Elektrooniline dokumendihaldus

Elektrooniline dokumendihaldus ei tähenda enam lihtsalt seda, et paberid skaneeritakse arvutisse ja salvestatakse ühisesse kausta. Tänapäevane dokumendihaldus aitab ettevõttel dokumente turvaliselt säilitada, kiiremini leida, õigetele inimestele jagada, kinnitusringidele saata, allkirjastada ning vajadusel auditeerida.

Kui dokumente on vähe, võib tunduda, et tavaline failikaust, e-post või pilvesalvestus on piisav. Probleem tekib tavaliselt siis, kui dokumentide arv kasvab, inimesed vahetuvad, versioone tekib mitu ja keegi ei tea enam täpselt, milline fail on viimane, kellel on ligipääs või kas vajalik kooskõlastus on tehtud.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem aitab need probleemid kontrolli alla saada.

Mis on elektrooniline dokumendihaldus?

Elektrooniline dokumendihaldus on dokumentide loomise, säilitamise, otsimise, jagamise, kinnitamise, allkirjastamise ja arhiveerimise korraldamine digitaalses keskkonnas.

Hea dokumendihaldussüsteem ei ole lihtsalt koht, kuhu faile üles laadida. See loob ettevõtte dokumentidele korrastatud elutsükli: dokument tekib, sellele lisatakse vajalik info, määratakse ligipääsuõigused, vajadusel saadetakse see töövoogu, kinnitatakse või allkirjastatakse ning hiljem arhiveeritakse või kustutatakse vastavalt reeglitele.

Praktiliselt tähendab see, et töötajad ei pea dokumente taga otsima e-kirjadest, töölaualt, jagatud võrgukettalt või mitmest erinevast pilvekaustast. Kõik oluline on ühes süsteemis ja leitav nii faili nime, sisu, metaandmete kui ka töövoo staatuse järgi.

Miks tavalisest failikaustast sageli ei piisa?

Paljud ettevõtted alustavad dokumentide haldamist üsna lihtsalt. Kasutatakse ühisketast, Dropboxi, Google Drive’i, SharePointi või e-posti. Alguses võib see töötada, kuid aja jooksul tekivad korduvad probleemid.

Failinimed muutuvad ebaühtlaseks. Üks inimene kirjutab lepingu nime ühtemoodi, teine teistmoodi. Sama dokument võib olla mitmes kaustas korraga. Versioone saadetakse e-postiga edasi-tagasi. Mõni töötaja salvestab faili oma arvutisse ja unustab selle hiljem õigesse kohta lisada.

Kõige keerulisemaks muutub olukord siis, kui dokumentidega on seotud vastutus. Näiteks peab keegi kinnitama lepingu, töötaja peab juhendiga tutvuma, klient peab faili allkirjastama või ettevõte peab tõendama, millal ja kelle poolt dokumenti muudeti.

Tavaline failikaust hoiab faili alles. Dokumendihaldussüsteem aitab juhtida ka seda, mis failiga edasi toimub.

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised

Elektroonilise dokumendihalduse kõige nähtavam kasu on parem kord. Dokumendid ei ole enam juhuslikult erinevates kohtades, vaid loogilises struktuuris, õigete kirjelduste ja ligipääsudega.

Teine oluline kasu on kiirem otsing. Kui süsteem toetab täistekstiotsingut ja OCR-i, saab otsida ka skaneeritud dokumentide või piltide sees olevat teksti. See on eriti kasulik ettevõtetele, kellel on palju lepinguid, arveid, kvaliteedidokumente, personalifaile või tehnilist dokumentatsiooni.

Kolmas suur eelis on turvalisus. Dokumente saab jagada täpselt nende inimestega, kellel on neid vaja. Ligipääsu saab anda faili, kausta, osakonna või rolli järgi. Vajadusel saab piirata allalaadimist, lubada ainult eelvaadet, lisada dünaamilisi vesimärke või määrata ligipääsule aegumise.

Neljas kasu on kontrollitavus. Auditilogi abil on võimalik näha, kes dokumenti vaatas, muutis, alla laadis, jagas või kinnitas. See on oluline nii sisekontrolli, kvaliteedijuhtimise, infoturbe kui ka vastavusnõuete jaoks.

Metaandmed muudavad dokumendid päriselt hallatavaks

Faili nimi ei suuda tavaliselt kogu vajalikku infot edasi anda. Seetõttu on elektroonilises dokumendihalduses väga oluline roll metaandmetel.

Metaandmed on dokumendi kohta käivad lisaväljad. Näiteks võib lepingul olla kliendi nimi, lepingu number, vastutav isik, kehtivuse algus, lõppkuupäev ja staatus. Personalidokumendil võib olla töötaja nimi, osakond, dokumendi tüüp ja säilitustähtaeg. Kvaliteedidokumendil võib olla versioon, kehtivus, protsessi omanik ja ülevaatamise kuupäev.

Kui metaandmed on korras, muutub ka otsing ja aruandlus palju tugevamaks. Sa ei otsi enam ainult failinime järgi, vaid saad filtreerida näiteks kõik lepingud, mille tähtaeg saabub järgmise 30 päeva jooksul, kõik kindla osakonna dokumendid või kõik failid, mis ootavad kinnitamist.

Folderiti eForms-lahendus laiendab seda mõtet veelgi: vormimallide abil saab luua struktureeritud andmetega kirjeid, mille väljad käituvad nagu metaandmed ning mida saab kasutada vaadetes, otsingus, filtrites, töövoogudes, meeldetuletustes, säilitamises ja auditilogis.  

Töövood aitavad vähendada käsitsi jälgimist

Üks elektroonilise dokumendihalduse suurimaid eeliseid on see, et dokumentidega seotud tegevusi ei pea enam käsitsi meeles pidama.

Näiteks saab dokumendi saata kinnitusringile. Süsteem näitab, kelle kord on otsustada, kes on juba kinnitanud ja kelle vastus on veel puudu. Sama kehtib tutvumise kinnitamise, ülevaatamise ja e-allkirjastamise kohta.

See on eriti kasulik organisatsioonides, kus dokumentide kontroll on osa igapäevatööst: kvaliteedijuhtimine, personalijuhtimine, õigusosakond, finants, ehitus, tootmine, tervishoid, laborid ja avalik sektor.

Töövoogude abil saab vähendada olukordi, kus dokument jääb kellegi postkasti seisma või otsus tehakse väljaspool süsteemi nii, et hiljem puudub selge jälg.

Turvaline ligipääs on rohkem kui lihtsalt parool

Dokumendihalduses ei piisa sellest, et kasutajal on konto ja parool. Oluline on, mida ta süsteemis teha saab.

Mõni kasutaja peab saama dokumente ainult vaadata. Teine peab saama üles laadida, kuid mitte kustutada. Kolmas peab saama faile muuta, neljas ainult kinnitada. Mõnel juhul tuleb anda ligipääs ajutiselt, näiteks välisele partnerile, audiitorile või kliendile.

Kaasaegne elektrooniline dokumendihaldus võimaldab õigusi juhtida täpselt. Saab kasutada kaheastmelist autentimist, SSO-d, IP-piiranguid, paroolipoliitikaid, automaatset ligipääsu aegumist ja detailseid kasutajaõigusi.

See on oluline ka seetõttu, et dokumentide turvalisus ei sõltu ainult sellest, kus fail asub. Sama tähtis on, kes sellele ligi pääseb, mida ta sellega teha saab ja kas tegevus jääb hiljem tõendatavalt nähtavaks.

Versioonihaldus hoiab ära segaduse

Üks klassikaline probleem dokumentidega on failide lõputu paljunemine: “leping_uus.docx”, “leping_uus2.docx”, “leping_final.docx”, “leping_final_parandatud.docx”.

Elektrooniline dokumendihaldus lahendab selle versioonihaldusega. Sama dokument võib läbida mitu versiooni, kuid kasutajad näevad selgelt, milline on viimane versioon ja milline oli varasem ajalugu.

See on oluline nii sisemises töös kui ka auditi või vaidluse korral. Kui dokumenti on muudetud, peab olema võimalik aru saada, millal muudatus tehti ja kes selle tegi.

Elektrooniline dokumendihaldus ja vastavusnõuded

Paljudes valdkondades ei ole dokumendihaldus ainult mugavuse küsimus. See on seotud nõuetele vastavusega.

Näiteks ISO 27001, ISO 9001, GDPR, kvaliteedijuhtimise standardid, tervishoiu regulatsioonid või finantssektori nõuded eeldavad, et dokumentidega seotud protsessid oleksid kontrollitud ja tõendatavad.

See tähendab, et ettevõte peab suutma näidata, kus dokument asub, kes sellele ligi pääses, millal seda muudeti, milline versioon kehtis teatud kuupäeval ja kas vajalikud kinnitused on tehtud.

Hea dokumendihaldussüsteem ei tee ettevõtet automaatselt nõuetele vastavaks, kuid annab selleks vajaliku tööriistakasti: õigused, auditilogi, töövood, säilitustähtajad, versioonid, otsingu ja aruandluse.

Kellele elektrooniline dokumendihaldus sobib?

Elektrooniline dokumendihaldus sobib peaaegu igale organisatsioonile, kus dokumentidel on väärtus, vastutus või tähtaeg.

Väikeettevõte võib vajada paremat viisi lepingute, arvete ja personalidokumentide haldamiseks. Keskmine ettevõte võib vajada töövooge, ligipääsuõigusi ja dokumentide kiiret leidmist. Suurem organisatsioon vajab sageli juba osakondadepõhist struktuuri, rollipõhiseid õigusi, auditilogi, säilitamispoliitikaid ja integratsioone.

Eriti suur kasu tekib valdkondades, kus dokumendid on osa põhiprotsessist. Näiteks:

• kvaliteedijuhtimine ja ISO-dokumentatsioon;
• lepingute haldus;
• personalidokumendid;
• ehitus- ja projektidokumentatsioon;
• laborite ja tervishoiuasutuste dokumendid;
• juhendid, protseduurid ja poliitikad;
• tarnija- ja kliendidokumendid;
• juhatuse, nõukogu või juhtkonna materjalid.

Kuidas valida elektroonilist dokumendihaldussüsteemi?

Süsteemi valimisel tasub vaadata kaugemale kui ainult hind ja salvestusmaht. Küsimus ei ole ainult selles, mitu gigabaiti faile saab üles laadida. Olulisem on see, kas süsteem toetab sinu ettevõtte tegelikku töökorraldust.

Hea lähtekoht on küsida:

1. Kas dokumente saab kirjeldada metaandmetega?
2. Kas kasutajaõigusi saab määrata piisavalt täpselt?
3. Kas süsteem toetab kinnitamist, ülevaatamist, tutvumise kinnitamist ja allkirjastamist?
4. Kas dokumentide sisu on otsitav, sealhulgas skaneeritud failides?
5. Kas olemas on auditilogi?
6. Kas saab määrata säilitustähtaegu ja meeldetuletusi?
7. Kas süsteem on piisavalt lihtne, et töötajad seda päriselt kasutama hakkaksid?

Viimane punkt on sageli kõige olulisem. Väga keeruline süsteem võib paberil olla võimas, kuid igapäevases töös jääb kasutus madalaks. Dokumendihaldus peab olema piisavalt tugev, et täita ettevõtte nõudeid, kuid piisavalt arusaadav, et inimesed ei hakkaks selle kõrvale oma varilahendusi looma.

Kokkuvõtteks

Elektrooniline dokumendihaldus aitab ettevõttel liikuda juhuslikust failide hoidmisest kontrollitud ja läbipaistva dokumenditööni. See parandab turvalisust, kiirendab otsingut, vähendab käsitööd, aitab hallata versioone ning muudab dokumentidega seotud otsused ja tegevused tõendatavaks.

Kui dokumente on vähe, võib lihtne kaustastruktuur ajutiselt toimida. Kui aga mängu tulevad kasvav failide hulk, ligipääsuõigused, töövood, tähtajad, auditid ja vastavusnõuded, muutub elektrooniline dokumendihaldussüsteem mitte lihtsalt mugavuseks, vaid ettevõtte töökindluse osaks.