Uma migração de sistema de gestão de documentos transfere mais do que ficheiros. Deve preservar a informação de que as pessoas necessitam para encontrar, compreender e controlar esses ficheiros: metadados, responsabilidade, permissões e o histórico necessário. Uma migração bem-sucedida tem um âmbito definido, um método de transferência testado e provas de que o destino está completo.
Utilize este guia ao migrar de pastas partilhadas, servidores de ficheiros ou outro DMS. Abrange o planeamento, o piloto, a transição e a validação. O guia da base de conhecimento de migração Folderit descreve as opções de transferência disponíveis. Os métodos de transferência e os limites publicados foram verificados a 2 de novembro de 2026; confirme a configuração proposta e o âmbito do serviço com Folderit.
1.º Inventariar os documentos e os sistemas que os utilizam
Liste cada fonte, o seu proprietário, contagem de ficheiros, tamanho total, formatos, estrutura de pastas e finalidade comercial. Inclua documentos guardados em subsidiárias, arquivos departamentais e aplicações de fluxo de trabalho. Registe quais os processos que os criam ou atualizam e quais as integrações que dependem dos seus locais existentes.
Decida o que está no âmbito: ficheiros atuais, versões históricas, metadados, provas de auditoria, ligações, permissões e fluxos de trabalho inacabados. Trate-os como requisitos de migração separados. Uma transferência de ficheiros não reproduz automaticamente o histórico de versões ou o modelo de acesso de um sistema legado.
Classifique o conteúdo por decisão: migrar, manter num arquivo antigo com acesso controlado ou avaliar para eliminação autorizada. Remova duplicados apenas depois de identificar o registo de referência e as obrigações de preservação. A migração não reinicia o prazo de conservação.
2. Defina critérios de aceitação e responsáveis
A informática assume a transferência e os testes técnicos; os responsáveis das áreas, a completude; e a gestão documental ou o departamento jurídico competente, as decisões de conservação. Designe quem pode autorizar a entrada em funcionamento ou o regresso ao estado anterior.
Desloque a tabela na horizontal para ler as duas colunas.
| Verificação de aceitação | Evidência de exemplo |
|---|---|
| Completude | As contagens de origem e de destino são reconciliadas, sendo cada exclusão de âmbito explicada. |
| Integridade do ficheiro | Os ficheiros abrem corretamente; as somas de verificação correspondem onde a transferência preserva os bytes originais. |
| Metadados | Os campos obrigatórios, datas, identificadores e valores de lista são mapeados corretamente. |
| Acesso | Os utilizadores autorizados podem trabalhar; utilizadores não autorizados falham os testes de acesso. |
| Funcionamento da organização | A pesquisa, aprovações, links de documentos e integrações necessárias passam os testes acordados. |
| Recuperação | A equipa pode restaurar ou regressar a um estado de origem acordado se a aceitação falhar. |
Para verificar se os ficheiros foram alterados durante a transferência, consulte o guia da National Library of New Zealand sobre coleções digitais (em inglês). A integridade dos ficheiros e a aceitação operacional são verificações distintas: bytes idênticos não comprovam que as permissões ou os metadados estejam corretos.
3.º Mapeie os metadados antes de importar em escala
Crie uma folha de mapeamento com o campo de origem, o campo de destino, o tipo de dados, a regra de transformação e o proprietário. Por exemplo, converta um nome de fornecedor inconsistente numa lista controlada, mapeie uma data de fim de contrato num campo Data e preserve um identificador de documento legado no seu próprio campo.
Não substitua a data original do documento pela data de carregamento. Distinga a data da fatura, o fim do contrato e a data de migração. Verifique formatos, fusos horários, valores vazios, identificadores duplicados e documentos com várias versões.
O Folderit suporta campos personalizados e modelos de metadados de pastas reutilizáveis. Para metadados mantidos em Excel ou CSV, contacte Folderit antes da transferência principal para concordar com o mapeamento do campo e o método que corresponde a cada linha ao seu ficheiro. Não presuma que uma folha de cálculo corresponderá corretamente aos ficheiros apenas pelo nome.
4.º Escolha e teste um método de transferência
- SFTP: adequado para grandes volumes de ficheiros e pastas; organize a ligação e o processo com Folderit.
- Folderit Sync: utilize a aplicação de computador para sincronizar pastas e ficheiros de um computador ou servidor de ficheiros.
- Upload do browser: útil para migrações mais pequenas e lotes de testes representativos.
- Upload ZIP: transfira uma estrutura de pastas por lotes. O guia de importação atual especifica um máximo de 500 MB e 500 ficheiros por ZIP.
Consulte Importar dados para conhecer os métodos disponíveis. Confirme o rendimento e as restrições com um piloto utilizando o seu próprio mix de ficheiros. Combine separadamente como preservar qualquer evidência de auditoria legada, histórico de versões e registos de fluxo de trabalho necessários.
5.º Reconstrua e valide permissões
Crie os grupos-alvo e a estrutura de pastas antes de ser concedido um acesso alargado. Mapeie funções comerciais em vez de copiar permissões antigas sem revisão. Teste o acesso com contas de utilizadores comuns, incluindo uma conta que deve ser negada.
Os níveis de permissão de Folderit distinguem a visualização, o download, a edição e o upload. Verifique a partilha externa e o acesso herdado. Conceda aos operadores de migração apenas o acesso necessário para o seu trabalho e, em seguida, remova as concessões temporárias quando a migração for aceite.
6.º Pilote um processo de negócio completo
Selecione um grupo pequeno e representativo de documentos: um PDF digitalizado, um ficheiro Office, um ficheiro grande, uma revisão mais antiga e um registo restrito. Importe a amostra com metadados e peça aos utilizadores que a procurem, editem as informações permitidas e concluam uma aprovação ou confirmação de leitura.
Verifique o conteúdo e os metadados do ficheiro separadamente. O OCR ajuda a pesquisar digitalizações suportadas; isso não comprova que todos os campos estruturados tenham sido migrados corretamente. Registe cada exceção, corrija a sua causa e repita as verificações afetadas antes de aprovar o próximo lote.
7.º Planeie a transição e a reversão
Uma migração faseada pode reduzir as interrupções, mas o tempo de inatividade zero não é garantido. Escolha uma janela de transição e decida quando o sistema antigo se tornará de leitura apenas, como as alterações posteriores serão capturadas e quando os novos documentos deverão entrar em Folderit.
Não termine uma fonte apenas porque os seus metadados foram copiados. O acesso a ficheiros que permanecem noutro sistema requer um procedimento acordado e testado. Evite a edição descontrolada em ambos os sistemas: identifique o local oficial para cada fase.
- Confirme uma cópia de origem recuperável e os critérios de reversão acordados.
- Comunique qualquer interrupção de acesso e forneça um contacto de suporte.
- Transfira as alterações finais e reconcilie-as com a origem.
- Obtenha a aceitação do responsável pela área antes de alterar os procedimentos normais de trabalho.
8.º Reconciliar, treinar e retirar a fonte deliberadamente
Manter um registo de transferência contendo o identificador de origem, identificador de destino, lote, resultado e estado de exceção. Investigue ficheiros perdidos e contagens inesperadas. Valide os metadados, a capacidade de pesquisa e as permissões necessárias e, em seguida, retenha a evidência de aceitação com o plano de migração.
Formar os utilizadores nas tarefas que realizam todos os dias e analisar o feedback após o lançamento. Mantenha a fonte herdada disponível sob acesso controlado durante o período de validação ou retenção acordado. Desative-o apenas depois de os proprietários relevantes aprovarem os acordos contratuais, de preservação de registos e de eliminação.
Lista de verificação de preparação para a migração
- Âmbito, responsáveis pelas fontes e inventário dos documentos aprovados.
- Mapeamento de metadados e método de correspondência de ficheiros testados.
- Versões necessárias, evidências de auditoria e histórico de fluxos de trabalho contabilizados.
- Permissões de destino e testes de acesso negativo aprovados.
- Ficheiros piloto, pesquisas e fluxos de trabalho de negócios aceites.
- Transferência, alterações finais, reversão e comunicações do utilizador acordadas.
- Reconciliação e autorizações de desativação da origem registadas.
Ainda a escolher o destino? Utilize o nosso guia de avaliação DMS. Para planear uma transferência Folderit, reveja as opções de migração e contacte a equipa antes de transferir todo o seu arquivo documental.
