Sistema electrónico de gestión documental (EDMS)
Sistema de gestión de documentos electrónicos
La era de la gestión del papel ha quedado firmemente en el pasado y el mundo está atravesando una digitalización generalizada. Sin embargo, eso no debería afectar la forma en que una empresa maneja sus documentos.
Un buen sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es aquel que ayuda a simplificar sus operaciones. Es un sistema que le permite almacenar, organizar y archivar datos digitalmente. Un EDMS está diseñado para aceptar cualquier documento, digital, escaneado, imagen, pdf, etc. y guárdelo de forma segura y accesible. El sistema de gestión de documentos electrónicos Folderit le ayuda a alcanzar sus objetivos de documentación con una seguridad sólida y una gran facilidad de uso, sin agregar complejidad a su flujo de trabajo.
Fácil acceso
Folderit es una solución basada en web a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo habilitado para web. Toda la infraestructura reside en una hiper seguro, nube cifrada a nivel bancario. No tiene que preocuparse de que su dispositivo se quede sin almacenamiento o de que tenga pocos recursos del sistema. Si está en casa, en el trabajo o mientras viaja, siempre que tenga acceso a la web, tendrá acceso a Folderit. Si espera estar desconectado, Folderit le permite generar una copia sin conexión de algunos o todos sus archivos para trabajar.
Compartir fácilmente
Simplemente decida quién tendrá cuánto acceso y Folderit se encargará de todo lo demás. Folderit le ahorra el esfuerzo de administrar equipos y derechos de acceso por separado mediante la implementación de grupos de usuarios y enlaces públicos. Tú eliges quién tiene cuánto acceso a qué. tu puedes compartir algunos archivos o carpetas enteras con equipos e individuos como previsualizadores, visores o editores. O conceda acceso público a través de un enlace difícil de adivinar.
Para realizar un seguimiento de cómo se manejan sus documentos, Folderit mantiene registros de seguimiento de auditoría que le brindan una descripción completa de cada acción realizada por cualquier persona en su sistema.
Búsqueda fácil
No basta con que tus documentos digitales sean fáciles de almacenar, también deben ser fáciles de localizar. No sólo nuestro buscar los algoritmos utilizan sus metaetiquetas y contenido personalizados para encontrar lo que está buscando; también pueden usar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para buscar documentos digitales sin contenido editable, como escaneos, imágenes o archivos PDF. Ya no tendrás que preocuparte por recrear archivos más antiguos.
Fácil gestión de jerarquía
Folderit hace que sea increíblemente fácil implementar y mantener aprobaciones. Con Folderit, puede invitar a personas a aprobar y agregar sus comentarios a cualquier documento, como facturas, solicitudes de vacaciones o incluso notas internas. Incluso te permite establecer un período de retención para cualquier archivo o carpeta en días, semanas, meses o años; según las políticas de mantenimiento de registros de su organización.
Notificaciones fáciles
Folderit le permite configurar notificaciones y recordatorios para sus documentos electrónicos y cómo sus equipos interactúan con ellos. Si lo desea, Folderit puede notificarle cuando alguien accede o modifica sus archivos de alguna manera. Folderit le permite decidir con qué frecuencia desea actualizarse, ya sea en tiempo de ejecución o en intervalos específicos.
Estructura fácil
Folderit se creó con el completo conocimiento de que usted sabe cómo organizar mejor su empresa. Para aumentar su facilidad de uso, Folderit crea la libertad de personalizar las relaciones entre carpetas, agregue metadatos para indexación personalizada, firmantes, notas y fechas de vencimiento que se combinan para brindarle árboles de documentos fácilmente indexables y con capacidad de búsqueda.
Fácil gestión de archivos
Folderit garantiza su tranquilidad al mantener las versiones de los archivos a medida que evolucionan los documentos. Las versiones anteriores son copias de seguridad completas de los archivos y conservan metadatos unificados en todas las versiones. Esto mantiene los criterios de búsqueda consistentes.
Si desea evitar que varios colaboradores trabajen en un solo documento, puede otorgar derechos de edición exclusivos a usuarios específicos. Otros usuarios pueden interactuar con el archivo según sus permisos, no pueden agregar nuevas versiones ni editar el archivo. Aparecerá una barra de información mientras se edita el archivo.
Seguridad fácil
Folderit es un sistema de gestión de documentos electrónicos basado en la nube, robusto y altamente seguro. Folderit se desarrolló con el entendimiento de que las empresas solo confiarán en una solución basada en web si ésta puede mantener sus datos seguros y accesibles. Para garantizar la seguridad de sus datos, Folderit transfiere datos a través de SSL seguro y mantiene una copia de seguridad triple, todo bajo cifrado de nivel bancario. También puedes implementar una política de contraseñas personalizada para tus usuarios, para asegurar la complejidad y que cambie con la frecuencia que consideres necesaria.