Software für die Verwaltung von Personalakten

Dokumentenmanagement-Software für Personalabteilungen

Personalmanagement gehört zu den wichtigsten Führungsprozessen: Unternehmen werden von den Menschen geprägt, die für sie arbeiten. HR-Verantwortliche benötigen leistungsfähige Werkzeuge für diese große Verantwortung. Erfahren Sie, wie Folderit als wirksame Dokumentenmanagement-Software für Personalabteilungen HR-Prozesse unterstützt.

Online-Personalarchiv

Das von Folderit bereitgestellte, bankenseitig gesicherte, cloudbasierte Dokumentenmanagement-System kann als Online-Speicher für die Aufbewahrung von Personalakten in verschachtelten Ordnern mit kaskadierenden Zugriffsebenen für alle innerhalb der Unternehmenshierarchie dienen. Das Dokumentenmanagement-System von Folderit ermöglicht es HR-Managern, Ordnungs- und Dateiberechtigungen festzulegen, um sicherzustellen, dass persönliche Informationen von Mitarbeitern nicht öffentlich zugänglich sind. HR-Manager können zudem Mitarbeiterdaten, Beurteilungen und Leistungsbewertungen, Karriereentwicklungspläne, Überwachungsprotokolle, sortiert nach individuellen Ordnern oder Abteilungskategorien, oder alles andere, was Ihre HR-Dokumentationsbedürfnisse erfordern, einbeziehen.

Rekrutierung

Die Personalauswahl, besonders für technische Stellen, umfasst mehrere Gespräche und Telefonate. Wenn die Unterlagen nur zwischen Postfächern zirkulieren, steigt das Risiko, geeignete Kandidaten zu verlieren. Folderit hilft HR-Verantwortlichen, Bewerbungen zentral zu katalogisieren: Jeder Bewerber erhält einen eigenen Ordner mit allen zugehörigen Unterlagen. Über die einfache Ordnerstruktur greifen Abteilungsleitungen und Führungskräfte auf Kandidaten zu. Individuelle, einheitliche Metadaten ermöglichen die Einordnung und Suche nach abgelehnten, vorausgewählten oder in die engere Auswahl genommenen Personen – entsprechend Standardverfahren sowie Unternehmens- und staatlichen Beschäftigungsrichtlinien.

Vereinfachung der HR-Dokumentation

Folderit hilft, die Langeweile bei wichtigen Aufgaben wie der Erstellung einer Mitteilung und dem Aktualisieren der Beschlüsse von Sitzungen zu nehmen, indem es E-Mail-Ketten eliminiert und potenzielle Versionskonflikte vermeidet. HR-Manager können Inhalte mit exklusiven Berechtigungen für relevante Stakeholder einrichten und teilen. Diese Stakeholder können Benachrichtigungen einrichten, die so häufig aktualisiert werden, wie sie es möchten. 

Folderit bietet den zusätzlichen Vorteil einer Dokumentenänderung ohne die Erstellung widersprüchlicher Versionen, da die Dokumentenmanagement-Software der Personalabteilung Ihnen die Kontrolle über Dateiversionen ermöglicht.

Verarbeitung von HR-Freigaben

Urlaubsanträge können Freigaben von direkten Vorgesetzten bis zur Abteilungsleitung erfordern. Bei mehreren Beteiligten wird die Nachverfolgung schnell aufwendig. Mit Folderit richten Sie einen Freigabeprozess ein, in dem Verantwortliche nacheinander oder gleichzeitig entscheiden. Die Freigabe wird so zum einfachen Klick auf die passende Schaltfläche.

Das HR-Dokumentenmanagement-System von Folderit beschleunigt zudem die Weitergabe von internen Memos und Ankündigungen über denselben Mechanismus. HR-Manager können die Zeit für die Freigabe von Aufgaben, das Hinzufügen von Kommentaren, die Prüfung von Dokumenten usw. verkürzen. 

Aufgabenverwaltung

Folderit, mit variierenden Zugriffsstufen und einem Dokumentenlenkungs-Framework, schafft eine Aufgabenverwaltungsumgebung, in der eine Infrastruktur mit einer klaren Aufteilung von Leistungen und Arbeitskräften etabliert werden kann. Die Audit-Trails ermöglichen es Führungskräften zu überwachen, ob die relevanten Dokumente bei den richtigen Personen sind und ob es Zugriffsprobleme gibt. Dies kann über benutzerdefinierte On-Access-Benachrichtigungen überwacht werden.

Konfliktlösung

Ein großer Teil des Personalmanagements besteht aus der internen Konfliktlösung. Zu den häufigen Konfliktarten gehören Aufgabenverantwortung, Missverständnisse oder zwischenmenschliche Konflikte. HR-Manager können diese Beschwerden sicher in einem Ordner erfassen und den zuständigen Managern die Berechtigung für relevante Informationen zur weiteren Bearbeitung erteilen. Das HR-Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es HR-Managern zudem, Audit-Trails, Versionshistorien und Benachrichtigungseinstellungen auszuwerten, um Unterbrechungen in der Dokumentenweitergabe zu erkennen. Beschwerden und vergleichbar sensible Dokumente können sicher und ausschließlich für die vorgesehenen Personen abgelegt werden. 

Archivierung von HR-Dokumenten

Archivierung/Aufbewahrung Die Speicherung von Daten in einer sicheren Umgebung ist für jede Organisation von größter Bedeutung. Neben der komplexen 256-Bit-Verschlüsselung erfolgt alle Übertragung über SSL, sodass kein Risiko unbefugten Zugriffs auf Ihre Daten besteht. Dies ist kritisch für Unternehmen, bei denen die Aufbewahrung und die Einhaltung von Audit-Anforderungen eine gesetzliche Verpflichtung darstellen. HR-Manager können zudem vordefinieren, wie lange ein Dokument aktiv bleibt.

Folderits HR-Dokumentenmanagementsystem bündelt Ihre Arbeit auf einer Plattform. Dank vielseitiger Speicherung nimmt es Dateien an, die auf beliebigen Plattformen erstellt wurden, und hält sie jederzeit und überall zugänglich. Menschliche Zuwendung ist im Personalwesen nicht zu ersetzen – bei den übrigen Aufgaben unterstützt Sie Folderit.