Instrumente de colaborare pe documente

Cea mai bună și fluentă modalitate de a colabora pe un document este să aveți la îndemână un instrument care oferă imediat tuturor colaboratorilor acces instantaneu, o înțelegere clară a persoanelor care lucrează la fiecare element și integrarea ierarhiei de aprobare. Deși unele platforme pot face unul sau două dintre aceste lucruri, niciuna nu le poate realiza pe toate într-un singur pachet. Folderit este o soluție de gestionare digitală cu instrumente foarte solide de colaborare pe documente pentru întreprinderi mici și companii.

Într-un context de autoizolare, companiile descoperă că numeroase operațiuni considerate anterior de neimaginat în afara biroului pot funcționa la fel de eficient de la distanță. Când echipele colaborează la distanță, buna gestionare a proiectelor necesită instrumente solide de colaborare. Aceasta se bazează pe flexibilitatea și libertatea colaborării documentare în cadrul echipelor. Când fluxul de lucru și structura documentației sunt foarte accesibile și robuste, activitatea devine mai agilă și eficientă.

Flux de aprobare

Instrumentele de colaborare pe documente s-au bazat tradițional pe convenții interne de birou pentru înțelegerea dintre colaboratori. Cunoaștem cu toții vechiul format de feedback „răspunsul meu cu roșu”. Acesta prelungește timpul de finalizare a documentelor și expune procesul la posibile erori și comunicări greșite. Toate acestea pot fi evitate prin interfața și structura intuitive Folderit, în care decideți etapele, ierarhia și grupurile de aprobare necesare fiecărui document în fiecare etapă. Astfel, fiecare colaborator are un rol clar, iar conținutul său nu poate trece în etapa următoare fără nivelul de examinare pe care îl doriți.

Să presupunem că o propunere trebuie predată în 24 de ore. Directorul general îl desemnează pe liderul echipei responsabil de finalizarea sarcinii. Liderul atribuie unui autor redactarea propunerii și altuia corectura. Aprobarea finală îi revine directorului general.

Cu Folderit, liderul atribuie echipei un dosar cu toate materialele suplimentare. Autorul le examinează, colectează toate informațiile necesare și pregătește un document. Predă lucrarea celuilalt autor cu numai 4 ore înainte de termen. Pentru a economisi timp, al doilea autor nu citește documentul și îl aprobă pentru a avansa în ierarhia de aprobare.

Liderul echipei este notificat că documentul este pregătit pentru aprobarea sa. Înainte de a aproba, verifică jurnalul de acces și constată că persoana care trebuia să facă corectura nici măcar nu a deschis documentul. Liderul ia măsuri corective, adaugă comentarii și o notificare ajunge la ambii autori. Ei remediază rapid omisiunea și trimit o versiune actualizată. Sarcina este finalizată, iar sistemul împiedică transformarea unei erori într-o problemă.

Dacă doriți, puteți adăuga o măsură suplimentară de siguranță, cu o perioadă automată de retenție. Puteți specifica soarta documentului după trecerea unui interval ales de dumneavoastră.

Notificări și jurnale de audit

Există un incident celebru legat de Toy Story 2: filmul a fost șters în întregime de pe server printr-o comandă greșită dată de o persoană care nu a putut fi identificată. A fost salvat doar printr-un noroc, deoarece o artistă luase o copie de rezervă pentru a lucra de acasă.

Un asemenea noroc seamănă cu fulgerul, care nu lovește de două ori în același loc. Pixar era atunci foarte tânără, iar incidentul ar fi putut distruge compania de animație apreciată astăzi în întreaga lume.

Companiile pierd permanent conținut din cauza comenzilor greșite și erorilor umane. Cu notificările și jurnalele de audit Folderit, pot configura notificări automate pentru orice modificare a documentelor sau dosarelor. Când se schimbă ceva, veți fi notificat individual sau, dacă așa configurați, zilnic ori săptămânal; dumneavoastră decideți. Dacă ceva este modificat fără aprobarea dumneavoastră, jurnalele de audit și urmărire vă oferă o prezentare completă a ceea ce s-a întâmplat și a modului în care s-a întâmplat.

OCR

Tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor este un ansamblu de algoritmi care prelucrează o imagine pentru a identifica textul care nu poate fi selectat, editat sau copiat, precum cel din capturile de ecran. Adăugarea acestei capacități la căutarea Folderit îi permite să caute mai multe date în interiorul unei arhive.

Persoanele care lucrează în arhivare depun eforturi suplimentare pentru a găsi informații în documente stocate în formate care nu pot fi interogate de algoritmii de căutare, precum PDF-uri, capturi de ecran sau chiar fotografii de documente. Imaginați-vă că trimiteți echipelor de vânzări fotografii ale cărților de vizită scanate ca potențiale contacte sau, și mai rău, că le indicați un dosar numit „contacte” și vă așteptați să examineze fiecare intrare pentru a le găsi pe cele necesare.

Pentru a depăși această limitare, Folderit oferă o funcție solidă de căutare în timp real, integrată în software-ul de gestionare a documentelor în cloud. Depășește căutarea tradițională după nume și metadate, posibilă chiar și prin cele mai rudimentare căutări. Folderit merge mai departe, utilizând OCR pentru a citi conținutul documentelor și a vă găsi fișierul potrivit.

Astfel, dacă echipa trebuie să contacteze o persoană de pe o carte de vizită scanată, poate introduce numele acesteia, iar OCR o va găsi și o va aduce în fața dumneavoastră.

Asociați fișiere și adăugați metadate

În industria prelucrării datelor, arhivarea este doar o parte a muncii. Cealaltă parte este regăsirea datelor. Orice startup cunoaște dificultatea revenirii la documente vechi, precum propuneri, proiecte sau facturi, pentru reutilizare și partajare cu clienți noi, doar pentru a descoperi în ultimul moment că lipsește o piesă esențială și trebuie refăcută.

Cu fișierele și grupurile de fișiere mai noi, poate fi dificil să urmăriți elementele asociate, precum propuneri, prezentări și grafice. Alte fișiere, precum siglele sau videoclipurile, au puțin context în afara numelui și nu pot fi găsite nici printr-un OCR foarte puternic. În acest scop, adăugăm metadate fiecărei intrări, oferindu-i context suplimentar. Folderit permite adăugarea ușoară a propriilor câmpuri de metadate. Acestea ajută la urmărirea datelor pe măsură ce documentele se acumulează.

Cu semnatari, note, date și termene-limită putem crea și urmări grupuri de fișiere. Software-ul Folderit de gestionare a documentelor în cloud poate crea relații între fișiere din dosare diferite, astfel încât să nu le căutați pe fiecare de fiecare dată: regăsiți unul, iar marcajele pentru celelalte urmează automat.

Versiunile fișierelor

Când mai multe echipe lucrează la mai multe elemente, atribuirea unei sarcini fiecărui membru este excelentă; provocarea este reunirea rezultatelor. Dacă fiecare membru actualizează fișierul, majoritatea instrumentelor de colaborare vă spun numai ce utilizator a făcut fiecare actualizare. Această complicație poate fi evitată prin gestionarea versiunilor.

Problema se amplifică atunci când mai multe echipe lucrează la același document și produc și salvează cronologic mai multe versiuni ale aceluiași fișier. Folderit rezolvă acest potențial risc permițând utilizatorilor să creeze mai multe versiuni pe măsură ce documentele evoluează și să păstreze metadatele existente și toate versiunile anterioare ale fișierului. Toate versiunile precedente păstrate pot fi recuperate ușor cu un singur clic. În plus, Folderit are o funcție de rezervare și eliberare pentru editare, care permite controlul complet al documentului în timp ce lucrați la el, pentru a evita duplicarea sau redundanța.

Mementouri

Folderit este deja pregătit să trimită notificări, de la rapoarte săptămânale sintetice până la notificări push specializate. Folosind această funcție, puteți stabili ce fel de notificare primiți și la ce oră. Puteți configura mai multe mementouri pentru dumneavoastră sau echipă, conectând fiecare la altă adresă de e-mail. Astfel, dacă doriți ca echipele să cunoască anumite termene și date scadente, le puteți transmite sub formă de mementouri.

Căsuță de primire

Stocarea documentelor din mers poate fi dificilă. Nu vă puteți aștepta să lansați de fiecare dată o aplicație sau un software dedicat pentru a încărca un document. În acest scop, Folderit generează o adresă de e-mail dedicată fiecărui rol de cont listat. Când sunteți în deplasare, puteți trimite sau redirecționa un e-mail la adresa alocată, iar acesta ajunge automat în căsuța de primire Folderit. Este la fel de simplu ca trimiterea unui e-mail. Această căsuță poate servi drept spațiu temporar pentru fișiere, pe care le puteți organiza ulterior.

Roluri sau subconturi

Folderit este conceput pentru firme și întreprinderi mici. După configurarea rolului principal al contului, puteți crea o ierarhie nelimitată sub acel rol. Puteți adăuga și 5 roluri suplimentare pentru subdiviziuni, echipe externe, cluburi sau ceva personal. Puteți adăuga acestor echipe oricâți membri doriți.

DMS adaptat dispozitivelor mobile

Lumea este mai mobilă ca niciodată. Nu ne putem aștepta ca utilizatorii să rămână conectați la o stație dedicată pentru a utiliza integral capacitățile Folderit. Folderit vine acolo unde sunteți. Cât timp utilizați un dispozitiv conectat la internet, aveți tot ce vă trebuie pentru a folosi complet Folderit. Instrumentul este accesibil de oriunde din lume, pe orice dispozitiv și orice conexiune, fie PC, Mac, tabletă, phablet sau smartphone. Sunteți atât de productiv, conectat, lipsit de complicații și la curent pe cât doriți.

Și copii de rezervă locale

Deși Folderit se mândrește că vă eliberează de nesiguranța dependenței exclusive de copii locale și fișiere offline, nu puteți ignora importanța de a avea documentele la îndemână când sunt necesare. Prin urmare, pe lângă siguranța datelor online, aveți și copii locale offline pe care le puteți accesa la fel de eficient. Când reveniți online, conținutul actualizat se va sincroniza cu serverul instrumentului de colaborare, iar toate notificările relevante vor fi transmise responsabililor și părților interesate în consecință.

Sigur și securizat

Siguranța și securitatea datelor reprezintă prioritatea maximă pentru Folderit. Folderit înțelege că datele trebuie nu doar să fie sigure și securizate, ci și accesibile. Nu are sens să fie închise în spatele unor straturi de securitate complexe și greu accesibile. Pentru a echilibra funcționalitatea și accesibilitatea, Folderit asigură trei copii de rezervă pentru toate datele, cu criptare de nivel bancar, prin sistemul de gestionare a documentelor în cloud.

Toate transferurile de date către și dinspre sistemul Folderit de gestionare a documentelor în cloud au loc printr-un strat SSL securizat. Pentru consolidarea securității, Folderit permite personalizarea politicii de parole pentru membrii echipei, astfel încât să decideți frecvența schimbării și complexitatea fiecărei parole. Această politică de parole la nivelul întregii companii, care evoluează, este disponibilă ca opțiune dacă doriți să o utilizați; ca totul în Folderit, acestea sunt funcții, nimic nu este obligatoriu.

Concluzie

Instrumentele de colaborare pe documente ar trebui să ofere libertatea interacțiunii cu echipele și datele după cum considerați potrivit, fără compromisuri privind comunicarea, ierarhia, accesibilitatea sau securitatea. Software-ul Folderit de gestionare a documentelor în cloud pentru întreprinderi mici și mijlocii atinge acest echilibru delicat, deoarece clienții ar trebui să primească tot ce le trebuie.

La fel cum Folderit vă protejează de riscurile de siguranță și securitate ale copiilor locale, aflate la o singură tragedie de distrugerea completă, vă protejează și spațiul de lucru de lipsa productivității cauzată de gestionarea deficitară a fișierelor. Ar trebui să aveți acces instantaneu la tot ce vă trebuie, fără să vă preocupați de detalii minore. Nu este suficient ca toate fișierele să se afle în cloud, accesibile numai după nume; ele trebuie tratate ca entități vii, cu identități și accesibile și contextual.

Toate datele ar trebui să fie sigure, ușor de accesat, intuitiv de atribuit și să vă permită totuși atât control și vigilență cât considerați necesar. Nu este deloc nevoie de compromisuri, iar aici Folderit excelează.

Faceți-vă un bine și treceți astăzi la Folderit. Începeți perioada de probă gratuită aici!