Digitaalne dokumendihaldus

Elektrooniline dokumendihaldus ei ole enam erand, vaid reegel. Vähemalt Eestis, kus digitiiger juba nii kaua hüpanud, et kõigile on selgeks saanud elektroonilise dokumendihalduse ja digidokumentide efektiivsus paberdokumentide ees. Neid on lihtsam säilitada (võtab oluliselt vähem ruumi), neid on oluliselt lihtsam ja kiirem tarvidusel üles leida, neid on palju lihtsam jagada (mitu inimest saavad dokumendiga töötada, olles ise füüsiliselt erinevates asukohtades), kogu protsess on oluliselt jälgitavam ja läbipaistvam (alati on teada, kes, millal ja mida dokumendiga teinud on või isegi seda näinud on) ning kõik see võtab kokkuvõttes oluliselt vähem raha. Nii et ajaline kui rahaline efektiivsus on eelkõige märksõnad, mis igale eestlasele digidokumentide selgeks on saanud. Ning paljuski tänu sellele, et elektrooniline dokumendihaldus on nõnda heal tasemel.

Ka digitaalsel dokumendil on dokumendi elukäik funktsionaalselt analoogne paberdokumentide elukäigule: see algab dokumendi loomisega, jätkub haldamise, säilitamise ja kasutamisega ning lõpeb dokumendi arhiveerimise või hävitamisega. Elektroonilise dokumendihalduse funktsioonide hulka kuulub ka dokumendi autentsuse ja terviklikkuse tagamine kogu digidokumendi (faili) eluea jooksul. Mis tähendab, et keegi ei tohi saada sellega teha midagi sellist, millest jälge maha ei jää ja kõigile asjaosalistele pole selge, kes ja mida dokumendiga teinud on.

Elektrooniline dokumendihaldus vajab aga kaht komponenti: head teadmised dokumendihaldusest ja head elektroonilist dokumendihaldussüsteemi. Siin tuleb õnneks appi maailma kõige kasutajasõbralikumaks hinnatud DHS Folderit.