Pāreja uz citu dokumentu pārvaldības sistēmu nozīmē vairāk nekā failu kopēšanu. Jāsaglabā arī metadati, atbildīgie, piekļuves tiesības un vajadzīgā vēsture, lai dokumentus varētu atrast, saprast un pārvaldīt. Vajadzīgs noteikts tvērums, pārbaudīts pārsūtīšanas veids un pierādījumi par datu pilnīgumu mērķa sistēmā.
Ceļvedis aptver pāreju no koplietotām mapēm, failu serveriem vai citas dokumentu pārvaldības sistēmas: plānošanu, izmēģinājumu, ieviešanu un pārbaudi. Pārsūtīšanas iespējas apraksta Folderit migrācijas rokasgrāmata (angļu valodā). Metodes un publicētie ierobežojumi pārbaudīti 2026. gada 2. novembrī; konfigurāciju un pakalpojuma tvērumu saskaņojiet ar Folderit.
1. Inventarizējiet dokumentus un sistēmas, kas tos izmanto
Uzskaitiet katru avotu, tā īpašnieku, failu skaitu, kopējo lielumu, formātus, mapju struktūru un uzņēmējdarbības mērķi. Iekļaujiet dokumentus, kas glabājas meitasuzņēmumos, departamentu arhīvos un darbplūsmas lietojumprogrammās. Reģistrējiet, kuri procesi tos izveido vai atjaunina un kuras integrācijas ir atkarīgas no to esošās atrašanās vietas.
Izlemiet, kas ir tvērumā: pašreizējie faili, vēsturiskās versijas, metadati, audita pierādījumi, saites, atļaujas un nepabeigtas darbplūsmas. Uztveriet tās kā atsevišķas migrācijas prasības. Failu pārsūtīšana automātiski nereproducē mantotās sistēmas versiju vēsturi vai piekļuves modeli.
Klasificējiet saturu kā migrējamu, saglabājiet kontrolētā mantotā arhīvā vai pārskatiet, lai to atļautu iznīcināt. Noņemiet dublikātus tikai pēc autoritatīvā ieraksta un visu saglabāšanas saistību apstiprināšanas. Migrējot dokumentu, tā saglabāšanas periods netiek restartēts.
2. Nosakiet pieņemšanas kritērijus un atbildīgos
IT atbild par pārsūtīšanu un tehniskajām pārbaudēm, darbības jomu atbildīgie – par dokumentu pilnīgumu, bet dokumentu pārvaldības vai juridiskie speciālisti – par glabāšanas lēmumiem. Nosakiet personu, kura drīkst apstiprināt pāreju vai atgriešanos sākuma stāvoklī.
Ritiniet tabulu sāniski, lai izlasītu abas kolonnas.
| Pieņemšanas pārbaude | Pierādījumu piemērs |
|---|---|
| Pilnīgums | Avota un galamērķa uzskaite tiek saskaņota, un katrs izņēmums ir izskaidrots. |
| Faila integritāte | Faili tiek atvērti pareizi; kontrolsummas atbilst tur, kur pārsūtīšana saglabā sākotnējos baitus. |
| Metadati | Nepieciešamie lauki, datumi, identifikatori un saraksta vērtības tiek kartētas pareizi. |
| Piekļuve | Lietotāji ar tiesībām var strādāt; lietotājiem bez tiesībām piekļuve tiek liegta. |
| Darba procesu darbība | Meklēšana, apstiprinājumi, dokumentu saites un nepieciešamās integrācijas iztur saskaņotos testus. |
| Atjaunošana | Ja pieņemšana neizdodas, komanda var atjaunot vai atgriezties saskaņotajā avota stāvoklī. |
Failu nemainīguma pārbaudi skaidro National Library of New Zealand digitālo kolekciju ceļvedis (angļu valodā). Faila integritāte un darba procesa pieņemšana ir atšķirīgas pārbaudes: vienādi baiti nepierāda pareizas tiesības vai metadatus.
3. Saskaņojiet metadatu laukus pirms apjomīgas importēšanas
Izveidojiet kartēšanas lapu ar avota lauku, mērķa lauku, datu tipu, transformācijas kārtulu un īpašnieku. Piemēram, konvertējiet nekonsekventu piegādātāja nosaukumu kontrolētā sarakstā, kartējiet līguma beigu datumu laukā Datums un saglabājiet mantotā dokumenta identifikatoru savā laukā.
Neaizstājiet dokumenta sākotnējo datumu ar augšupielādes laiku. Atšķiriet rēķina, līguma beigu un migrācijas datumu. Pārbaudiet formātus, laika joslas, tukšās vērtības, identifikatoru dublikātus un dokumentus ar vairākām versijām.
Folderit atbalsta pielāgotus laukus un atkārtoti lietojamas mapes metadatu veidnes. Lai iegūtu Excel vai CSV formātā saglabātos metadatus, pirms galvenās pārsūtīšanas sazinieties ar vietni Folderit, lai vienotos par lauka kartēšanu un metodi, kas atbilst katrai rindai tās failam. Nedomājiet, ka izklājlapa pareizi saskaņos failus tikai pēc nosaukuma.
4. Izvēlieties un pārbaudiet pārsūtīšanas metodi
- SFTP: piemērots liela apjoma failiem un mapēm; sakārtojiet savienojumu un procesu, izmantojot Folderit.
- Folderit Sync: darbvirsmas lietotne mapju un failu sinhronizēšanai no datora vai failu servera.
- Pārlūkprogrammas augšupielāde: noderīga mazākām migrācijām un reprezentatīvām testa partijām.
- ZIP augšupielāde: pārsūtiet mapes struktūru pa partijām. Pašreizējā importēšanas rokasgrāmatā ir norādīts ne vairāk kā 500 MB un 500 faili vienā ZIP failā.
Pieejamās metodes skatiet sadaļā Datu importēšana. Apstipriniet caurlaidspēju un ierobežojumus ar pilotu, izmantojot savu failu kombināciju. Atsevišķi vienojieties, kā saglabāt visus nepieciešamos mantotos audita pierādījumus, versiju vēsturi un darbplūsmas ierakstus.
5. Pārbūvējiet un apstipriniet atļaujas
Pirms plašas piekļuves piešķiršanas izveidojiet mērķa grupas un mapju struktūru. Kartējiet uzņēmumu lomas, nevis kopējiet vecās atļaujas bez pārskatīšanas. Pārbaudiet piekļuvi parastajiem lietotāju kontiem, tostarp kontam, kas ir jāaizliedz.
Folderit atļauju līmeņi atšķir priekšskatīšanu, lejupielādi, rediģēšanu un augšupielādi. Pārbaudiet ārējo kopīgošanu un mantoto piekļuvi. Piešķiriet migrācijas operatoriem tikai viņu darbam nepieciešamo piekļuvi, pēc tam noņemiet pagaidu atļaujas, kad migrācija ir pieņemta.
6. Izmēģiniet pilnu darba procesu
Atlasiet nelielu, reprezentatīvu dokumentu grupu: skenētu PDF failu, Office failu, lielu failu, vecāku versiju un ierobežotu ierakstu. Importējiet paraugu ar metadatiem, pēc tam lūdziet lietotājiem to meklēt, rediģēt atļauto informāciju un veikt apstiprināšanu vai apliecināt iepazīšanos.
Pārbaudiet faila saturu un metadatus atsevišķi. OCR palīdz meklēt atbalstītos skenējumos; tas nav pierādījums tam, ka visi strukturētie lauki migrēja pareizi. Reģistrējiet katru izņēmumu, novērsiet tā cēloni un atkārtojiet ietekmētās pārbaudes pirms nākamās partijas apstiprināšanas.
7. Plānojiet pāreju un atgriešanos sākuma stāvoklī
Pakāpeniska migrācija var samazināt traucējumus, taču nulles dīkstāves netiek garantētas. Izvēlieties pārslēgšanas logu un izlemiet, kad vecā sistēma kļūst tikai lasāma, kā tiek fiksētas vēlākās izmaiņas un no kura brīža jaunie dokumenti jāievada Folderit sistēmā.
Neizslēdziet avotu tikai tāpēc, ka tā metadati ir nokopēti. Piekļuve failiem, kas paliek citā sistēmā, ir nepieciešama saskaņota un pārbaudīta vienošanās. Izvairieties no nekontrolētas rediģēšanas abās sistēmās: nosakiet katras fāzes autoritatīvo atrašanās vietu.
- Apstipriniet atkopjamo avota kopiju un saskaņotos atcelšanas kritērijus.
- Paziņojiet par piekļuves pārtraukumiem un norādiet atbalsta kontaktpersonu.
- Pārsūtiet pēdējās izmaiņas un saskaņojiet tās ar avotu.
- Pirms ikdienas darba kārtības maiņas saņemiet attiecīgās jomas atbildīgā piekrišanu.
8. Salīdziniet rezultātus, apmāciet lietotājus un plānveidīgi slēdziet veco sistēmu
Saglabājiet pārsūtīšanas reģistru, kurā ir avota identifikators, mērķa identifikators, partija, rezultāts un izņēmuma statuss. Izpētiet trūkstošos failus un neparedzētu skaitu. Apstipriniet nepieciešamos metadatus, meklējamību un atļaujas, pēc tam saglabājiet pieņemšanas pierādījumus kopā ar migrācijas plānu.
Apmāciet lietotājus ikdienas darbā un pārskatiet atsauksmes pēc palaišanas. Saglabājiet mantoto avotu pieejamu, kontrolējot piekļuvi saskaņotajam validācijas vai saglabāšanas periodam. Pārtraukt to tikai pēc tam, kad attiecīgie īpašnieki ir apstiprinājuši ierakstu saglabāšanas, līguma un likvidēšanas kārtību.
Migrācijas gatavības kontrolsaraksts
- Apstiprināta darbības joma, avotu īpašnieki un dokumentu uzskaite.
- Pārbaudīta metadatu kartēšana un failu saskaņošanas metode.
- Tiek ņemtas vērā nepieciešamās versijas, revīzijas pierādījumi un darbplūsmas vēsture.
- Mērķa atļaujas un negatīvi piekļuves testi ir izturēti.
- Pieņemti izmēģinājuma faili, meklēšana un biznesa darbplūsmas.
- Saskaņota pāreja, pēdējās izmaiņas, atgriešanās kārtība un lietotāju informēšana.
- Reģistrēti saskaņošanas un avota izbeigšanas apstiprinājumi.
Vēl izvēlaties mērķa sistēmu? Izmantojiet mūsu DPS izvēles ceļvedi. Pirms visa arhīva pārcelšanas uz Folderit apspriediet ar komandu migrācijas iespējas.
