Die Verwaltung von Steuerunterlagen ist eine große finanzielle Verantwortung, unabhängig davon, welche Art von Unternehmen Sie sind, ob Sie ein einzelner Steuerzahler, ein Unternehmer oder eine gemeinnützige Organisation in Kanada sind. Die kanadische Steuerbehörde (Canada Revenue Agency, CRA) hat klare Richtlinien, wie lange Steuerunterlagen aufbewahrt werden müssen, aber die Regeln können je nach Art des Steuerzahlers, verspäteten Einreichungen und Vermögensbesitz variieren.
Wie lange sollten Sie Steuerunterlagen in Kanada aufbewahren?
Die Standardregel der CRA besagt, dass Steuerunterlagen mindestens sechs Jahre lang nach dem Ende des Steuerjahres, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt werden müssen. Dies gilt für Privatpersonen, Unternehmen, Körperschaften, Wohltätigkeitsorganisationen und Trusts.
Die Sechs-Jahres-Regel verstehen
- Wenn Sie Ihre Steuererklärung 2024 eingereicht haben, müssen Sie alle zugehörigen Dokumente bis 2030 aufbewahren.
- Für Unternehmen gilt diese Regel für Jahresabschlüsse, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Quittungen und Steuererklärungen.
- Die Sechsjahresfrist stellt sicher, dass die CRA Zugang zu den Unterlagen hat, wenn sie eine Steuererklärung prüfen oder neu bewerten muss.
Aufbewahrungsfristen nach Art des Steuerpflichtigen
Ausnahmen: Wenn Sie Aufzeichnungen länger aufbewahren müssen
Während die Sechs-Jahres-Regel die meisten Fälle abdeckt, gibt es besondere Umstände, unter denen Steuerunterlagen länger als sechs Jahre aufbewahrt werden sollten:
Verspätete oder geänderte Steuererklärungen
Wenn Sie Ihre Steuererklärung verspätet einreichen oder Änderungen an einer bereits eingereichten Steuererklärung vornehmen, beginnt die Sechsjahresfrist mit dem neuen Einreichungsdatum.
Aufzeichnungen über Kapitalvermögen (Immobilien, Investitionen usw.)
Dokumente im Zusammenhang mit Kapitalvermögen (Immobilien, Investitionen oder größere Vermögenswerte) sollten so lange aufbewahrt werden, wie Sie den Vermögenswert besitzen + sechs Jahre nach dessen Verkauf. Diese Unterlagen helfen bei der Ermittlung der korrekten Kapitalgewinne oder -verluste beim Verkauf von Immobilien oder Investitionen.
Laufende Audits oder CRA-Untersuchungen
Wenn die CRA Ihre Steuererklärungen prüft, müssen Sie alle damit zusammenhängenden Dokumente aufbewahren, bis die Prüfung vollständig abgeschlossen ist, auch wenn dies länger als sechs Jahre dauert.
Non-Profit-Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen
Für einige gemeinnützige und wohltätige Steuerdokumente gelten längere Aufbewahrungsfristen, insbesondere für Zuschussdokumente, Spenderunterlagen und Steuerbefreiungsanträge.
Strafen für das Versäumnis, Steuerunterlagen aufzubewahren
Das Versäumnis, Steuerunterlagen für den erforderlichen Zeitraum aufzubewahren, kann zur Folge haben:
- Nicht zugelassene Steuerabzüge: Bei einer Prüfung kann die CRA Ausgabenanträge aufgrund fehlender Unterlagen ablehnen.
- Geldbußen und Strafen: Unternehmen, die es versäumen, ihre Steuerunterlagen aufzubewahren, müssen mit einer langen Liste von Strafen rechnen.
- Erhöhtes Risiko einer Prüfung: Wenn Unterlagen fehlen, kann die CRA den Steuerzahler für weitere Untersuchungen vormerken.
Unternehmen und Privatpersonen müssen für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen, um Compliance-Risiken und finanzielle Rückschläge zu vermeiden.
Best Practices für die Verwaltung von Steuerunterlagen
Nachdem wir uns nun mit den Aufbewahrungsregeln und Ausnahmen der CRA befasst haben, wollen wir uns ansehen, wie Privatpersonen und Unternehmen ihre Steuerunterlagen effizient verwalten können, um die Vorschriften einzuhalten und unnötige Risiken zu vermeiden. Die Organisation von Steuerunterlagen muss nicht überwältigend sein. Die Verwendung digitaler Tools und bewährter Verfahren kann den Prozess vereinfachen.
1. Organisieren Sie Ihre Steuerunterlagen nach Kategorien
Steuerunterlagen sollten so strukturiert sein, dass sie bei Bedarf leicht auffindbar sind. Ein gut organisiertes System verhindert, dass Dokumente verloren gehen und beschleunigt Prüfungen oder Finanzkontrollen.
- Einzelpersonen sollten ihre Aufzeichnungen nach Einkommen, Ausgaben, Steuerabzügen und Investitionen kategorisieren.
- Unternehmen sollten strukturierte Ordner für Jahresabschlüsse, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Ausgabenbelege führen.
- Nonprofit-Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen sollten Spenderunterlagen, Zuschussdokumente und Steuerbefreiungsanträge voneinander trennen.
2. Bewahren Sie digitale Kopien von Steuerdokumenten auf
Die CRA erlaubt es Unternehmen und Privatpersonen, ihre Steuerunterlagen digital zu speichern, solange sie korrekt und zugänglich sind und sicher gesichert werden.
- Scannen und laden Sie alle Papierbelege und Steuerformulare hoch.
- Stellen Sie sicher, dass digitale Dateien mithilfe von Metadaten-Tags durchsuchbar sind.
- Verwenden Sie ein sicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS ), um Unterlagen effizient zu speichern und abzurufen.
3. Automatisieren Sie Aufbewahrungsfristen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Folderit kann Unternehmen und Privatpersonen dabei helfen, die Aufbewahrungsvorschriften der CRA mühelos einzuhalten.
- Automatisieren Sie die Löschung von Aufzeichnungen nach sechs Jahren, um die Vorschriften einzuhalten.
- Verfolgen Sie Steuererklärungen, Rechnungen und Finanzausweise ganz einfach.
- Rufen Sie Datensätze für Audits oder Compliance-Prüfungen schnell ab.
4. Schützen Sie Ihre Steuerunterlagen vor Verlust oder Diebstahl
Der Verlust von Steuerunterlagen kann zu finanziellen und rechtlichen Komplikationen führen. Ob physisch oder digital aufbewahrt, Steuerunterlagen müssen sicher sein und gesichert werden.
- Verwenden Sie Cloud-basierte Speicher für externe Backups.
- Aktivieren Sie Zugriffskontrollen, um sensible Finanzdaten zu schützen.
- Verschlüsseln Sie vertrauliche Dokumente für zusätzliche Sicherheit.
Fazit
Die Aufbewahrung von Steuerunterlagen ist ein wichtiger Aspekt der finanziellen Verantwortung. Wenn Sie die Regeln der CRA verstehen, können Sie als Unternehmen und Privatperson Risiken bei der Einhaltung der Vorschriften und unnötige Strafen vermeiden. Mit digitalen Lösungen wie Folderit können Steuerzahler die Aufbewahrung von Steuerdokumenten sicher speichern, organisieren und automatisieren und so für eine problemlose Abwicklung sorgen.
