Kas yra nebegaliojančių dokumentų kontrolė?

Trumpai: Nebegaliojančių dokumentų kontrolė — pasenusių dokumentų nustatymas, išėmimas iš aktyvaus naudojimo ir archyvavimas, išsaugant juos teisiniams, audito ar žinių poreikiams. ISO 9001 dokumentuotos informacijos kontrolė apima prieigos, naudojimo, pakeitimų ir saugojimo valdymą. Praktikoje taikomos aiškios būsenos, prieigos apribojimai, versijų istorija bei saugojimo taisyklės.

Tai praktikos, neleidžiančios pakeistų ar panaikintų dokumentų laikyti aktualiais. Nauja versija pakeitus procedūrą, taisykles ar darbo instrukciją, sena versija neišnyksta savaime. Organizacija turi išimti ją iš apyvartos, aiškiai pažymėti būseną ir išsaugoti nuorodoms ar įrodymams, mažindama atsitiktinio naudojimo riziką.

Nesėkmės pasekmės konkrečios: technikas vadovaujasi pasenusia instrukcija, personalo komanda išplatina panaikintas taisykles arba tiekėjas remiasi nebegaliojančia specifikacija. Darbas atliekamas pagal netinkamą dokumentą, o problema gali paaiškėti tik audito ar incidento metu.

Ką apima nebegaliojančių dokumentų kontrolė?

Ši kontrolė taikoma kontroliuojamo dokumento gyvavimo ciklopabaigoje: projektas, peržiūra, tvirtinimas, paskelbimas ir galiausiai archyvavimas ar galiojimo pabaiga. Paskutiniam etapui svarbios keturios priemonės.

Identifikavimas. Dokumentas turi turėti aiškią būseną: aktualus, projektas ar nebegaliojantis. Tam naudojami būsenos metaduomenys, versijų žymos ar tinkamai sukonfigūruoti vandenženkliai. Pavadinimas „Procedūra_v3_GALUTINĖ_sena“ nėra patikimas procesas.

Išėmimas iš naudojimo vietų. Nebegaliojančią versiją reikia pašalinti iš vietų, kur darbuotojai ją naudoja: intraneto, bendro aplanko, spausdintų kopijų ir el. pašto. Šis etapas dažnai nuvertinamas, nes kopijos plinta greičiau, nei registruojamos. Atsisiųstų kopijų valdymui reikia atskirų procedūrų.

Kontroliuojamas saugojimas. Nebegaliojančių dokumentų ne visada galima ištrinti. Sutartims, kokybės įrašams ir reguliuojamoms procedūroms gali būti taikomos saugojimo prievolės pagal taikomą teisę ir organizacijos politiką. ISO, BDAR ar HIPAA savaime nenustato vieno universalaus termino visiems dokumentams. Reikalingą dokumentą saugokite kontroliuojamame archyve su prieiga asmenims, kuriems būtina istorinė informacija.

Atsekamumas. Auditorius gali klausti: kas ir kada pakeitė dokumentą, kokia versija jį pakeitė? Išsami versijų istorija ir audito istorija padeda tai pagrįsti. Be jų atsakymo gali tekti ieškoti el. laiškuose.

Kodėl tai svarbu ISO auditams?

ISO 9001:2015 7.5.3.2 skyrius nustato dokumentuotos informacijos kontrolės aspektus, įskaitant pakeitimų, saugojimo ir galutinio sutvarkymo valdymą. Jo d punktas nėra pažodinė nuostata apie pasenusių dokumentų „tinkamą identifikavimą“. Tačiau praktiškai organizacijai reikia apsaugoti procesus nuo netyčinio neaktualios informacijos naudojimo. Atitinkami dokumentų kontrolės reikalavimai taikomi ir pagal ISO 13485 bei ISO 27001. Dokumentų kontrolės spragos gali tapti audito neatitiktimis.

Įprastas pavyzdys: auditorius paprašo darbuotojo parodyti naudojamą procedūrą. Šis atveria pažymėtą failą arba spausdintą kopiją, kuri dviem versijomis atsilieka nuo pagrindinio sąrašo. Tai rodo, kad kontrolė neveikia praktikoje, kad ir kaip tvarkingai organizacija tvarkytų pagrindinį registrą.

Problemos išryškėja ir ne audito metu. Sutartiniuose ginčuose svarbi konkrečią dieną galiojusi versija. Saugos incidentų tyrimuose tikrinama, ar vadovautasi aktualia instrukcija. Abiem atvejais reikia įrodomos istorijos, o ne panašiai pavadintų failų aplanko.

Kaip praktiškai valdyti nebegaliojančius dokumentus?

Bendri diskai ir el. paštas be papildomos kontrolės apsunkina ryšį tarp aktualios versijos ir jos pirmtakių. Failą galima nukopijuoti, pervadinti ar persiųsti, o kiekviena kopija tampa galimu nekontroliuojamu naudojimo tašku.

Dokumentų valdymo sistema padeda procesą struktūrizuoti. Jis gali atrodyti taip:

1. Organizacija patvirtina naują versiją pagal nustatytą tvirtinimo darbo eigą ir išsaugo sprendimą prie konkrečios versijos.
2. Nustatoma ankstesnės versijos pakeitimo būsena. Naudotojams pateikiama aktuali versija, o nebegaliojančios informacijos prieiga valdoma pagal organizacijos taisykles. Atskiras, jau išplatintas kopijas vis tiek reikia valdyti; sistema jų universaliai neatšaukia.
3. Ankstesnė versija lieka istorijoje su susijusiais patvirtinimo ir naudojimo įrašais pagal taikomas teises. Istorijos išsaugojimas savaime nereiškia atskirų prieigos teisių kiekvienai versijai.
4. Taikomos nustatytos saugojimo taisyklės. Pasibaigus taikomam terminui, dokumentas archyvuojamas ar pašalinamas pagal konfigūraciją. Kiekvienos atskiros versijos galutinį sutvarkymą reikia įvertinti pagal konkrečios sistemos galimybes.
5. Susipažinimo patvirtinimo darbo eigos informuoja susijusius darbuotojus apie naują versiją ir registruoja, kas patvirtino su ja susipažinęs. Naują užklausą reikia paleisti arba tinkamai sukonfigūruoti.

„Folderit“ sujungia versijų istoriją, tvirtinimo darbo eigas, saugojimo automatizavimą ir audito istoriją. Organizacija nustato paskelbimo bei prieigos taisykles: nauja versija savaime nepaslepia visų ankstesnių ir nepaveldi jų patvirtinimo. Svarbu ne vien ištrinti senus dokumentus, bet nuosekliai valdyti jų būseną, prieinamumą ir išsaugojimą.

Praktinė patikra paprasta: pasirinkite procedūrą ir paklauskite, ar darbuotojai aiškiai randa aktualią versiją, ar galite pateikti ankstesnę su patvirtinimo įrašu ir ar žinote taikomas saugojimo taisykles. Jei ne, tai gali būti veiklos ir atitikties rizika, o ne vien dokumentacijos trūkumas. Kuriantiems procesą nuo pradžių mūsų ISO 9001 dokumentų kontrolės vadove mažoms ir vidutinėms įmonėms išsamiau aprašytas visas gyvavimo ciklas.