Eestis on digiallkirjastamine harjumuspärane osa ettevõtete igapäevatööst. Lepingud, juhatuse otsused, personalidokumendid, tarnijalepingud, aktid, volikirjad ja paljud muud dokumendid liiguvad digitaalselt ning vajavad sageli allkirja.
Probleem ei ole tavaliselt selles, kas digiallkirjastamine üldse on võimalik. Loomulikult on, juba riiklike vahendiitega. Probleem on pigem selles, kuidas see sobitub ettevõtte ülejäänud dokumenditöösse.
Kui dokument luuakse ühes kohas, kooskõlastatakse e-posti teel, allkirjastatakse eraldi platvormil ja salvestatakse lõpuks tagasi mõnda kausta, tekib palju tarbetut liikumist. Iga allalaadimine, üleslaadimine ja e-kirjaga edasi saatmine lisab riski, et kasutusse jääb vale versioon, allkirjastatud fail salvestatakse valesse kohta või protsessi kohta puudub hiljem selge ülevaade.
Palju parem on, kui dokumendi loomine, kooskõlastamine, kinnitamine, allkirjastamine ja säilitamine toimuvad ühes dokumendihaldussüsteemis.
Digiallkirjastamine ei tohiks olla dokumendihaldusest eraldi
Paljud ettevõtted on harjunud käsitlema digiallkirjastamist eraldi tegevusena. Dokument valmistatakse kuskil ette, saadetakse allkirjastamiseks välja, saadakse allkirjastatud fail tagasi ja alles siis salvestatakse see ettevõtte dokumendikausta.
See töötab üksikute dokumentide puhul, kuid muutub kiiresti tüütuks, kui allkirjastamist on palju. Eriti siis, kui enne allkirjastamist on vaja ka sisemist kooskõlastust või kinnitamist.
Näiteks lepingu protsess võib välja näha nii:
- müügijuht koostab lepingu;
- jurist vaatab selle üle;
- juht kinnitab lepingu;
- klient peab lepingu allkirjastama;
- allkirjastatud dokument tuleb salvestada õigesse kausta;
- vastutavale inimesele tuleb jääda meeldetuletus lepingu lõppemise kohta.
Kui iga protseduur toimub eraldi tööriistas, peab keegi seda kõike käsitsi koos hoidma. Dokumendihaldussüsteemis saab sama protsess olla palju selgem: dokument on kogu aeg samas süsteemis, sellel on õiged metaandmed, õigused, versioonid, töövood ja auditilogi.
Mida tähendab digiallkirjastamine dokumendihalduses?
Digiallkirjastamine dokumendihalduses tähendab, et allkirjastamine ei ole juhuslik lõpusamm, vaid osa dokumendi elutsüklist.
Dokument võib alata mustandina, liikuda sisemisele kooskõlastamisele, saada heakskiidu, minna allkirjastamisele ning jääda pärast seda õigesse kausta koos kogu seotud infoga. Sealhulgas on alles versioonide ajalugu, metaandmed, allkirjastamise staatus, töövoo otsused ja kontrolljäg (logi).
See on suur erinevus võrreldes olukorraga, kus allkirjastatud fail lihtsalt laetakse eraldi platvormilt alla ja salvestatakse käsitsi kuhugi tagasi.
Dokumendihalduses on oluline mitte ainult see, et dokument oleks allkirjastatud, vaid ka see, kas on teada:
- kes dokumendi koostas;
- milline versioon saadeti allkirjastamisele;
- kes selle enne allkirjastamist kooskõlastas;
- kes allkirjastas;
- millal allkirjastati;
- kus asub lõplik allkirjastatud versioon;
- kellel on sellele ligipääs;
- millal dokument vajab uuendamist või arhiveerimist.
Hea dokumendihaldustarkvara aitab neile küsimustele vastata ilma, et infot peaks otsima e-kirjadest või mitmest süsteemist.
Smart-ID, ID-kaart ja Mobiil-ID on Eesti ettevõttele kriitilised
Eesti turul ei saa digiallkirjastamisest rääkida ilma Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-ID’ta. Need ei ole lihtsalt lisavõimalused, vaid väga paljude ettevõtete jaoks igapäevased töövahendid.
Kui dokumendihaldustarkvara toetab ainult lihtsat elektroonilist allkirja, võib sellest rahvusvahelises kontekstis mõnikord piisata. Eesti ettevõtte jaoks on aga sageli oluline, et dokumenti saaks allkirjastada viisil, mida töötajad, kliendid, juhatuse liikmed ja partnerid juba tunnevad ning usaldavad.
Seetõttu on oluline, et dokumendihaldussüsteem võimaldaks allkirjastamist Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-ID abil. Nii ei pea ettevõte looma eraldi tööviisi digiallkirjastamiseks ega saatma dokumente pidevalt väljapoole oma dokumendihaldust.
Kui allkirjastamine toimub samas süsteemis, kus dokumente hoitakse ja hallatakse, jääb protsess lihtsamaks. Dokument ei kao vahepeal arvuti allalaadimiste kausta, e-posti manusesse või eraldi allkirjastamisplatvormi.
Välised inimesed peavad saama allkirjastada lihtsalt
Ettevõtte dokumente ei allkirjasta ainult töötajad. Väga sageli on allkirjastajaks klient, tarnija, koostööpartner, juhatuse liige, tööle kandideerija, konsultant või muu väline osapool.
Seetõttu on oluline, et allkirjastamise töövoogu saaks kaasata ka inimesi, kes ei ole dokumendihaldussüsteemi kasutajad. Nad ei peaks saama ligipääsu kogu kaustale ega omama sisemist kasutajakontot lihtsalt selleks, et üks dokument allkirjastada.
Praktiline näide:
- ettevõte koostab lepingu Folderitis;
- leping saadetakse sisemisele kooskõlastusele;
- pärast kinnitamist kutsutakse klient allkirjastama;
- klient saab kutse e-postiga;
- klient allkirjastab dokumendi Smart-ID, ID-kaardi või Mobiil-ID abil;
- allkirjastatud dokument jääb Folderitisse õigesse kohta.
See on välise osapoole jaoks lihtne ja ettevõtte jaoks kontrollitud. Klient ei pea õppima uut dokumendihaldussüsteemi, kuid ettevõttel jääb allkirjastatud dokument koos töövoo ja ajalooga alles.
Microsoft 365 ja Folderit: dokument luuakse samas keskkonnas
Paljud ettevõtted kasutavad dokumentide loomiseks Microsoft Wordi, Excelit ja PowerPointi. Seetõttu on väga oluline, et dokumendihaldus ei katkestaks tavalist kontoritööd.
Hea töövoog võiks olla selline:
- lood või avad Wordi dokumendi Folderitis;
- muudad seda Microsoft 365 abil;
- lisad dokumendile vajalikud metaandmed;
- saadad selle kooskõlastamisele või kinnitamisele;
- vajadusel saadad dokumendi allkirjastamisele;
- kaasad sisemised ja välised allkirjastajad;
- lõplik allkirjastatud dokument jääb samasse dokumendihaldussüsteemi.
Sellisel juhul ei ole dokumendi loomine, kooskõlastamine ja allkirjastamine kolm eraldi maailma. Need on ühe protsessi osad.
See on eriti oluline lepingute, personalidokumentide, juhatuse dokumentide ja kvaliteedijuhtimise dokumentide puhul, kus õige versioon, otsustusajalugu ja ligipääsukontroll on sama tähtsad kui allkiri ise.
Kooskõlastamine enne allkirjastamist vähendab vigu
Digiallkirjastamine on tavaliselt protsessi lõpp. Enne seda peab dokument sageli olema kontrollitud.
Leping võib vajada juristi ülevaatust. Hinnapakkumine võib vajada juhi kinnitust. Personalidokument võib vajada HR-i ja töötaja kinnitust. Kvaliteedidokument võib vajada vastutava isiku ülevaatust.
Kui kooskõlastamine toimub e-posti teel, on keeruline jälgida, milline versioon lõpuks allkirjastamisele saadeti. Keegi võib parandada vana faili, keegi võib saata kommentaarid eraldi kirjana ja keegi võib allkirjastada dokumendi enne, kui kõik vajalikud muudatused on tehtud.
Dokumendihaldussüsteemis saab luua selgema töövoo. Kõigepealt kooskõlastus, siis kinnitamine, siis allkirjastamine. Vajadusel saab töövoog olla järjestikune või paralleelne. Kui otsus on tehtud, jääb see süsteemi.
Nii on hiljem näha mitte ainult see, et dokument allkirjastati, vaid ka see, kuidas dokument allkirjastamiseni jõudis.
Miks eraldi digiallkirjastamise platvormist alati ei piisa?
Eraldi allkirjastamise platvorm võib olla hea siis, kui vaja on lihtsalt dokument allkirjastada. Aga ettevõtte dokumendihalduses on allkirjastamine ainult üks osa laiemast tervikust.
Ettevõttel on vaja teada ka seda, kus dokument asub, milline versioon kehtib, kes tohib seda näha, milliste metaandmetega see on seotud, kas dokument on kooskõlastatud, millal see aegub ja kas selle kohta on auditilogi.
Kui allkirjastamine toimub väljaspool dokumendihaldust, tuleb see info hiljem käsitsi kokku viia. See tähendab tavaliselt rohkem samme:
- laadi dokument alla;
- laadi dokument allkirjastamise platvormile;
- saada allkirjastajatele kutse;
- oota allkirju;
- laadi allkirjastatud dokument alla;
- laadi see tagasi dokumendihaldusesse;
- kontrolli, et õige versioon sai õigesse kohta;
- uuenda staatust või metaandmeid käsitsi.
Mida rohkem selliseid samme, seda rohkem on ruumi vigadele.
Kui allkirjastamine toimub otse dokumendihaldussüsteemis, on protsess lühem ja selgem. Dokument jääb samasse keskkonda ning allkirjastamine on seotud ülejäänud dokumenditööga.
Milliste dokumentide puhul on see kõige kasulikum?
Digiallkirjastamine dokumendihalduses on kasulik peaaegu igas ettevõttes, kuid eriti tugev mõju tekib dokumentidega, millel on õiguslik või sisemine kontrolliväärtus.
Lepingud on kõige ilmsem näide. Müügilepingud, teenuslepingud, koostöölepingud, hankelepingud ja tarnijakokkulepped vajavad sageli nii sisemist kooskõlastust kui ka väliste osapoolte allkirju.
Personalidokumentide puhul on oluline, et töölepingud, lisakokkulepped, ametijuhendid, kinnitused ja muud HR-dokumendid oleksid turvaliselt hoitud ning vajadusel allkirjastatud. Siin on eriti oluline, et ligipääs oleks piiratud ja dokument ei liiguks kontrollimatult e-posti teel.
Juhatuse ja juhtkonna dokumentide puhul on oluline selge otsustusajalugu. Otsused, protokollid, volikirjad ja kinnitused peavad olema õigete inimeste poolt kinnitatud või allkirjastatud.
Kvaliteedidokumentide puhul on tähtis versioon, kehtivus ja kinnitamine. Kui SOP, poliitika või juhend vajab ülevaatust ja kinnitamist, ei tohiks see liikuda juhuslikult failimanustena.
Projektidokumentide puhul aitab keskne allkirjastamine vältida olukorda, kus töövõtulepingud, aktid, muudatused ja üleandmisdokumendid on eri süsteemides laiali.
Auditilogi ja tõendatavus
Allkirjastatud dokument ise on oluline, aga sageli on sama oluline ka protsessi ajalugu.
Ettevõte võib hiljem vajada vastuseid küsimustele: kes dokumendi välja saatis, kes allkirjastas, millal allkirjastas, milline fail allkirjastati ja kas pärast seda on dokumenti muudetud.
Kui allkirjastamise protsess toimub dokumendihaldussüsteemis, on seda lihtsam tõendada. Töövoog, allkirjastamise staatus ja dokumendi ajalugu jäävad samasse keskkonda.
See on väärtuslik sisekontrolli, auditite, kvaliteedijuhtimise, infoturbe ja vaidluste korral. Kui kõik tegevused on süsteemis jälgitavad, ei pea hiljem otsima tõendeid inimeste postkastidest.
Digiallkirjastamine ja õiguste haldus peavad töötama koos
Allkirjastamine ei tähenda, et dokument peaks kõigile nähtavaks muutuma. Väline allkirjastaja võib vajada ligipääsu ainult konkreetsele dokumendile ja ainult allkirjastamise eesmärgil.
Dokumendihaldussüsteemis on võimalik paremini eristada, kes on sisemine kasutaja, kes on väline allkirjastaja ja kellel on tegelik ligipääs dokumendikaustadele.
See on oluline näiteks personalidokumentide, lepingute, finantsdokumentide ja juhtkonna materjalide puhul. Allkirjastamine peab olema lihtne, aga ligipääsude haldus ei tohi muutuda lõdvaks.
Hea süsteem võimaldab kutsuda inimese allkirjastama ilma, et talle peaks andma püsivat ligipääsu kogu dokumendistruktuurile.
Folderitiga on allkirjastamine osa dokumenditööst
Folderitis saab dokumente hoida, kirjeldada metaandmetega, hallata õigustega, töödelda Microsoft 365 abil, saata töövoogudesse ja allkirjastada samas keskkonnas.
Eesti ettevõtte jaoks on oluline, et Folderit toetab Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-IDga allkirjastamist. See tähendab, et ametlik digiallkirjastamine ei pea toimuma eraldi platvormil. Dokument saab liikuda kooskõlastamisest ja kinnitamisest allkirjastamiseni samas süsteemis.
Samuti saab allkirjastama kutsuda väliseid inimesi, kes ei ole Folderiti kasutajad. See teeb protsessi sobivaks klientide, tarnijate, partnerite, juhatuse liikmete ja teiste osapoolte kaasamiseks.
Tüüpiline töövoog võib olla väga lihtne:
- dokument luuakse või avatakse Folderitis;
- seda muudetakse Microsoft 365 abil;
- dokumendile lisatakse metaandmed;
- see saadetakse kooskõlastamisele või kinnitamisele;
- vajadusel kutsutakse sisemised ja välised osapooled allkirjastama;
- allkirjastatud dokument jääb Folderitisse koos ajaloo ja kontrolljälje / logiga.
Nii ei pea ettevõte kasutama ühte süsteemi dokumentide hoidmiseks, teist kooskõlastamiseks, kolmandat digiallkirjastamiseks ja neljandat allkirjastatud versioonide arhiveerimiseks.
Kokkuvõteks
Digiallkirjastamine on Eesti ettevõtete jaoks loomulik osa igapäevasest tööst. Küsimus ei ole ammu selles, kas dokumente saab digitaalselt allkirjastada. Küsimus on selles, kas allkirjastamine on ettevõtte dokumendihaldusega päriselt seotud.
Kui dokument liigub mitme platvormi vahel, tekib rohkem käsitööd, rohkem versiooniriski ja nõrgem ülevaade. Kui dokument luuakse, kooskõlastatakse, kinnitatakse, allkirjastatakse ja säilitatakse ühes süsteemis, on tööprotsess palju selgem.
Eesti turul on Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-ID tugi dokumendihaldustarkvaras väga oluline. Sama oluline on võimalus kutsuda allkirjastama väliseid inimesi ilma, et neist peaks saama sisemised kasutajad.
Folderit aitab ühendada dokumendihalduse ja digiallkirjastamise ühte töövoogu. See tähendab vähem failide liigutamist, vähem eraldi platvorme ja paremat kontrolli kogu dokumendi elutsükli üle.
