Upravljanje dokumentov združuje postopke in orodja, s katerimi organizacija zajema, ureja, nadzoruje in spremlja dokumente skozi njihov celoten življenjski cikel: od priprave, pregleda in odobritve do uporabe, hrambe, arhiviranja ali brisanja. Poleg mesta datoteke je treba poznati tudi trenutno različico, pravice dostopa, sprejete odločitve in čas, ko mora dokument ostati dostopen.
Sistem za upravljanje dokumentov ali DMS ponuja programsko opremo za ta opravila. Organizacija še vedno določa odgovornosti, pravila dostopa in postopke. Ta priročnik pojasnjuje življenjski cikel, osnovne nadzorne funkcije in praktičen način, kako se odločiti, kaj vaše podjetje potrebuje.
Upravljanje dokumentov in shranjevanje datotek: kakšna je razlika?
Shranjevanje datotek ponuja prostor za shranjevanje in skupno rabo informacij. Upravljanje dokumentov dodaja nadzorovan proces okoli teh informacij. Razlika je odvisna od funkcij, ki jih konfigurirate, ne le od kategorije izdelkov: platforme za shranjevanje v oblaku in sodelovanje lahko zagotovijo tudi zgodovino različic, dovoljenja, revizijske zapise ali orodja za hrambo, odvisno od izbranega paketa in nastavitev.
Koristna primerjava je, ali lahko vaš izbrani sistem zanesljivo odgovori na določena vprašanja:
- Katera različica je trenutna in katera je bila odobrena?
- Kdo ga je odobril, kdaj in v okviru katerega postopka?
- Katera pomembna dejanja so bila zabeležena, s čigavo identiteto in časovnim žigom?
- Kdo si lahko predogleda, prenese, spremeni ali naloži dokument?
- Kakšno pravilo hrambe velja in kdo odloča o tem, kdaj se lahko odstrani?
Na primer, prosite kolega, naj poišče odobreno različico postopka in dokazila o njegovi odobritvi. Če je za to potrebno preiskati več map »Prejeto« in vprašati avtorja, je treba postopek izboljšati. Samo ime programske opreme ne dokazuje, da postopek deluje.
| Področje | Kaj preveriti pri dejanski nastavitvi |
|---|---|
| Shranjevanje in deljenje | Kje so shranjene datoteke, kdo jih lahko deli in kako se nadzoruje zunanji dostop. |
| Različice | Kako so trenutne in prejšnje različice identificirane, pridobljene in povezane z odobritvijo. |
| Odločitve | Kako se evidentirajo pregled, odobritev, potrditev seznanitve in podpis. |
| Dostop in revizija | Kaj lahko naredi posamezna vloga in kateri dogodki so zabeleženi in na voljo pooblaščenim uporabnikom. |
| Roki hrambe | Katere elemente pravilo zajema, kdaj se začne njegovo obdobje in kaj se zgodi na koncu. |
| Paket in obseg integracije | Ali je zahtevani nadzor vključen, neobvezen, konfiguriran ali odvisen od druge storitve. |
Proces upravljanja dokumentov v šestih stopnjah
Upravljanje dokumentov je stalen življenjski cikel in ne enkratna naloga arhiviranja. Praktični proces določa, kaj se zgodi na vsaki od teh stopenj.
1. Zajem
Zajem je način, kako dokument vstopi v nadzorovano okolje. Vključuje lahko naloženo digitalno datoteko, skeniran papirni dokument, e-poštno prilogo ali dokument, ustvarjen iz predloge. Te poti je treba preveriti za določen izdelek in integracijo. Določite destinacijo, kdo odda dokument in minimalne podatke, potrebne ob vnosu.
Optično prepoznavanje znakov (OCR) lahko omogoči iskanje po besedilu v skeniranem dokumentu. Ne odpravlja potrebe po preverjanju čitljivosti ali preverjanju pomembnih ekstrahiranih informacij. Preizkusite reprezentativne skene, vključno z žigi, poševnimi stranmi in starejšimi dokumenti PDF.
2. Organizacija
Organizacija daje dokumentu logično lokacijo in identiteto, ki jo je mogoče iskati. Prispevajo strukture map, pravila poimenovanja, številčenje in metapodatki. Metapodatki lahko vključujejo vrsto dokumenta, oddelek, projekt, stranko, lastnika ali datum pregleda.
Pogodba z dobaviteljem, na primer, lahko ostane v eni mapi, njen dobavitelj, skrbnik pogodbe in datum poteka pa ponujajo druge načine za iskanje. Začnite s polji, ki jih ljudje lahko dosledno vzdržujejo. Določite, kdo popravlja manjkajoče ali netočne vnose.
3. Shranjevanje
Shranjevanje zadeva, kje se informacije hranijo in kako so zaščitene. Ocenite šifriranje, varnostne kopije, ureditev obnovitve, skrbniški dostop in lokacije, na katerih delujejo storitev in njene varnostne kopije. Potrdite pogodbene zahteve z dobaviteljem.
Storitev v oblaku, namensko okolje in namestitev v lastni infrastrukturi pomenijo različen obseg pogodbe in odgovornosti. Preverite, kdo skrbi za infrastrukturo, posodobitve in obnovitev ter kje se podatki obdelujejo.
4. Delovni tok
Potek dela je način, kako se dokumenti premikajo skozi pregled, odobritev, potrditev seznanitve ali podpis. Konfigurirajte prejemnike, zaporedje, roke in obravnavanje izjem, namesto da se zanašate na ljudi, da bodo na podlagi sporočil obnovili odločitve.
Posodobitev hipotetičnega postopka lahko prejmejo imenovani pregledovalci, nato odobritelj in nato zaposleni, ki morajo potrditi, da so se z njo seznanili. To so različna dejanja. Pred uporabo kombiniranega postopka preverite podprte metode, paket in konfiguracijo, vključno s tem, kaj se zgodi po zavrnitvi ali revidirani različici.
5. Iskanje
Pridobivanje je rezultat dobrega zajema in organizacije. Iskanje po celotnem besedilu, indeksiranje OCR, metapodatki in povezani zapisi ljudem pomagajo najti informacije, ne da bi poznali izvirno mapo. Rezultati iskanja morajo upoštevati uporabnikove pravice dostopa.
Folderit združuje iskanje po metapodatkih z iskanjem po celotnem besedilu in OCR (angleško). Ocenite ga z lastnimi dokumenti in običajnim uporabniškim računom, ne le skrbniškim.
6. Hramba in odstranitev
Hranjenje določa, kako dolgo se zapis hrani, kateri dogodek sproži tek roka in kaj se zgodi po njem. Pravilno pravilo je odvisno od zapisa, namena, pristojnosti in veljavnih obveznosti. Za vse finančne evidence ali evidence zaposlenih ni enotnega obdobja hrambe.
Kjer se uporablja GDPR, njeno načelo omejevanja shranjevanja v 5. členu (v angleščini) temelji na namenu; to ni univerzalno število let. Organizacija mora določiti ustrezne dolžnosti, omejitve in izjeme, preden konfigurira odstranjevanje.
Nastavitve hrambe Folderit (angleščina) lahko uporabljajo definirana datumska polja in konfigurirana končna dejanja z omejitvami obsega in paketa. Potrdite, kateri elementi in podmape so zajeti. Trajni izbris zahteva posebno pozornost: konfigurirani časovnik ne odloča o tem, ali pravna omejitev ali nerešena zadeva dovoljujeta uničenje.
Sedem ključnih komponent DMS
Nadzor različic
Nadzor različic ohranja revizije skupaj, tako da lahko uporabniki razlikujejo najnovejšo različico od prejšnjega dela in obnovijo ali se sklicujejo na prejšnje stanje, kjer je to dovoljeno. Zmanjša odvisnost od imen datotek, kot je »Final_v3_REAL_final«.
Trenutna in odobrena sta različni lastnosti. Dokumentacija o zgodovini različic Folderit (v angleščini) pojasnjuje, da aktivna zahteva za odobritev ostane pri predloženi različici, če je naložena novejša različica. Novejša različica ni samodejno odobrena.
Nadzor dostopa
Nadzor dostopa določa, kdo lahko vidi ali deluje na dokumentu, mapi ali drugem viru. Uporabite najmanjši dostop, ki ga oseba potrebuje, nato preizkusite rezultat. Kadrovske datoteke in projektni dokumenti ne smejo podedovati širokega dostopa samo zato, ker je bilo to priročno pri nastavitvi.
Folderit ponuja ravni dovoljenj (angleško), vključno s predogledom, ogledom s prenosom, urejanjem in samo nalaganjem, z razlikami glede na vir in paket. Preizkusite vsako vlogo z lastnim računom; njegovih dovoljenj ne sklepajte iz skrbniškega pogleda.
Revizijska sled
Revizijska sled beleži podprte dogodke, povezano identiteto in čas. Preverite dejanske zajete dogodke, dostop do dnevnika in razpoložljive dokaze za vaš postopek. Izogibajte se domnevi, da je vsako možno dejanje v vsaki povezani storitvi prikazano v enem dnevniku.
Uporabna vsakodnevna vprašanja vključujejo, kdo je naložil datoteko, katera odločitev je bila sprejeta in kdaj je prišlo do spremembe. Dnevnik podpira odgovornost; organizacija še vedno potrebuje zanesljive račune in postopke.
Avtomatizirani delovni tokovi
Določen delovni tok lahko nadomesti neformalno iskanje odobritev z dodeljenimi nalogami in zabeleženimi odločitvami. Folderit podpira odobravanje dokumentov (v angleščini) in potrjevanje seznanitve (v angleščini). Naprednejše oblikovanje delovnih tokov je odvisno od paketa.
Določite, kdo ukrepa, v kakšnem vrstnem redu in kaj se zgodi, ko nekdo zavrne, ne odgovori ali odda popravek. Odobritev, potrditev seznanitve in elektronski podpis niso medsebojno zamenljivi dokazi.
Iskanje in metapodatki
Iskanje po celotnem besedilu in metapodatki zagotavljajo dopolnilne načine za pridobivanje informacij. Kakovost iskanja je odvisna od kakovosti vira in indeksiranja; kakovost metapodatkov je odvisna od pomembnih polj in ohranjenih vrednosti.
Funkcije AI se na trgu razlikujejo. Če dobavitelj ponuja klasifikacijo ali ekstrakcijo, vprašajte, katera funkcija in paket jo izvajata, katere informacije zapustijo sistem in kako oseba potrdi rezultat. Ne predpostavljajte, da so OCR, klasifikacija AI in poslovna presoja enake zmogljivosti.
Avtomatizacija hrambe
Avtomatizacija uporablja pravilo, ki so ga določili ljudje: zajete elemente, začetni datum, trajanje in končno dejanje. Preizkusite mejne pogoje, preden se zanesete nanje, vključno s spremenjenimi datumi, preglasitvami in izjemami. Ukrep arhiviranja in trajni izbris imata zelo različne posledice.
Integracije
Ocenite povezave z orodji, v katerih se delo začne, kot so Officeove aplikacije, e-pošta, sistemi CRM ali ERP. Ločite vgrajene funkcije od izbirnih priključkov, dela API-ja po meri in licenc tretjih oseb. Razpoložljiv API sam po sebi ne ustvari delujoče integracije.
Paketi Folderit se razlikujejo po funkcijah. Napredno oblikovanje delovnih tokov, obrazci eForms in dostop do API-ja so vključeni v paket Tailor. Pri primerjavi stroškov upoštevajte vse potrebne funkcije in povezane storitve.
Zakaj organizacije vlagajo v upravljanje dokumentov
Sledljivost. Jasne različice, odločitve in pravila dostopa pomagajo skupini pri pripravi ustreznih dokazov. Kakovost, zasebnost in obveznosti, specifične za sektor, se razlikujejo; programska oprema podpira postopek, vendar ne daje certifikatov ali zakonske skladnosti.
Učinkovitost. Vsebina, po kateri je mogoče iskati, in dosledni metapodatki zmanjšajo potrebo po prosinju sodelavcev za kopije, ponavljanju dela ali rekonstruiranju niti za odobritev. Ocenite izboljšave svojih nalog, namesto da se zanašate na splošno trditev o prihranku časa.
Varnost. Določen dostop, nadzorovana skupna raba in zabeležena dejanja lahko nadomestijo neformalno kroženje prilog. Preglejte varnostne informacije Folderit in njegovo središče zaupanja skupaj z lastno konfiguracijo in obveznostmi.
Rast. Ker se osebje in oddelki povečujejo, morajo odgovornosti in iskanje ostati razumljivi, ne da bi bili odvisni od spomina nekaj ljudi. Uporabna struktura je pomembnejša od dolgega seznama funkcij.
Kdo potrebuje te kontrole?
- Skupine za kakovost: postopki, navodila za delo, odobritve, revizije in potrditve seznanitve, kjer so potrebna.
- Kadrovske ekipe: omejene kadrovske datoteke, distribucija politik in ustrezno opredeljeno hrambo.
- Pravne in pogodbene ekipe: zanesljive verzije, nadzorovan zunanji dostop, odločitve in podpisi.
- Finance in administracija: računi, naročilnice in dokazila, ki podpirajo pregled in odobritev.
- IT in varnost: upravljanje računa, ločevanje dostopa, obseg integracije, zahteve za obnovitev in gostovanje.
Vsako podjetje ne potrebuje enakega poteka dela ali uvajanja. Majhna organizacija ima lahko pomembne potrebe po dokazih tudi z malo uporabniki; večja organizacija bo morda potrebovala postopno uvedbo po oddelkih.
Kako izbrati sistem
Začnite z dokumenti, ki povzročajo zmedo ali zamudo. Določite odgovorno osebo, uporabnike, odločitve, občutljive podatke in datume. Nato jih spremenite v majhen nabor nalog, ki jih mora pokazati vsak dobavitelj v ožjem izboru.
- Potrdite obseg. Uskladite potrebne kontrole z ustreznim paketom, konfiguracijo in izbirnimi storitvami.
- Preverite uporabnost. Naj ljudje, ki ga bodo upravljali in uporabljali, opravljajo svoje naloge.
- Ocenite varnost in gostovanje. Preverite dokaze in odgovornosti za predlagano uvedbo, vključno z varnostnimi kopijami in obnovitvijo.
- Načrtujte uvedbo. Vključite selitev, čiščenje metapodatkov, dovoljenja, usposabljanje in stalno odgovornost za upravljanje.
- Primerjajte skupne stroške. Upoštevajte vključene uporabnike, prostor za shranjevanje, obseg delovnega toka, povezane storitve in administracijo, ne glede na to, ali se zaračunava na uporabnika ali na paket.
Uporabite prave dokumente in pravo pot odobritve. Prosite dobavitelja, da prikaže težko iskanje, spremenjeno različico, omejen dostop, zavrnitev in obnovitev dokazov o odločitvi. Pred razširitvijo postopka na druge oddelke preverite tudi obravnavo napak in zavrnjenih zahtev.
Upravljanje dokumentov je uspešno, ko ljudje informacije dosledno najdejo, uporabijo in pojasnijo. Začnite z enim obvladljivim področjem, ocenite pilotni projekt in širite sistem z jasnimi odgovornostmi. Za načrtovanje ustrezne predstavitve lahko svojo dokumentno ureditev predstavite ekipi Folderit.
