Eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen heutzutage tun kann, um seine Geschäftsprozesse zu verbessern, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Es gibt immer noch eine Fülle von Problemen mit physischen Papierdokumenten, sie können beschädigt werden, verloren gehen, gestohlen werden, usw.
Darüber hinaus ist ein zu großes Vertrauen in Papieraufzeichnungen kontraproduktiv. Sie sind langsam, lassen keinen Raum für Automatisierung und erlauben keine Verbesserungen im Laufe der Zeit.
Der weltweite Markt für Dokumentenmanagement-Systeme wird voraussichtlich von 5,55 Milliarden Dollar im Jahr 2022 auf 16,4 Milliarden Dollar im Jahr 2029 ansteigen. – Fortune Business Insights.
Es gibt eine Vielzahl von Tools, die unter dem Begriff „Dokumentenmanagementsystem“ zusammengefasst werden, auch wenn die Funktionen relativ ähnlich und einfach sind. Daher ist es wichtig, das richtige System für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
8 Arten von Dokumentenverwaltungssystemen
- Content Management System
Ein Content Management System (CMS) ist ein Werkzeug, mit dem digitale Inhalte zentral gespeichert und verwaltet werden, so dass verschiedene Benutzer gemeinsam daran arbeiten können. Darüber hinaus bietet es eine Versionsverwaltung und einen automatisierten Workflow, um Unternehmensprozesse zu beschleunigen und zu verbessern.
- Enterprise Content Management Systeme
Enterprise Content Management Systeme (ECMs) verwalten unternehmensspezifische Inhalte auf der Grundlage der Arbeitsabläufe, Prozesse und Geschäftsregeln des Unternehmens. Mit einem ECM werden unstrukturierte Daten wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PDFs und gescannte Fotos aufbewahrt und den entsprechenden Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt.
- Dokument-Imaging-System
Document Imaging bezeichnet das „Digitalisieren“ von gedruckten Dokumenten. Einfacher ausgedrückt: Sie verwenden einen Scanner, um einwandfreie Fotos Ihrer Dokumente zu erstellen, die Sie anschließend online statt physisch speichern können.
- Systeme zur Verwaltung von Unterlagen
Der Zweck eines Records Management Systems (RMS) besteht darin, die Erstellung, Aufbewahrung, den Empfang und die Entsorgung von Daten zu regeln, unabhängig von ihrem Format. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, Aufzeichnungen zu speichern, zu pflegen und leicht wieder auffindbar zu machen.
RMS werden von stark regulierten Branchen wie dem Rechtswesen, dem Gesundheitswesen und der Regierung verwendet. Rechnungen, Abschlussberichte, Budgetdokumente, Unternehmensbilanzen, E-Mails usw. sind Beispiele für Aufzeichnungen.
- Workflow Management System
Ein Workflow-Management-System wird eingesetzt, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu erkennen, zu automatisieren und zu verbessern, um die Produktivität zu steigern, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu erhöhen.
Ein Workflow besteht aus einer beliebigen Anzahl vorgegebener Phasen und kann vordefinierte Teilnehmer umfassen. Diejenigen, die für die Verwaltung von Workflows zuständig sind, haben die Möglichkeit, Engpässe zu minimieren und die Transparenz des Ablaufs zu verbessern.
- Qualitätsmanagement-System
Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) eines Unternehmens ist ein zentralisiertes System, das den Qualitätsmanagementprozess unterstützt, der Korrekturmaßnahmen, Auditmanagement, Dokumentenkontrolle und Änderungsmanagement umfassen kann.
- E-Mail-Management-System
Ein E-Mail-Management-System verwaltet eine große Anzahl von E-Mail-Nachrichten für Unternehmensabläufe. Durch die Verwendung von benutzerdefinierten Kriterien organisiert und verwaltet es einzelne E-Mails und Anhänge. Darüber hinaus bieten E-Mail-Management-Systeme Lösungen zur E-Mail-Archivierung und automatische E-Mail-Erfassungsfunktionen zur Indexierung der E-Mail-Kommunikation und der Anhänge. Es klassifiziert auch wichtige Geschäftsinformationen und speichert alle Daten an einem einzigen, leicht durchsuchbaren Ort.
- HR-Dokumentenmanagement-System
HR-Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist ein System, das die Erfassung, Speicherung und Verwaltung wichtiger Mitarbeiterdokumente in einem Unternehmen erleichtert. Sie bieten elektronische Ablagesysteme zur Speicherung wichtiger Personaldokumente. HR-DMS mit OCR-Suche ermöglichen das einfache Auffinden aller Dokumente, verfügen über verschiedene rollenbasierte Sicherheitsfunktionen und ermöglichen die Einhaltung von Vorschriften auf allen Ebenen.
Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems für Sie
Bevor Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen auswählen, sollten Sie die folgenden Funktionen berücksichtigen.
Suchfunktionen
Es reicht nicht aus, nur nach Dateinamen suchen zu können. Das optimale Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte eine Reihe von Suchoptionen enthalten, wie z.B. die Suche nach Schlüsselwörtern, das Datum der letzten Änderung, die Art der Datei, die Suche nach Metadaten und andere Parameter.
Dokumentenmanagement & Organisation
Das DMS sollte die Verwaltung und Speicherung von Dateien erleichtern, und autorisierte Benutzer sollten von überall darauf zugreifen können.
Scannen & Erfassen
Das Dokumentenverwaltungssystem muss mit den meisten Scannern kompatibel sein, um Papierdateien in digitale Dateien umzuwandeln, und die Benutzer sollten die Dateiformate nach Bedarf ändern können.
Robuste Sicherheit & Audit Trail
Der Schutz von Dokumenten ist für jedes Dokumentenmanagementsystem entscheidend. Die Dokumente in einem DMS sollten nur für autorisierte Benutzer zugänglich sein. Sie müssen in der Lage sein, Zugriffsberechtigungen für Dateien und Ordner im System festzulegen.
Darüber hinaus sollten Administratoren in der Lage sein, den Aktivitätsverlauf des Dokuments einzusehen. Zu diesen Vorgängen gehören u.a. das Erstellen, Ändern, Kopieren, Verschieben und Löschen, um jede Phase des Lebenszyklus des Dokuments zu erkennen.
Software-Integrationen
Die ideale Dokumentenverwaltungssoftware sollte Integrationen wie MS Office, DocuSign, MAKE, ERPs, Lohnbuchhaltung, CRMs, Buchhaltungssoftware und so weiter unterstützen.
Online Zugang
Lösungen für die Dokumentenverwaltung müssen von überall und jederzeit zugänglich sein, um die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern. Mit dem mobilen Dokumentenverwaltungssystem sollte es für die Mitarbeiter auch einfacher sein, von unterwegs zu arbeiten.
Folderit ist eine effiziente Dokumentenverwaltungssoftware, die dafür sorgt, dass Ihre Dokumente sicher, zugänglich, mit OCR leicht durchsuchbar und flexibel sind. Außerdem bietet es elektronische Workflows und Erinnerungen sowie die Möglichkeit, Dateien mit benutzerdefinierten Metadaten zu versehen, die sonst nur schwer zu durchsuchen, zu kontextualisieren oder zu verstehen wären.
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