Управљање документима обухвата процесе и алате којима организација прикупља, организира, контролира и прати документе током цијелог животног циклуса: од израде, прегледа и одобрења до употребе, чувања, архивирања или брисања. Није довољно само пронаћи датотеку. Потребно је знати која је верзија актуелна, ко јој може приступити, које су одлуке донесене и колико дуго документ мора остати доступан.
Систем за управљање документима, или DMS, осигурава софтвер за ове задатке. Организација још увијек дефинира одговорности, правила приступа и процедуре. Овај водич објашњава животни циклус, основне контроле и практичан начин да одлучите шта је вашем предузећу потребно.
Управљање документима и складиштење датотека: у чему је разлика?
Похрана датотека пружа мјесто за спремање и дијељење информација. Управљање документима додаје контролирани процес око тих информација. Разлика зависи од функција које конфигуришете, а не само од категорије производа: платформе за складиштење у облаку и платформе за сарадњу такођер могу да осигурају историју верзија, дозволе, ревизијске записе или алате за задржавање, у зависности од њиховог плана и подешавања.
Корисно поређење је да ли ваш одабрани систем може поуздано одговорити на одређена питања:
- Која верзија је актуелна, а која је одобрена?
- Ко је то одобрио, када и у оквиру којег процеса?
- Које су релевантне радње забиљежене, са чијим идентитетом и временском ознаком?
- Ко може прегледати, преузети, промијенити или учитати документ?
- Које правило задржавања се примјењује и ко одлучује када се може одложити?
На примјер, замолите колегу да пронађе одобрену верзију процедуре и доказе о њеном одобрењу. Ако је за то потребно претражити неколико сандучића и питати аутора, процес треба побољшати. Сам назив софтвера не доказује да процес функционише.
| Подручје | Шта провјерити у стварном постављању |
|---|---|
| Чување и дијељење | Гдје се чувају фајлови, ко их може дијелити и како се контролира вањски приступ. |
| Верзије | Како се идентифицирају, преузимају и односе на одобрење тренутне и раније верзије. |
| Одлуке | Како се евидентирају преглед, одобрење, потврда упознавања и потпис. |
| Приступ и ревизија | Шта свака улога може и који догађаји се снимају и доступни су овлаштеним корисницима. |
| Рокови чувања | Које ставке правило покрива, када почиње период и шта се дешава на његовом крају. |
| План и обим интеграције | Да ли је потребна контрола укључена, опциона, конфигурисана или зависи од друге услуге. |
Процес управљања документима у шест фаза
Управљање документима је стални животни циклус, а не једнократна вјежба. Практични процес дефинише шта се дешава у свакој од ових фаза.
1. Пријем
Прикупљање је начин на који документ улази у контролирано окружење. Може укључивати учитану дигиталну датотеку, скенирани папирни документ, прилог е-поште или документ креиран из предлошка. Те руте морају бити провјерене за одређени производ и интеграцију. Одредите дестинацију, ко доставља документ и минимум информација потребних при пријему.
Оптичко препознавање знакова (OCR) може учинити текст у скенираном документу претраживим. То не уклања потребу за провјером читљивости или провјером важних издвојених информација. Тестирајте репрезентативна скенирања, укључујући печате, искривљене странице и старије PDF-ове.
2. Организација
Организација даје документу логичну локацију и претражив идентитет. Структуре фолдера, правила именовања, нумерисање и метаподаци све доприносе. Метаподаци могу укључивати тип документа, одјел, пројекат, купца, власника или датум прегледа.
Уговор с добављачем, на примјер, може остати у једној фасцикли док његов добављач, особа одговорна за уговор и датум истека пружају друге начине да га пронађете. Почните с пољима које људи могу досљедно одржавати. Дефинирајте ко исправља недостајуће или нетачне уносе.
3. Похрана
Складиштење се односи на то гдје се информације чувају и како су заштићене. Процијените шифрирање, сигурносне копије, аранжмане опоравка, администраторски приступ и локације на којима сервис и његове сигурносне копије раде. Потврдите уговорне захтјеве са добављачем.
Услуга у облаку, намјенско окружење и инсталација у властитој инфраструктури подразумијевају различите одговорности и уговорни обим. Провјерите ко управља инфраструктуром, ажурирањима и опоравком те гдје се подаци обрађују.
4. Радни ток
Ток посла је начин на који се документи крећу кроз преглед, одобрење, потврду упознавања или потписивање. Конфигурирајте примаоце, редослијед, рокове и руковање изузецима умјесто да се ослањате на људе да реконструишу одлуке из порука.
Хипотетичко ажурирање процедуре може ићи именованим рецензентима, затим одобраваоцу, а затим запосленима који морају потврдити да су се с њом упознали. То су различите радње. Прије кориштења комбинираног процеса провјерите подржане методе, план и конфигурацију, укључујући оно што се догађа након одбијања или ревидиране верзије.
5. Проналажење
Проналажење информација зависи од правилног прикупљања и организирања докумената. Претраживање цијелог текста, OCR индексирање, метаподаци и повезани записи помажу људима да пронађу информације без познавања оригиналне мапе. Претрага треба да поштује приступ корисника.
Folderit комбинира претрагу метаподатака с претрагом цијелог текста и OCR претрагом (на енглеском). Процијените је на властитим документима и обичном корисничком рачуну, а не само администраторском.
6. Чување и уклањање
Задржавање дефинише колико дуго се запис чува, који догађај покреће тај период и шта се дешава након тога. Исправно правило зависи од евиденције, сврхе, надлежности и примјењивих обавеза. Не постоји јединствени период чувања за све финансијске и евиденције запослених.
Тамо гдје се примјењује GDPR, његов принцип ограничења складиштења у члану 5 (на енглеском) је заснован на сврси; то није универзални број година. Организација мора идентифицирати релевантне дужности, ограничења и изузетке прије конфигурирања одлагања.
Поставке задржавања Folderit (енглески) могу користити дефинирана поља датума и конфигуриране крајње акције, с ограничењима опсега и плана. Потврдите које ставке и подмапе су покривене. Трајно брисање захтијева посебну пажњу: конфигурисани тајмер не одлучује да ли законско ограничење или неријешена ствар дозвољавају уништавање.
Седам основних компоненти DMS-а
Контрола верзија
Контрола верзија држи ревизије заједно тако да корисници могу разликовати најновију верзију од претходног рада и опоравити или референцирати раније стање гдје је то допуштено. Смањује ослањање на називе датотека као што је “Final_v3_REAL_final”.
Тренутна и одобрена су различита својства. Документација о историји верзија Folderit (енглески) објашњава да активни захтјев за одобрење остаје уз достављену верзију ако се учита новија верзија. Новија верзија се не одобрава аутоматски.
Контрола приступа
Контрола приступа дефинира ко може видјети или дјеловати на документ, мапу или други ресурс. Примијените најмањи приступ који особи треба, а затим тестирајте резултат. Кадровски документи и пројектни документи не би требали наслиједити широки приступ само зато што је то било згодно при постављању.
Folderit нуди нивое дозвола (енглески) укључујући преглед, гледање уз преузимање, уређивање и само отпремање, с разликама према ресурсима и плану. Тестирајте сваку улогу с властитим рачуном; не закључујте о дозволама улоге из администраторског погледа.
Ревизијски траг
Ревизијски траг биљежи подржане догађаје, придружени идентитет и вријеме. Провјерите стварне снимљене догађаје, приступ дневнику и доступне доказе за ваш процес. Избјегавајте претпоставку да се свака могућа радња у свакој повезаној услузи појављује у једном дневнику.
Корисна свакодневна питања укључују ко је учитао датотеку, која је одлука донесена и када је дошло до промјене. Дневник подржава одговорност; организацији су и даље потребни поуздани рачуни и процедуре.
Аутоматизирани радни токови
Контроле тока посла могу замијенити неформално тражење одобрења додијељеним задацима и забиљеженим одлукама. Folderit подржава одобрења докумената (енглески) и токове потврђивања упознавања (енглески), док напреднији дизајн зависи од плана.
Наведите ко поступа, којим редослиједом и шта се дешава када неко одбије, не одговори или поднесе исправку. Одобрење, потврда упознавања и електронско потписивање нису замјењиви докази.
Претрага и метаподаци
Претраживање цијелог текста и метаподаци пружају комплементарне начине за проналажење информација. Квалитет претраживања овиси о квалитети извора и индексирању; Квалитет метаподатака зависи од смислених поља и одржаваних вриједности.
Функције умјетне интелигенције на тржишту варирају. Ако добављач нуди класификацију или екстракцију, питајте која карактеристика и план то изводе, које информације напуштају систем и како особа потврђује резултат. Немојте претпостављати да су OCR, AI класификација и пословна просудба иста способност.
Аутоматизирано чување
Аутоматизација примјењује правило које су људи дефинирали: покривене ставке, датум почетка, трајање и завршну радњу. Тестирајте граничне услове прије него што се ослоните на њих, укључујући ревидиране датуме, замјене и изузетке. Радња архивирања и трајно брисање имају врло различите посљедице.
Интеграције
Процијените везе с алатима у којима посао почиње, као што су Office апликације, е-пошта, CRM или ERP системи. Одвојите уграђене функције од опционих конектора, прилагођеног API рада и лиценци трећих страна. Доступни API сам по себи не ствара радну интеграцију.
Тренутни планови Folderit одвајају могућности према обиму: напредни дизајн тока посла, eForms и приступ API-ју укључени су у план Tailor. Укључите комплетан потребан опсег и све повезане услуге када упоредите трошкове.
Зашто организације улажу у управљање документима
Сљедивост. Јасне верзије, одлуке и правила приступа помажу тиму да произведе релевантне доказе. Квалитет, приватност и обавезе специфичне за сектор се разликују; софтвер подржава процес, али не даје цертификат или законску усклађеност.
Ефикасност. Садржај који се може претраживати и конзистентни метаподаци смањују потребу да се од колега тражи копија, понавља рад или реконструише нити одобрења. Процијените побољшање на властитим задацима умјесто да се ослањате на опћу тврдњу о уштеди времена.
Сигурност. Дефинирани приступ, контролирано дијељење и снимљене радње могу замијенити неформално кружење прилога. Прегледајте сигурносне информације Folderit и његов центар за повјерење заједно са својом конфигурацијом и обавезама.
Раст. Како се особље и одјели повећавају, одговорности и проналажење требају остати разумљиви без овисности о памћењу неколико људи. Употребљива структура је важнија од дугачке листе карактеристика.
Коме требају ове контроле?
- Тимови за квалитет: процедуре, упутства за рад, одобрења, ревизије и потврде упознавања гдје су потребне.
- Тимови за људске ресурсе: ограничени досијеи особља, дистрибуција политика и адекватно дефинисано задржавање.
- Правни и уговорни тимови: поуздане верзије, контролисан екстерни приступ, одлуке и потписи.
- Финансије и администрација: фактуре, наруџбенице и докази који подржавају преглед и одобрење.
- IT и сигурност: управљање рачунима, одвајање приступа, обим интеграције, опоравак и захтјеви за хостингом.
Није сваком предузећу потребан исти ток рада или имплементација. Мала организација може имати значајне потребе за доказима чак и са мало корисника; већој организацији ће можда бити потребно постепено увођење кроз одјеле.
Како одабрати систем
Почните с документима који изазивају забуну или кашњење. Идентифицирајте одговорну особу, кориснике, одлуке, осјетљиве информације и датуме. Затим их претворите у мали скуп задатака које сваки добављач који уђе у ужи избор мора показати.
- Потврдите опсег. Ускладите потребне контроле с тачним планом, конфигурацијом и опцијским услугама.
- Провјерите употребљивост. Нека људи који ће систем администрирати и користити обављају своје задатке.
- Процијените сигурност и хостинг. Провјерите доказе и одговорности за вашу предложену имплементацију, укључујући сигурносне копије и опоравак.
- Планирајте имплементацију. Укључите миграцију, чишћење метаподатака, дозволе, обуку и трајну одговорност за администрацију.
- Упоредите укупне трошкове. Урачунајте укључене кориснике, складиште, обим тока посла, повезане услуге и администрацију, без обзира да ли се наплаћује по кориснику или по плану.
Користите праве документе и прави пут одобрења. Затражите од добављача да прикаже тешку претрагу, измијењену верзију, ограничен приступ, одбијање и враћање доказа одлуке. Прије ширења процеса на друге одјеле провјерите и обраду грешака те одбијених захтјева.
Управљање документима је успјешно када људи могу досљедно пронаћи, користити и објаснити своје информације. Почните с једним подручјем којим се може управљати, процијените пилот-пројект и проширите систем уз јасно одређене одговорности. Можете разговарати о процесу управљања документима с тимом Folderit како бисте планирали релевантну демонстрацију.
