Sala de dados virtual para diligência prévia

Sala de dados virtual para diligência prévia

A diligência prévia é a investigação e análise de uma organização antes de uma operação empresarial. Por exemplo, uma empresa avalia os ativos de outra antes de decidir uma aquisição.

Pode ocorrer entre empresas, departamentos ou filiais. A sala de dados virtual da Folderit para diligência prévia reúne documentação e partilha controlada numa plataforma. 

Pode apoiar a análise nas seguintes áreas:

• Colaboradores e direção
• Gestão de ativos
• Tecnologia e propriedade intelectual
• Administração
• Serviços jurídicos
• Clientes e vendas
• Finanças
• Recursos humanos

A segurança é essencial

A Folderit protege os dados armazenados com encriptação de 256 bits e utiliza ligações SSL encriptadas para transmissão. Os controlos digitais permitem analisar documentação sem reunir todas as pessoas num local físico, mantendo acessos segundo as permissões e os requisitos da operação. 

Além do acesso, é importante controlar o percurso dos documentos. Configure aprovações sequenciais ou paralelas antes da divulgação, segundo o processo. Uma política de palavras-passe adequada acrescenta proteção.

Simplifique os processos

Ao preparar uma aquisição, planeie também como os documentos serão partilhados, e não apenas onde ficam guardados.

Se o acesso deve terminar após um período, defina a expiração da permissão, por minutos, horas, dias, meses ou anos, conforme a configuração suportada. Isto termina a autorização correspondente; não elimina o ficheiro nem oculta partes do seu conteúdo. A expiração não substitui uma ferramenta de expurgo ou redação de dados. 

Prepare os contratos antes da análise: permissões, visibilidade, versões e metadados permitem negociar condições mantendo o histórico da evolução. 

A reserva de edição permite limitar conflitos quando uma pessoa trabalha num ficheiro. Os restantes utilizadores podem identificar o bloqueio, o responsável e a data e hora, conforme o mecanismo de edição utilizado. 

Confidencialidade na diligência prévia

Numa fusão ou aquisição, é necessário equilibrar transparência e proteção. Não exponha informação sensível antes de ser adequado. Dê acesso completo a certas pastas e limite outras. Também pode permitir que os destinatários apenas pré-visualizem determinados ficheiros. Os registos de auditoria mantêm informação sobre quem acedeu e quando, dentro do âmbito dos eventos suportados. 

Conclusão

Tal como se investiga antes de comprar um automóvel, uma casa ou escolher com quem viver, numa operação empresarial é importante analisar informação. Do outro lado, há limites legítimos ao que deve ser divulgado: ninguém precisa de consultar mensagens privadas para vender um automóvel. A Folderit permite definir o que partilhar e o que manter reservado. A diligência prévia exige também os procedimentos e avaliações adequados, além das ferramentas. 

Decida quem acede aos documentos, durante quanto tempo e em que condições.

A sala de dados Folderit ajuda a gerir esse equilíbrio de forma organizada. Inicie a avaliação gratuita aqui!