавайте необмежену кількість нагадувань і різні адреси одержувачів. Так ви уникаєте прогалин, а працівники роблять змістовний внесок у послідовний, відстежуваний потік комунікації.
Потужний пошук із OCR
Втомилися переглядати незліченні файли й годинами шукати один документ? Найбільші втрати продуктивності виникають, коли працівники вручну переглядають документи, маючи інші завдання.
Насправді пошук файлів коштує середній компанії додаткові 3900 доларів на рік на працівника. Працівники можуть витрачати до 30 хвилин щодня на пошук ресурсів, документів, відео й таблиць.
Ми докорінно змінили базовий пошук і структури зберігання, щоб ви використовували силу OCR та зв’язків файлів у хмарі для знаходження потрібного для роботи.
Оптичне розпізнавання символів (OCR) робить документи, фото й навіть знімки екрана доступними для пошуку за назвою, метаданими та словами вмісту. З Folderit усі документи й важлива для бізнесу інформація завжди під рукою.