Bir belge yönetim sistemi geçişi, dosyalardan daha fazlasını aktarır. İnsanların bu dosyaları bulması, anlaması ve kontrol etmesi için ihtiyaç duyduğu bilgileri korumalıdır: meta veriler, sahiplik, izinler ve gerekli geçmiş. Başarılı bir geçişin tanımlanmış bir kapsamı, test edilmiş bir aktarım yöntemi ve hedefin tamamlandığına dair kanıtı vardır.
Paylaşılan klasörlerden, dosya sunucularından veya başka bir BYS’den geçiş yaparken bu kılavuzu kullanın. Planlama, pilot uygulama, geçiş ve doğrulamayı kapsar. Folderit geçiş bilgi tabanı kılavuzunda mevcut aktarım seçenekleri açıklanmaktadır. Transfer yöntemleri ve yayınlanan limitler 2 Kasım 2026’da kontrol edildi; Önerilen yapılandırmayı ve hizmet kapsamını Folderit ile onaylayın.
1. Belgelerin ve bunları kullanan sistemlerin envanterini çıkarın
Her kaynağı, sahibini, dosya sayısını, toplam boyutunu, formatlarını, klasör yapısını ve iş amacını listeleyin. Bağlı kuruluşlarda, departman arşivlerinde ve iş akışı uygulamalarında tutulan belgeleri dahil edin. Hangi süreçlerin bunları oluşturduğunu veya güncellediğini ve hangi entegrasyonların mevcut konumlarına bağlı olduğunu kaydedin.
Kapsamın ne olduğuna karar verin: mevcut dosyalar, geçmiş sürümler, meta veriler, denetim kanıtları, bağlantılar, izinler ve tamamlanmamış iş akışları. Bunları ayrı geçiş gereksinimleri olarak ele alın. Dosya aktarımı, eski sistemin sürüm geçmişini veya erişim modelini otomatik olarak yeniden oluşturmaz.
İçeriği verilecek karara göre sınıflandırın: taşıma, kontrollü eski arşivde tutma veya yetkili imha için inceleme. Kopyaları ancak esas kaydı ve saklama yükümlülüklerini doğruladıktan sonra kaldırın. Geçiş, belgenin saklama süresini yeniden başlatmaz.
2. Kabul ölçütlerini ve sorumluları belirleyin
BT ekibi aktarım ve teknik kontrollerden, iş birimi sorumluları eksiksizlikten, ilgili belge yönetimi veya hukuk sorumlusu ise saklama kararlarından sorumlu olsun. Geçişe veya önceki duruma dönmeye onay verecek kişiyi belirleyin.
Her iki sütunu okumak için tabloyu yatay kaydırın.
| Kabul kontrolü | Örnek kanıt |
|---|---|
| Tamlık | Kaynak ve hedef sayıları, her hariç tutmanın açıklanmasıyla uzlaştırılır. |
| Dosya bütünlüğü | Dosyalar doğru şekilde açılıyor; sağlama toplamları, aktarımın orijinal baytları koruduğu yerde eşleşir. |
| Meta veriler | Zorunlu alanlar, tarihler, tanımlayıcılar ve liste değerleri doğru şekilde eşleniyor. |
| Erişim | Yetkili kullanıcılar çalışabilir; Yetkisiz kullanıcılar erişim testlerinde başarısız olur. |
| İş süreçlerinin çalışması | Arama, onaylar, belge bağlantıları ve gerekli entegrasyonlar üzerinde anlaşılan testleri geçer. |
| Kurtarma | Kabul ölçütleri karşılanmazsa ekip, kararlaştırılan kaynak durumunu geri yükleyebilir veya o duruma dönebilir. |
Aktarım sırasında dosyaların değişmediğini kontrol etmeyi National Library of New Zealand dijital koleksiyonlar kılavuzu (İngilizce) açıklar. Dosya bütünlüğü ve iş sürecinin kabulü farklı kontrollerdir: aynı baytlar, izinlerin veya meta verilerin doğru olduğunu kanıtlamaz.
3. Büyük ölçekte içe aktarmadan önce meta verileri eşleyin
Kaynak alanı, hedef alanı, veri türünü, dönüştürme kuralını ve sahibini içeren bir eşleme sayfası oluşturun. Örneğin, tutarsız bir tedarikçi adını kontrollü bir listeye dönüştürün, bir sözleşme bitiş tarihini bir Tarih alanıyla eşleştirin ve eski bir belge tanımlayıcısını kendi alanında koruyun.
Orijinal iş tarihinin yerine yükleme zamanını koymayın. Fatura tarihi, sözleşme fesih tarihi ve geçiş tarihini birbirinden ayırın. Tarih biçimlerini, saat dilimlerini, boş değerleri, yinelenen tanımlayıcıları ve birden çok sürümü olan belgeleri kontrol edin.
Folderit, özel alanları ve yeniden kullanılabilir klasör meta veri şablonlarını destekler. Excel veya CSV’de tutulan meta veriler için, alan eşlemesini ve her satırı dosyasıyla eşleştiren yöntemi kabul etmek üzere ana aktarımdan önce Folderit ile iletişime geçin. Bir e-tablonun dosyaları yalnızca adlarına göre doğru şekilde eşleştireceğini varsaymayın.
4. Bir aktarım yöntemi seçin ve test edin
- SFTP: büyük hacimli dosya ve klasörler için uygundur; Bağlantıyı ve süreci Folderit ile düzenleyin.
- Folderit Sync: bilgisayar veya dosya sunucusundaki klasörleri ve dosyaları eşitlemek için masaüstü uygulamasını kullanın.
- Tarayıcı yüklemesi: daha küçük geçişler ve temsili test grupları için kullanışlıdır.
- ZIP yükleme: klasör yapısını toplu olarak aktarın. Mevcut içe aktarma kılavuzu ZIP başına maksimum 500 MB ve 500 dosya belirtmektedir.
Mevcut yöntemler için bkz. Verileri İçe Aktarma. Kendi dosya karışımınızı kullanarak bir pilot uygulamayla verimi ve kısıtlamaları doğrulayın. Gerekli eski denetim kanıtlarının, sürüm geçmişinin ve iş akışı kayıtlarının nasıl korunacağını ayrıca kararlaştırın.
5. İzinleri yeniden oluşturun ve doğrulayın
Geniş erişim verilmeden önce hedef grupları ve klasör yapısını oluşturun. Eski izinleri incelemeden kopyalamak yerine iş rollerini eşleyin. Reddedilmesi gereken bir hesap da dahil olmak üzere sıradan kullanıcı hesaplarıyla erişimi test edin.
Folderit izin düzeyleri önizleme, indirme, düzenleme ve yüklemeyi birbirinden ayırır. Harici paylaşımı ve devralınan erişimi kontrol edin. Geçiş operatörlerine yalnızca çalışmaları için gereken erişimi verin, ardından geçiş kabul edildiğinde geçici izinleri kaldırın.
6. Eksiksiz bir iş sürecini pilot olarak uygulayın
Küçük, temsili bir belge grubu seçin: taranmış bir PDF, bir Office dosyası, büyük bir dosya, daha eski bir revizyon ve kısıtlı bir kayıt. Örneği meta verilerle birlikte içe aktarın, ardından kullanıcılardan onu aramalarını, izin verilen bilgileri düzenlemelerini ve bir onay veya okundu bildirimi işlemini tamamlamalarını isteyin.
Dosya içeriğini ve meta verileri ayrı ayrı kontrol edin. OCR, desteklenen taramaların aranmasına yardımcı olur; tüm yapılandırılmış alanların doğru bir şekilde taşındığının kanıtı değildir. Her istisnayı günlüğe kaydedin, nedenini düzeltin ve bir sonraki grubu onaylamadan önce etkilenen kontrolleri tekrarlayın.
7. Geçişi ve geri dönüşü planlayın
Aşamalı geçiş kesintiyi azaltabilir ancak sıfır kesinti süresi garanti edilmez. Bir geçiş penceresi seçin ve eski sistemin ne zaman salt okunur hale geleceğine, sonraki değişikliklerin nasıl yakalanacağına ve yeni belgelerin ne zaman Folderit sistemine girilmesi gerektiğine karar verin.
Bir kaynağı yalnızca meta verileri kopyalandı diye kapatmayın. Başka bir sistemde kalan dosyalara erişim, üzerinde anlaşmaya varılmış ve test edilmiş bir düzenlemeyi gerektirir. Her iki sistemde de kontrolsüz düzenleme yapmaktan kaçının: her aşama için yetkili konumu belirleyin.
- Kurtarılabilir bir kaynak kopyasını ve kabul edilen geri alma kriterlerini onaylayın.
- Herhangi bir erişim kesintisini bildirin ve bir destek iletişim kişisi sağlayın.
- Son değişiklikleri aktarın ve bunları kaynakla uzlaştırın.
- Normal çalışma prosedürlerini değiştirmeden önce ilgili iş birimi sorumlusunun onayını alın.
8. Sonuçları karşılaştırın, kullanıcıları eğitin ve eski kaynağı planlı kapatın
Kaynak tanımlayıcıyı, hedef tanımlayıcıyı, toplu işlemi, sonucu ve istisna durumunu içeren bir aktarım kaydını tutun. Eksik dosyaları ve beklenmeyen sayıları araştırın. Gerekli meta verileri, aranabilirliği ve izinleri doğrulayın, ardından kabul kanıtlarını geçiş planıyla birlikte saklayın.
Kullanıcıları her gün gerçekleştirdikleri görevler konusunda eğitin ve lansmandan sonra geri bildirimleri inceleyin. Eski kaynağı, kararlaştırılan doğrulama veya saklama süresi boyunca kontrollü erişim altında bulundurun. Yalnızca ilgili sorumlular kayıt saklama, sözleşme ve imha düzenlemelerini onayladıktan sonra hizmetten çıkarın.
Geçişe hazırlık kontrol listesi
- Kapsam, kaynak sahipleri ve belge envanteri onaylandı.
- Meta veri eşleme ve dosya eşleştirme yöntemi test edildi.
- Gerekli sürümler, denetim kanıtları ve iş akışı geçmişi hesaba katılır.
- Hedef izinler ve negatif erişim testleri başarılı oldu.
- Pilot dosyalar, aramalar ve iş akışları kabul edildi.
- Kesinti, son değişiklikler, geri alma ve kullanıcı iletişimleri kabul edildi.
- Mutabakat ve kaynak-çıkarma onayları kaydedildi.
Hala varış noktasını seçiyor musunuz? DMS değerlendirme kılavuzumuzu kullanın. Folderit aktarımını planlamak için taşıma seçeneklerini inceleyin ve arşivinizin tamamını taşımadan önce ekiple iletişime geçin.
