Dokumentidega on harva probleem ainult selles, kus fail asub. Palju sagedamini tekib küsimus: mis peab selle dokumendiga edasi juhtuma? Keegi peab selle üle vaatama. Keegi peab muudatused heaks kiitma. Keegi peab kinnitama, et dokument sobib kasutamiseks. Mõnel juhul peab töötaja kinnitama, et ta on dokumendiga tutvunud. Ja väga sageli tuleb dokument lõpuks ka digiallkirjastada.
Kui kõik see toimub e-posti teel, läheb ülevaade kiiresti kaduma. Ühes kirjalõimes on kommentaarid, teises parandatud fail, kolmandas kinnitus ja neljandas allkirjastatud versioon. Mõne aja pärast ei ole enam selge, milline dokument oli õige, kes mida otsustas ja kas kõik vajalikud sammud üldse tehti.
Dokumendi töövoog aitab selle korrastada!
Mis on dokumendi töövoog?
Dokumendi töövoog tähendab kokkulepitud rada, mida dokument peab läbima. See määrab, kes peab dokumendiga midagi tegema, mis järjekorras tegevused toimuvad ja milline otsus tuleb anda.
Lihtne töövoog võib olla näiteks selline:
– üks inimene koostab dokumendi,
– teine vaatab selle üle,
– kolmas kinnitab
– ja neljas allkirjastab.
Keerulisem töövoog võib sisaldada mitut sammu. Osa inimesi tegutseb järjest, osa paralleelselt. Mõnes etapis on vaja ainult tagasisidet, mõnes lõplikku kinnitust, mõnes digiallkirja.
Töövoo mõte ei ole dokumentidega töötamist keerulisemaks teha. Vastupidi: hea töövoog vähendab käsitsi jälgimist ja aitab hoida kogu protsessi ühes kohas.
Miks e-post ei ole hea töövoosüsteem?
E-post sobib suhtlemiseks, aga mitte hästi dokumendi elutsükli juhtimiseks.
Kui dokument saadetakse ülevaatuseks mitmele inimesele, võivad vastused tulla eri aegadel ja eri vormis. Üks lisab kommentaarid kirja sisse, teine muudab faili, kolmas vastab lihtsalt “sobib” ja neljas unustab üldse reageerida. Kui hiljem on vaja aru saada, kes dokumendi heaks kiitis, tuleb hakata vanu kirju otsima.
Veel keerulisem on versioonidega. Kui parandatud fail liigub edasi-tagasi manustena, võib allkirjastamisele minna vale versioon. See on eriti ebamugav lepingute, personalidokumentide, kvaliteedijuhendite, juhatuse dokumentide ja projektimaterjalide puhul.
Dokumendihaldustarkvaras on dokument ise töövoo keskmes. Otsused, kommentaarid, versioonid, allkirjastamine ja kontrolljälg jäävad sama dokumendi juurde.
Kooskõlastamine enne kinnitamist
Paljud dokumendid vajavad enne lõplikku kinnitamist sisemist kooskõlastamist.
Näiteks lepingut võib enne allkirjastamist vaadata müügijuht, finantsjuht ja jurist. Kvaliteedidokument võib vajada protsessiomaniku või kvaliteedijuhi ülevaatust. Personalidokument võib vajada HR-i ja juhi kinnitust.
Kooskõlastusring aitab vältida olukorda, kus dokument saadetakse liiga vara allkirjastamisele või kasutusse. Iga vajalik inimene saab dokumendi üle vaadata ja anda oma otsuse või tagasiside.
Heas dokumendihaldussüsteemis ei pea keegi eraldi Excelis jälgima, kelle vastus on puudu. Süsteem näitab, kelle käes tegevus parasjagu on ja millised sammud on juba tehtud.
Kinnitamine, ülevaatus ja tutvumise kinnitamine ei ole sama asi
Dokumendi töövoogudes on oluline eristada erinevaid otsuseid.
Ülevaatus tähendab tavaliselt seda, et inimene vaatab dokumendi läbi ja annab tagasisidet. See sobib näiteks mustandite, juhendite, protseduuride või tehniliste dokumentide puhul.
Kinnitamine tähendab, et inimene annab dokumendile heakskiidu. See on tugevam otsus: dokument sobib kasutamiseks, avaldamiseks, rakendamiseks või edasiseks allkirjastamiseks.
Tutvumise kinnitamine tähendab, et inimene kinnitab, et on dokumendiga tutvunud. Seda kasutatakse sageli poliitikate, juhendite, sisekorraeeskirjade, ohutusjuhiste või kvaliteedisüsteemi dokumentide puhul.
Kõik need tegevused võivad välja näha sarnased, aga nende tähendus on erinev. Seetõttu on kasulik, kui dokumendihaldustarkvara võimaldab kasutada erinevaid töövooge, mitte ainult ühte üldist “saada kinnitamiseks” nuppu.
Allkirjastamise töövoog Eesti kontekstis
Eestis ei saa dokumendi töövoogudest rääkida ilma digiallkirjastamiseta. Smart-ID, ID-kaart ja Mobiil-ID on paljude ettevõtete jaoks igapäevased töövahendid.
Just siin on oluline vahe tavalise elektroonilise allkirja ja digiallkirjastamise töövoo vahel.
Eesti ja Balti kontekstis allkirjastatakse dokumente sageli ASIC-E konteineris. See tähendab, et allkirjastamise käigus tekib või kasutatakse digitaalallkirja konteinerit, mille sees on allkirjastatav dokument või dokumendid ja allkirjad. Praktikas näeb kasutaja seda sageli .asice failina.
Folderitis saab eID töövoo käivitamisel luua samasse kausta uue allkirjakonteineri ja lisada sinna dokumendi. Seejärel saab konteineri saata allkirjastamisele. Allkirjastajad saavad kasutada ID-kaarti, Mobiil-IDd või Smart-IDd seal, kus need meetodid on toetatud. Folderiti teadmistebaasis on kirjeldatud, et eID töövoos luuakse *.asice konteiner ning allkirjastamiseks saab kasutada ID-kaarti, Mobiil-IDd ja Smart-IDd.
Ettevõtte jaoks on siin kõige olulisem see, et dokument ei pea protsessi käigus süsteemist välja kaduma. Dokument või konteiner on Folderitis, allkirjastamise töövoog käivitatakse sealt ja lõplik allkirjastatud konteiner jääb samuti dokumendihaldusesse.
See on palju puhtam tööviis kui laadida fail alla, avada eraldi allkirjastamise keskkond, luua konteiner käsitsi, saata see edasi ja lõpuks proovida allkirjastatud versioon õigesse kausta tagasi panna.
Smart-ID, ID-kaart ja Mobiil-ID töövoos
Smart-ID, ID-kaart ja Mobiil-ID on Eesti ettevõtte jaoks olulised mitte ainult mugavuse pärast, vaid ka seetõttu, et inimesed on nende kasutamisega harjunud.
Kui inimene saab dokumendi allkirjastamise kutse ja saab kasutada talle tuttavat meetodit, on protsess lihtsam. ID-kaardiga allkirjastamisel kasutatakse arvutisse sisestatud ID-kaarti. Mobiil-ID ja Smart-ID puhul liigub kinnitamine telefoni ning kasutaja kinnitab allkirjastamise PIN-koodiga.
Folderiti varasemates materjalides on kirjeldatud, et allkirjastaja saab Folderitis valida eID, Mobile-ID või Smart-ID ning Mobile-ID või Smart-ID puhul saadetakse allkirjastamise päring telefoni.
See sobib hästi lepingutele, juhatuse otsustele, personalidokumentidele, aktidele, kinnitustele, volikirjadele ja muudele dokumentidele, kus allkirjastamine peab olema osa dokumendi ametlikust teekonnast.
Allkirjastamine ei peaks olema eraldi kõrvalprotsess
Paljudes ettevõtetes on allkirjastamine endiselt eraldi maailm. Dokument luuakse ühes süsteemis, kooskõlastatakse e-postis, allkirjastatakse eraldi platvormil ja salvestatakse lõpuks tagasi mõnda kausta.
Sellel on mitu nõrka kohta.
Esiteks tekib versioonirisk. Kui enne allkirjastamist tehakse muudatusi, peab olema täiesti kindel, et allkirjastamisele läheb õige versioon.
Teiseks tekib asukoharisk. Allkirjastatud dokument võib jääda kellegi allalaadimiste kausta, e-posti manusesse või valesse kausta.
Kolmandaks katkeb kontrolljälg. Kui otsused ja allkirjastamine toimuvad eri kohtades, on hiljem raskem aru saada, kuidas dokument lõpliku kujuni jõudis.
Dokumendihalduses peaks allkirjastamine olema sama loomulik osa töövoost nagu ülevaatus või kinnitamine.
Välised allkirjastajad
Paljusid dokumente peavad allkirjastama inimesed väljastpoolt ettevõtet: kliendid, tarnijad, partnerid, tööle kandideerijad, nõukogu liikmed või konsultandid.
See ei tähenda, et neile peaks looma püsiva kasutajakonto või andma ligipääsu tervele kaustale. Hea töövoog lubab kutsuda välise inimese allkirjastama konkreetset dokumenti või konteinerit ning hoiab ülejäänud dokumendihalduse kaitstuna.
See on eriti oluline lepingute puhul. Klient peab saama lepingu allkirjastada, aga ta ei pea nägema kogu kliendikausta. Tarnija peab saama allkirjastada kokkuleppe, aga ta ei vaja ligipääsu teistele dokumentidele.
Folderit toetab ka väliste inimeste kaasamist allkirjastamise protsessi e-posti teel; Folderit eSigni puhul saavad osaleda nii Folderiti kasutajad kui ka mitte-kasutajad.
Aga Folderit eSign ja DocuSign?
Eesti kontekstis on Smart-ID, ID-kaart, Mobiil-ID ja ASIC-E konteinerid selgelt kõige olulisemad. Samas ei ole kõik partnerid Eestist või Balti riikidest ning kõigil ei pruugi olla ID-kaarti, Mobiil-IDd või Smart-IDd. Sellistel juhtudel võib sobida Folderit eSign või DocuSigni integratsioon.
Folderit eSign on Folderiti enda e-allkirjastamise võimalus, millega saab allkirjastamise töövoogu kaasata ka väliseid osapooli. DocuSigni integratsioon sobib olukordadesse, kus ettevõte või välispartner kasutab juba DocuSigni või vajab just seda allkirjastamise viisi. Folderiti teadmistebaasis on kirjeldatud, et süsteem toetab Folderit eSigni, DocuSigni ja eID allkirjastamise meetodeid ning dokumente saab saata allkirjastamiseks nii Folderiti kasutajatele kui ka välistele inimestele.
Neid tasub näha lisavõimalustena. Eesti ettevõtte igapäevases dokumenditöös on aga sageli kõige tugevam argument just see, et Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-IDga allkirjastamine saab olla osa samast dokumendihaldussüsteemist.
Microsoft 365 ja töövood ühes süsteemis
Dokumendi töövoog algab sageli juba dokumendi koostamisest.
Kui Wordi dokument luuakse arvutis, saadetakse parandusteks e-postiga, salvestatakse pilvekausta ja alles siis pannakse dokumendihaldusesse, on protsess juba killustunud.
Palju parem on, kui dokument sünnib või liigub algusest peale samas süsteemis. Folderitis saab dokumenti luua või muuta Microsoft 365 abil. Seejärel saab selle saata ülevaatusele, kooskõlastamisele, kinnitamisele või allkirjastamisele.
Näiteks võib lepingu teekond olla selline: dokument luuakse Folderitis, seda muudetakse Microsoft 365 abil, lisatakse vajalikud metaandmed, saadetakse sisemisele kooskõlastusringile, kinnitatakse ning seejärel saadetakse allkirjastamisele Smart-ID, ID-kaardi või Mobiil-ID abil. Lõplik allkirjastatud konteiner jääb Folderitisse koos versiooniajaloo ja kontrolljäljega.
See tähendab, et dokument ei pea oma elutsükli jooksul pidevalt süsteemist välja ja tagasi liikuma.
Töövood võivad olla järjestikused, paralleelsed või kombineeritud
Kõik dokumendid ei liigu sama rada pidi. Mõnes olukorras peab üks inimene enne otsustama ja alles siis saab järgmine inimene oma sammu teha. See on järjestikune töövoog. Näiteks võib lepingu enne üle vaadata jurist ja alles siis kinnitada juht.
Teises olukorras võivad mitu inimest anda oma otsuse samal ajal. See on paralleelne töövoog. Näiteks võivad kvaliteedidokumenti korraga vaadata tootmise, kvaliteedi ja ohutuse eest vastutavad inimesed.
Kolmandal juhul on vaja kombineeritud töövoogu: alguses mitu paralleelset ülevaatajat, siis üks lõplik kinnitaja, seejärel allkirjastamine.
Folderiti töövood on mõeldud just selliste dokumentide liikumiste juhtimiseks. Folderiti Workflow Designer võimaldab dokumentide kontrolli automatiseerida visuaalse töövoo abil ning töövoogudes saab käivitada näiteks approval, review, acknowledgement, Folderit eSign, DocuSign ja eID tegevusi.
Töövoog aitab hoida kontrolljälge
Töövoo suur väärtus ei ole ainult selles, et dokument liigub õige inimeseni. Sama oluline on see, et otsustest jääb jälg.
Hiljem võib olla vaja teada, kes dokumendi üle vaatas, kes selle kinnitas, kes allkirjastas ja millal see juhtus. Kui kõik toimus e-posti teel, tuleb neid vastuseid otsida kirjalõimedest. Kui kõik toimus dokumendihaldussüsteemis, jääb kontrolljälg dokumendi juurde.
See on kasulik juhtimise, kvaliteedijuhtimise, sisekontrolli, auditiks valmistumise ja lihtsalt igapäevase selguse jaoks.
Näide: dokumendi teekond Folderitis
Võtame näiteks lepingu.
Kõigepealt luuakse dokument Folderitis või laaditakse sinna üles. Kui tegemist on Wordi dokumendiga, saab seda muuta Microsoft 365 abil. Lepingu juurde lisatakse metaandmed: klient, vastutav isik, lepingu liik ja kehtivuse lõpp.
Seejärel saadetakse dokument kooskõlastusringile. Müügijuht vaatab ärilised tingimused üle, jurist kontrollib sõnastust ja finantsjuht kinnitab hinnastamise. Kui kooskõlastused on tehtud, liigub dokument kinnitamisele.
Pärast kinnitamist luuakse või kasutatakse allkirjastamiseks ASIC-E konteinerit. Allkirjastajad saavad kasutada Smart-IDd, ID-kaarti või Mobiil-IDd. Vajadusel kutsutakse allkirjastama ka väline osapool.
Kui kõik allkirjad on antud, jääb lõplik allkirjastatud konteiner Folderitisse. Sama dokumendi juures on näha versioonid, otsused, ligipääsuõigused ja kontrolljälg. Vajadusel saab lisada meeldetuletuse enne lepingu kehtivuse lõppu.
See ei ole lihtsalt failide hoidmine. See on dokumendi teekonna juhtimine.
Folderit dokumendi töövoogude jaoks
Folderit aitab tuua dokumendi loomise, kooskõlastamise, kinnitamise, ülevaatuse, tutvumise kinnitamise ja allkirjastamise ühte keskkonda.
Eesti ja Balti ettevõtete jaoks on eriti oluline eID allkirjastamine: Smart-ID, ID-kaart, Mobiil-ID ja ASIC-E konteinerid. Need võimaldavad digiallkirjastamist hoida samas süsteemis, kus dokumente luuakse, hallatakse, otsitakse ja säilitatakse.
Rahvusvahelisemates olukordades saab vajadusel kasutada ka Folderit eSigni või DocuSigni integratsiooni, kuid Eesti igapäevases dokumenditöös on suur väärtus just selles, et tuttavad digiallkirjastamise meetodid töötavad koos dokumendihaldusega.
Tulemuseks on vähem failide käsitsi liigutamist, vähem segadust versioonidega ja parem ülevaade sellest, mis dokumendiga päriselt juhtus.
Kokkuvõte
Dokumendi töövoog aitab muuta dokumenditöö juhuslikust koordineerimisest selgeks protsessiks.
Dokument ei pea liikuma e-posti manustes, eraldi allkirjastamisplatvormides ja juhuslikes kaustades. See võib sündida, muutuda, liikuda kooskõlastusele, saada kinnitatud, minna allkirjastamisele ja jääda säilitamiseks samasse dokumendihaldussüsteemi.
Eesti ettevõtte jaoks on eriti oluline, et Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-IDga allkirjastamine ning ASIC-E konteinerid oleksid töövoo loomulik osa. Nii ei ole digiallkirjastamine eraldi kõrvaltegevus, vaid osa dokumendi terviklikust elutsüklist.
Folderit aitab seda kõike teha ühes süsteemis: Microsoft 365 dokumenditöö, kooskõlastusringid, kinnitamised, ülevaatused, digiallkirjastamine, välised allkirjastajad, kontrolljälg ja keskne säilitamine.
