O orçamento de um sistema de gestão documental vai além da subscrição mensal. Compare os acessos necessários, os processos incluídos no plano, o armazenamento, a configuração e as licenças adicionais. O valor útil é o custo de executar o processo real da equipa durante um período definido.
Este guia compara preços por utilizador, pacotes de equipa e propostas personalizadas para ajudar as PME a preparar o orçamento. O Folderit é o nosso produto, pelo que explicamos diretamente os seus planos. O âmbito foi revisto a 2 de novembro de 2026. Os preços dependem da moeda, do prazo de faturação e da configuração. Consulte a página atual de preços do Folderit, em vez de tratar valores antigos de artigos como propostas comerciais.
Três modelos de preços a reconhecer
Subscrições por utilizador
Multiplique o preço pelo número de utilizadores com licença paga, e não apenas pelo número de pessoas na empresa. Pergunte se os revisores, destinatários externos, funcionários temporários e administradores precisam de licenças pagas. Verifique o mínimo de compra: um preço unitário baixo com um mínimo grande pode ultrapassar o orçamento de uma equipa mais pequena.
O preço por utilizador pode ser razoável quando as necessidades de acesso são estáveis e as funções necessárias estão incluídas. O risco é fazer um orçamento para dez utilizadores regulares e descobrir que outros vinte participantes ocasionais também precisam de licenças. Pergunte o que acontece quando uma pessoa sai e a sua licença é reatribuída.
Pacotes com utilizadores e armazenamento incluídos
Um pacote oferece à equipa uma quantidade definida de utilizadores e armazenamento por um valor de subscrição cotado. Divida o total pelas pessoas que realmente o vão utilizar para compreender o custo efetivo, mas compre pelo processo e pela capacidade, e não apenas por esta proporção.
Verifique o próximo passo de capacidade, os preços para utilizadores adicionais, a expansão do armazenamento e se uma atualização altera as funções disponíveis. Um pacote com dez utilizadores incluídos não significa utilizadores ilimitados, e o armazenamento incluído não significa retenção ilimitada de cada revisão de ficheiro.
Orçamentos personalizados
Uma cotação pode abranger uma implementação maior, requisitos de segurança específicos, módulos adicionais ou uma instalação com um âmbito separado. Solicite um detalhe que separe a subscrição, implementação, migração, formação e suporte contínuo. Confirme os termos de renovação, o compromisso mínimo e quais as partes do orçamento que são opcionais.
Um produto cotado não é automaticamente caro e um preço de entrada publicado não é automaticamente o total. Compare ofertas para os mesmos utilizadores, documentos e ações necessárias.
Um cálculo de orçamento simples
Utilize este cálculo como estrutura de planeamento: o custo do primeiro ano equivale a doze meses de subscrição, mais a implementação e migração únicas, mais licenças ou serviços adicionais, mais impostos aplicáveis. Adicione o tempo da equipa interna separadamente para que permaneça visível. Se a cotação utilizar um período de faturação diferente, ajuste o cálculo antes de comparar.
| Item ilustrativo | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Subscrição para dez utilizadores com licença paga | 10 × 20 € × 12 meses | 2 400 € |
| Configuração e migração únicas | Estimativa de serviço hipotética | 600 € |
| Total do primeiro ano antes de impostos | Subscrição mais configuração | 3 000 € |
| Subscrição do segundo ano, âmbito inalterado | 10 × 20 € × 12 meses | 2 400 € |
Os valores em euros são exemplos fictícios, não preços do Folderit, médias de mercado ou propostas locais. Se cinco revisores ocasionais também precisarem de licença paga, a subscrição deste exemplo passa a 3 600 € por ano antes da configuração e dos impostos. Substitua cada valor pelas condições reais do fornecedor e mantenha a mesma moeda no cálculo.
Para obter o preço do pacote, substitua a multiplicação por utilizador pelo valor mensal do pacote cotado. Um pacote mensal de 100 € equivaleria a 1 200 € anuais antes dos extras neste exercício hipotético. Se o valor é melhor depende dos utilizadores incluídos, do armazenamento, das funções e das necessidades de implementação.
Combine o preço com o trabalho que precisa de realizar
Uma proposta útil nomeia as ações necessárias em vez de listar designações genéricas de funcionalidades. Por exemplo, “fluxo de trabalho incluído” pode significar uma aprovação simples ou um processo configurável de várias etapas. Peça ao fornecedor que lhe mostre o caso exato antes de lhe atribuir um orçamento.
- Pesquisa: a equipa deve encontrar texto digitalizado, metadados ou ambos? Confirme os formatos dos documentos, o âmbito do OCR e eventuais limites de processamento.
- Decisões: necessita de uma aprovação, de uma confirmação de leitura registada, de uma assinatura ou de vários passos distintos? Estas ações não são intercambiáveis.
- Acesso: identifique administradores, editores, leitores, participantes apenas para carregamento e destinatários externos. Confirme quais as funções e permissões existentes no plano proposto.
- Registos: defina o histórico de versões, informações de auditoria, datas de início de retenção e ações finais. Não trate um designação de funcionalidade como uma garantia de conformidade legal.
- Integração: nomeie os sistemas e os dados a ligar. O acesso à API por si só não proporciona uma integração completa nem elimina o trabalho de implementação.
Para uma avaliação mais ampla, consulte o guia de escolha de um DMS para PME e a comparação de oito sistemas de gestão documental. Os preços publicados em comparações são referências de uma data. A proposta atual do fornecedor, com âmbito definido, deve servir de base à compra.
Como é que os pacotes de Folderit afetam o orçamento de uma pequena empresa
Os pacotes listados de Folderit incluem pesquisa de texto completo com tecnologia OCR, histórico de versões e rasto de auditoria. O pacote Mini inclui cinco utilizadores e 150 GB de armazenamento. Medium inclui dez utilizadores e 500 GB e acrescenta fluxos de trabalho simples de aprovação e confirmação de leitura, retenção automatizada, numeração e metadados personalizados. Tailor adiciona o designer de fluxo de trabalho avançado, formulários eletrónicos, registos personalizados, permissões mais granulares, autenticação única (SSO) e acesso à API.
| Requisito | O que avaliar em Folderit |
|---|---|
| Um pequeno repositório de documentos pesquisáveis | Mini: verifique os limites de cinco utilizadores e 150 GB em relação às necessidades reais. |
| Uma equipa de dez pessoas com decisões simples sobre documentos | Medium: verifique os passos do fluxo de trabalho incluídos, as regras de retenção e a capacidade de 500 GB. |
| Formulários de admissão estruturados ou fluxos de trabalho mais complexos | Tailor: defina os formulários, as condições do processo, as permissões e a configuração de utilizadores e armazenamento. |
| Integração ou implementação com âmbito separado | Confirme o plano, a responsabilidade de implementação, os serviços necessários e os termos comerciais. |
Esta estrutura de pacote pode facilitar a compreensão do orçamento da equipa: compare a subscrição total e a capacidade incluída em vez de assumir que cada participante do documento custa a mesma cobrança adicional por utilizador. Confirme a cotação real e os limites do plano antes de calcular a poupança. Um pacote só tem valor útil quando contém o processo que a sua equipa necessita.
Mantenha claras distinções importantes. Uma confirmação de leitura registada mostra a ação do utilizador, não a compreensão. Uma aprovação aplica-se à versão enviada, e não automaticamente a revisões posteriores. As regras de retenção realizam os períodos e as ações escolhidas pela organização; não determinam a data legal de destruição. Os formulários avançados e o designer de fluxo de trabalho visual requerem Tailor.
Para as assinaturas eletrónicas, confirme na proposta o método de assinatura, a disponibilidade no plano, o limite de utilização e eventuais encargos de fornecedores externos. Para as opções na cloud e as instalações locais com âmbito próprio, confirme os requisitos de cada implementação em vez de presumir condições de subscrição ou implementação idênticas.
Custos que podem ficar fora do preço anunciado
A migração começa com a decisão do que mover. Conte ficheiros, versões, metadados, permissões e quaisquer ligações que devam permanecer utilizáveis. Um carregamento em massa e uma migração cuidadosamente mapeada são projetos diferentes. Inclua o tempo para a limpeza de duplicados, verificação de acesso e reconciliação de uma amostra após a transferência. O nosso guia de migração de gestão de documentos explica o trabalho de planeamento.
Orçamento para configuração e adoção também: estrutura de pastas, grupos de utilizadores, metadados, decisões de workflow, formação de administradores e um breve piloto com exceções reais. Defina quem é responsável por estas tarefas. Se o trabalho for interno, ainda consome tempo mesmo quando a fatura do fornecedor não tem linha de implementação.
Pergunte sobre o crescimento contínuo do armazenamento, formatos suportados, âmbito de suporte, ambientes adicionais e exportação de dados. Confirme o formato de exportação dos ficheiros, metadados e histórico relevante, quem realiza a exportação e se os serviços são cobrados à parte. Um preço inicial baixo não o deve impedir de planear uma saída viável.
Solicite um orçamento que possa aprovar
Envie a cada fornecedor o mesmo resumo: utilizadores ativos e participantes ocasionais, volume e crescimento atual de documentos, pesquisas necessárias, etapas de decisão, funções de acesso, regras de retenção, integrações, preferência de implementação e data prevista de lançamento. Solicite um total do primeiro ano e um total do ano de renovação na mesma moeda e base fiscal.
Em seguida, teste um pequeno processo representativo. Carregue uma digitalização, reveja um documento, solicite a decisão necessária, verifique a visualização de um utilizador restrito e inspecione o histórico disponível. Estas são tarefas de avaliação sugeridas, não testes que afirmamos ter realizado para este artigo. Os requisitos de segurança devem refletir os riscos da sua organização; o guia de cibersegurança para pequenas empresas do NIST (em inglês) oferece uma estrutura voluntária para esta discussão.
Escolha um orçamento que possa explicar em termos de pessoas, capacidade e trabalho realizado. Para avaliar Folderit, discuta o processo documental com a nossa equipa e pergunte qual o pacote e configuração que o cobrem. Isto dá-lhe uma resposta mais útil do que um número mensal isolado.
