Mikä on henkilöstötietue?

Etsitkö yhä viime vuoden arviointilomakkeita arkistokaapeista? Nykyaikainen asiakirjahallintajärjestelmä (DMS), kuten Folderit, kokoaa henkilöstöasiakirjat salattuun, haettavaan ympäristöön. Henkilöstöhallinto löytää tiedostot nopeasti, auditoijat näkevät tapahtumahistorian ja määritetyt säilytyssäännöt vähentävät erillisten seurantataulukoiden tarvetta.

Keskeiset huomiot

• Henkilöstöasiakirjat kattavat koko työsuhteen elinkaaren hakemuksesta lähtöhaastatteluun. DMS pitää asiakirjan versiot saman metatietokokonaisuuden yhteydessä.
• Folderitin versionhallinta, käyttöoikeudet ja säilytysaikataulut tukevat henkilöstötietojen hallintaa. Organisaation on itse määritettävä GDPR:n, soveltuvin osin Yhdysvaltain FLSA:n ja muiden työelämäsääntöjen edellyttämät menettelyt.
• Joissakin arvioissa henkilöstötiimien ajansäästöksi esitetään jopa 10 tuntia viikossa paperihaun poistuttua. Todellinen säästö riippuu prosessista ja on mitattava omassa organisaatiossa.
• Tietojen keskittäminen voi vähentää puuttuvien asiakirjojen ja hallitsemattoman käytön aiheuttamia vaatimustenmukaisuusriskejä.

Mikä on henkilöstöasiakirja tai henkilöstötietue?

Työntekijän ja organisaation suhdetta kuvaavat asiakirjat, kuten työsopimus, palkkalaskelma, koulutusmerkintä, lääkärintodistus tai kurinpitokirje, muodostavat henkilöstöaineiston.

Miksi siirtyä digitaaliseen hallintaan?

Hybridityö tarvitsee nopean ja turvallisen tiedonsaannin. Muutoshistorian osoittaminen on tärkeää tarkastuksissa. SHRM muistuttaa, että tietojen huolimaton käsittely voi aiheuttaa seuraamuksia ja mainehaittaa.

Miten Folderit hallitsee tietueiden elinkaarta?

1. Talteenotto ja metatiedot – Skannaa tai tuo sähköposteja. Metatietomallit ohjaavat täyttämään työntekijätunnuksen ja asiakirjatyypin.
2. Versiohistoria – Uusi tiedostoversio säilytetään aiempien yhteydessä niiden ylikirjoittamisen sijaan.
3. Roolipohjaiset käyttöoikeudet – Määritä esimerkiksi palkanlaskennalle palkkalaskelmat, esihenkilöille arvioinnit ja henkilöstöhallinnolle tehtävien edellyttämä laajempi pääsy.
4. Työnkulut – Perehdytysasiakirjat voidaan ohjata allekirjoitettaviksi ja siirtää määritettyyn kansioon työnkulun valmistuttua.
5. Säilytysajat – Määritetyt käytännöt ohjaavat arkistointia tai poistamista aikataulussa ja tallentavat tapahtuman lokiin.

Kuinka kauan tietoja on säilytettävä?

• Yhdistynyt kuningaskunta: säilytysaika riippuu asiakirjasta, tarkoituksesta ja sovellettavista vaatimuksista. Kuusi vuotta voi olla merkityksellinen joillekin vaateille, mutta GDPR ei määrää kaikille henkilöstötiedoille kuuden vuoden säilytysaikaa.
• Britanniassa käytettyjä käytäntöjä: joissakin organisaatioissa käytetään seitsemää vuotta vero- tai vaadeasioiden vuoksi. Se ei ole yleinen sääntö eikä Suomen säilytysohje.
• Yhdysvallat: FLSA:n soveltamisalaan kuuluvia palkkahallinnon perustietoja säilytetään yleensä vähintään kolme vuotta; tietotyyppi ja muut lait on tarkistettava erikseen.

Folderitissa eri asiakirjaluokille voi määrittää eri säilytysajat.

Mitä hyötyjä henkilöstö huomaa arjessa?

Nopeampi haku, löydettävä tapahtumahistoria, käyttöoikeuksien mukainen omatoiminen lataaminen ja automatisoidut perehdytysvaiheet. Lähteissä on kuvattu myös 30 prosentin vähennyksiä puuttuvissa asiakirjoissa, mutta ne eivät ole lupaus Folderitin tuottamasta tuloksesta. (hyland.com, accesscorp.com)

Henkilöstöhallinnon tarvitsemat DMS-ominaisuudet

Siirrettävien ja tallennettavien tietojen salaus, monivaiheinen tunnistautuminen, versiohistoria, metatietomallit, säilytyksen automatisointi, sähköiset allekirjoitukset ja vietävät auditointitiedot tukevat henkilöstötyötä. Folderitin salaus siirron ja säilytyksen aikana ei tarkoita päästä päähän -salausta.

Arkaluonteisten tiedostojen käsittely

Säilytä terveys- tai kurinpitotiedot erillisillä käyttöoikeuksilla rajatuissa kansioissa ja seuraa käyttöä tapahtumalokista. Tämä tukee erityisten henkilötietoryhmien suojaamista, mutta ei tarkoita erillisiä kansiokohtaisia salausavaimia tai yksin takaa GDPR:n noudattamista.

Digitaalisten kopioiden käyttö todisteena

Luotettava muuntamisprosessi, alkuperäisyystiedot ja kattavat lokit voivat auttaa osoittamaan digitaalisen kopion luotettavuuden. Hyväksyttävyys ja todistusarvo riippuvat sovellettavasta oikeudesta ja tilanteesta, eivät pelkästä tiedostomuodosta.

Hyödyn arviointi

Aika: joissakin arvioissa jopa 10 tuntia viikossa henkilöstötiimiä kohden. Mittaa oma toteutunut säästösi.
Riski: tietosuojapuutteiden ja niiden seuraamusten vähentäminen.
Tila ja työtyytyväisyys: vähemmän arkistokaappeja ja enemmän omatoimista asiointia. HR Daily Advisorin mukaan 42 % osastoista käyttää tiedostojen hallintaan jopa neljänneksen työviikostaan. Digitointi voi vähentää tätä kuormaa. (hrdailyadvisor.com)

Yleisiä käsityksiä

”Skannaus tekee alkuperäisestä tarpeettoman”– Digitaalinen kopio voi olla hyväksyttävä, mutta muuntamisprosessi ja alkuperäisen säilytysvaatimukset on arvioitava erikseen.
”Pilvi on aina riskialtis”– Arvioi toimittajan hallintajärjestelmä, salaus ja käyttöoikeudet. ISO 27001 -sertifiointi ei yksin tarkoita kaikkien tietojen tiettyä salaustapaa.
”Säilytys on liian monimutkaista”– Folderitissa voi määrittää omiin velvoitteisiin perustuvat säilytyssäännöt. Valmiita eri oikeusalueiden lakisääteisiä säilytysmalleja ei pidä olettaa.
”Versiot kasvattavat tallennustilan tarvetta”– Selvitä versiohistorian vaikutus oman tilauksen tallennustilaan. Versionhallinta ei itsessään tarkoita, että vain muuttuneet tiedoston osat tallennetaan.

Aloittamisen tarkistuslista

• Muodosta henkilöstöhallinnon ja tietohallinnon yhteinen tiimi
• Kartoita asiakirjatyypit ja niihin sovellettavat säilytysajat
• Valitse Folderitin pilvipalvelu tai paikallinen asennus; arvioi mahdollinen hybriditarve erikseen
• Skannaa ensin aktiiviset asiakirjat
• Määritä metatiedot ja roolit
• Ota perehdytystyönkulut käyttöön
• Kouluta esihenkilöt omatoimiseen käyttöön
• Tarkasta säilytyskäytännöt neljännesvuosittain

Lopuksi

Henkilöstöasiakirjat ovat organisaatiolle keskeisiä. Huolimaton hallinta voi aiheuttaa riskejä ja turhautumista. Folderit voi auttaa nopeuttamaan hakua ja jäsentämään henkilöstöhallintoa versionhallinnan, määritettyjen säilytysaikojen ja salauksen avulla. Vaatimustenmukaisuus edellyttää myös organisaation omia päätöksiä ja menettelyjä. Näin aikaa vapautuu rekrytointiin, osaamisen kehittämiseen ja henkilöstön tukemiseen paperien järjestämisen sijaan.