Sodelovanje pri dokumentih
Orodje za sodelovanje pri dokumentih
Podjetje ali izvajalec potrebuje učinkovito orodje za sodelovanje pri dokumentih, da ostane produktiven in urejen v celotnem toku dejavnosti.
Po Salesforce 86 % zaposlenih in vodij meni, da pomanjkanje sodelovanja ali neučinkovita komunikacija vodi v neuspehe na delovnem mestu.
Kultura sodelovanja prek oblaka odpravi poslovne ovire. Kar 97 % od 1400 vodij, lastnikov in izobraževalcev meni, da zamujanje rokov zaradi slabega projektnega upravljanja in deljenja neposredno vpliva na rezultat. Slabo sodelovanje vam torej lahko odnaša dobiček.
Zato bomo podrobno predstavili, kako Folderit ustvari prostor za sodelovanje zaposlenih po potrebi ter dinamične skupine, ki povečajo produktivnost, inovacije in zavzetost v organizaciji.
Sodelovalno deljenje dokumentov
Praksa ima korenine v letu 1968. Douglas Engelbart je koncept predstavil v prikazu »The Mother of All Demos«.
Nekoč novost je danes razširjena praksa za več učinkovitosti in urejenosti na vseh stopnjah podjetja.
Sodelovalno deljenje pomeni datoteko ali mapo, ki jo vsak lahko deli, odpre in ureja v realnem času. Dokument je lahko besedilo, PDF ali video. Sodobne organizacije prek takšnih orodij redno izvajajo vsakodnevno delo s predstavitvami, obvestili in konferenčnimi sobami.
Folderit je intuitiven DMS, ki varno deluje v oblaku. Dokumente preprosto upravljate, delite in odobrite. Cel račun prenesete ali posamezne datoteke in mape shranite lokalno. Office 365 polno povežete za dostop do obstoječih imenikov in map, prek API pa Folderit združite z vodilnimi poslovnimi paketi. Tako nehate izgubljati ure s preiskovanjem dokumentov, sprememb in starejših različic v naraščajočem morju informacij.
Odobritve in samodejna hramba
Finance Online navaja 50 % izgubljenega delovnega časa, povezanega s pripravo dokumentov. Večina strokovnjakov skoraj 18 minut išče datoteke in jih pošilja v odobritev. Slab dokumentni potek škoduje učinkovitosti in lahko povzroči izgubo prihodkov.
Če ste naveličani stalnih odobritev računov in vlog, vas bo razveselil celovit proces Folderit. Uporabniki dokument potrdijo in dodajo komentarje za hitrejšo komunikacijo ter rešitev. Ustrezen DMS lahko ekipi prihrani veliko časa in denarja.
Folderit odpravi založene račune in omogoča spremljanje neporavnanih obveznosti za večji dobiček. Težave nastanejo tudi, če ne veste, kako dolgo hraniti davčne dokumente, pogodbe ali podatke zaposlenih. Datotekam in mapam določite obdobja, po katerih jih sistem po nastavitvah samodejno uniči.
Varna shramba s prilagodljivim dostopom
Ob vse pogostejših velikih kršitvah je varnost datotek bistvena za nemoteno sodelovanje. Če se soočate z izgubo, ribarjenjem ali prevzemom računa, razmislite o oblačnem sodelovanju za zaščito sebe, zaposlenih in strank pred napadi.
Varna shramba Folderit podatke shrani prek 256-bitnega AES in naprednega požarnega zidu za zaščito pred nepooblaščenim prevzemom ali dostopom. AES-256 doda zaščito, ki jo je z grobo silo bistveno težje zlomiti kot druge metode. Pristop je prvotno prevzela zvezna vlada za občutljive informacije in NSA ga je odobrila tudi za strogo zaupno.
Podatkovni centri Folderit na Irskem in v Avstraliji varujejo informacije za varen dostop in deljenje s stotinami članov. Podrobne pravice določijo dostop do map in dokumentov ter preprečijo branje, spreminjanje, izvajanje ali brisanje brez dovoljenj.
Vi in ekipa dostopate z vseh digitalnih naprav ter komunicirate na poti. Ni treba obiskati pisarne ali opravljati napornih klicev s sodelavci.
Opomniki in osebni nabiralnik
Po Quantum Workplace okoli 80 % zaposlenih pogosto doživlja napačno komunikacijo, polovica pa priznava neposredno udeležbo pri njej.
Folderit dvigne projektno upravljanje: dokumente in priloge pošljete naravnost v nabiralnik Folderit. Pošiljatelj, zadeva in navadno besedilo sporočila se dodajo metapodatkom vsake datoteke.
Učinkovite opomnike nastavite na datum in uro, da ne zamudite dokumentnega roka. Dodate jih neomejeno in določite različne prejemne naslove. Tako ni komunikacijskih vrzeli, zaposleni pa smiselno sodelujejo v doslednem, sledljivem toku.
Močno iskanje OCR
Ste utrujeni od neštetih datotek in ur iskanja enega dokumenta? Največja izguba nastane pri ročnem pregledovanju ob drugih zadolžitvah.
Iskanje povprečno podjetje stane dodatnih 3900 dolarjev letno na zaposlenega. Ti lahko vsak dan do 30 minut iščejo vire, dokumente, videe in preglednice.
Temeljno iskanje in strukture hrambe smo preoblikovali za uporabo OCR in povezovanja datotek v oblaku pri iskanju potrebnega za delo.
Optično prepoznavanje znakov naredi dokumente, fotografije in celo posnetke zaslona iskljive po imenu, metapodatkih in vsebinskih besedah. V Folderitu so vsi dokumenti in poslovne informacije takoj pri roki.